Usuário do escritório e usuário cliente: o que cada um vê e faz

A HubCount tem dois tipos de pessoa usando o mesmo produto: quem trabalha no escritório e quem é cliente dele. O HubCount não tem um campo “tipo de usuário”. A diferença vem da autorização que a pessoa recebe. Esta página mostra o que muda para cada uma e quais autorizações abrem cada área.

Os dois tipos

	Usuário do escritório	Usuário cliente
Autorização	Por exemplo Usuário Administrador ou Usuário, ou uma autorização criada pelo escritório.	Cliente
Empresas que vê	Todas as da carteira, ou só as ligadas a ele se tiver a opção Mostrar apenas empresas que o usuário é responsável.	Sempre só as ligadas a ele e as dos grupos de que é membro.
O que faz	Cadastra, envia balancetes, configura o BI e opera o HubCount Alertas.	Consulta o BI das empresas dele. Não tem cadastros nem administração.
Balancetes	Vê todos os meses.	Nas empresas com Exibir apenas balancetes aprovados, vê só os meses aprovados.
Painel inicial	Painel do escritório.	Dashboard Cliente.
Aviso de contas sem De-Para	Aparece no topo do dashboard.	Não aparece.

Uma pessoa pode ter mais de uma autorização, e as permissões se somam. Quem tem a autorização Cliente e também outra, de escritório, passa a enxergar o que as duas permitem.

O que o usuário do escritório faz

O que cada pessoa do escritório pode fazer depende das permissões das autorizações dela. Em geral:

• cadastra empresas, grupos, responsáveis, representantes, certificados e usuários;
• envia balancetes e XMLs do eSocial, faz o De-Para e confere as validações;
• abre o BI de qualquer empresa que possa ver, personaliza visões e gera as DFs oficiais;
• acompanha CNDs, mensagens do governo, parcelamentos e outras áreas no HubCount Alertas;
• compartilha dashboards com clientes.

Para um usuário do escritório ver só parte da carteira, marque Usuário pode ser responsável por empresas. e Mostrar apenas empresas que o usuário é responsável no cadastro dele e ligue as empresas e os grupos dele. O filtro vale para o BI, para as listas de empresas e para as abas do HubCount Alertas.

O que o usuário cliente faz

O cliente entra no HubCount BI Web e abre o dashboard das empresas ligadas a ele, com as visões e abas que o escritório liberou. Ele só visualiza. O cliente vê os meses aprovados do balancete, quando o escritório usa essa opção. Veja o que ele enxerga em Como abrir o BI de uma empresa ou consolidado.

O escritório decide o que o cliente vê com quatro ferramentas:

Ferramenta	O que controla	Onde fica
Compartilhamento	Quais visões, categorias e abas o cliente abre.	Ícone Compartilhar Dashboard no dashboard. Veja Compartilhar com o cliente.
Empresas ligadas	Quais empresas o cliente encontra.	Cadastro do usuário e cadastro da empresa.
Exibir apenas balancetes aprovados	Só os meses de balancete aprovados.	Opção da empresa. Veja Balancetes.
Portal do Cliente	Mostrar só o Meu Código no lugar do nome e do CNPJ (Ver apenas 'Meu Código' no Report) e liberar o consolidado (Permitir Visualização do BI Consolidado).	Configurações do escritório. Veja Configurações do escritório.

Como o usuário cliente é criado

Há dois caminhos.

• Pelo compartilhamento. Ao compartilhar o dashboard com alguém que ainda não tem usuário, o HubCount cria o usuário ativo, com a autorização Cliente, liga a empresa a ele e manda o e-mail de ativação e o convite. É o caminho mais curto.

  

• Pelo cadastro de usuários. Em Administração e Usuários, você cria o usuário, marca Ativo e escolhe a autorização Cliente. Depois liga as empresas dele.

Autorizações principais

A autorização agrupa permissões. Você cria e edita as autorizações em Administração, Autorizações, e dá permissões a uma pessoa só pela ação Permissões do usuário. As permissões abaixo são as que mais abrem ou fecham telas.

Permissão	O que libera
Empresas e Grupos	Os cadastros de empresas e de grupos, com criar, editar e apagar.
Certificados	O cadastro de certificados e a implantação rápida pela ECD.
Auditoria / Report	O grupo do HubCount BI. Dentro dele: Visualização (abrir o BI de uma empresa) e Upload (enviar balancetes).
Editar de-para do Plano de Contas	Editar o De-Para. Sem ela, a aba De-Para não aparece.
Editar Configurações das Demonstrações Financeiras	Abrir a Customização do BI e compartilhar o dashboard.
Exportar DFs Oficiais ( BP / DRE / DMPL / DFC )	Gerar as DFs oficiais.
BI da Folha	O BI da folha.
HubAlertas+	O grupo do HubCount Alertas. Dentro dele ficam as abas, como Mensagens do Governo e Central CND.
Visualizar HubCount BI Empresas	Escolher Empresa no seletor do BI. Sem ela, só o consolidado aparece.
Visões (Empresa) e Visões (Consolidado)	Trocar de visão numa empresa e no consolidado.
Alterar empresa no Hubcount Bi	Trocar de empresa dentro do BI.
Usuários e Autorizações	As telas de usuários e de autorizações.
Configurações	A tela de configurações do escritório.

A lista completa de permissões e o passo a passo para criar usuários e autorizações estão em Usuários e autorizações. Muitas permissões só fazem efeito quando o escritório tem o módulo certo: as de BI valem para quem tem o Pacote Contábil, e as do HubCount Alertas para quem tem o Pacote Automação ou os módulos de CND e mensagens.

Quando a permissão falta, a tela avisa. Em várias telas aparece Você ainda não possui permissão para acessar essa funcionalidade, entre em contato com o administrador através do email atendimento@hubcount.com.br para obter a permissão! Os avisos de login e de falta de acesso estão em Problemas ao entrar.

Exemplo: a analista e a contadora da Aurora

A Contabilidade Exemplo contrata a analista Marina para cuidar só do Grupo Aurora. O administrador cria o usuário dela com Usuário pode ser responsável por empresas. e Mostrar apenas empresas que o usuário é responsável, liga o Grupo Aurora e dá uma autorização com as permissões de BI. Marina vê só as empresas do Grupo Aurora.

Depois, Marina compartilha o dashboard da Aurora Comércio Ltda com a contadora Helena. O HubCount cria o usuário da Helena com a autorização Cliente, ligado à Aurora. A Helena entra, troca a senha e abre as abas Contábil e Demonstrações. Ela não vê o aviso de contas sem De-Para, e só enxerga os meses que o escritório aprovou. Em dezembro, o contrato acaba e Marina revoga o compartilhamento: a Aurora some da lista da Helena.