Passo a passo
Como gerenciar, aprovar e remover balancetes no HubCount BI
Consulte os balancetes enviados, veja os detalhes de cada mês, aprove para o cliente, baixe os arquivos, remova um mês ou vários de uma vez.
Você vê todos os balancetes de uma empresa em cartões mensais, confere os valores, libera os meses para o cliente e remove o que foi enviado por engano. O envio do arquivo está em Enviar balancete. Esta página cobre o que vem depois.
Antes de começar
- Abra a empresa certa no dashboard e entre no Data Lake. O caminho está em Data Lake.
- Para ver os detalhes de um mês, você precisa da autorização Visualização.
- Para remover balancetes, você precisa da autorização Deletar balancetes.
- Para completar o De-Para de um mês pendente, é preciso ter a autorização de editar De-Para (Editar de-para do Plano de Contas).
Abrir a lista de balancetes
- No Data Lake, em Minhas integrações, clique em Configurar no cartão Contábil.
- Na janela Configuração da Integração Contábil, abra a aba Balancetes.
- No filtro Ano, marque os anos que você quer ver. A tela abre no ano mais recente que tem dados.
- Confira os cartões. Eles aparecem em ordem de data, um por mês.
Se a empresa ainda não tem balancetes, a aba mostra Sem dados contábeis disponíveis, faça o upload de balancetes para visualizar os dados.. Para quem tem acesso a certificados, aparece também o botão Começar implantação, que busca os dados na Receita Federal com o certificado A1 da empresa.
O que o cartão mostra
| Campo | O que significa |
|---|---|
| Título (por exemplo 09/2026) | Mês do balancete. |
| Usuário Criador | Usuário que enviou o arquivo. |
| Usuário Aprovador | Usuário que aprovou o mês para o cliente. Mostra um traço quando não há aprovação. |
| Data de Envio | Data e hora do envio. |
| Número de Registros | Quantidade de linhas (contas) do mês. |
| Centro de Custo ou Departamento | Nome do centro de custo, quando o balancete foi enviado para um. |
| Habilitar balancete para visualização do usuário tipo cliente | Caixa de seleção que aprova o mês para o usuário cliente. Veja a seção sobre aprovação. |
Em um grupo de empresas, o cartão não mostra quem enviou nem quem aprovou, e não tem a caixa de aprovação.
O menu de três pontos
| Item | O que faz | Autorização |
|---|---|---|
| Ver detalhes | Abre a janela Visualizar Balancetes no mês escolhido. | Visualização |
| Exportar modelo Cliente | Baixa o arquivo original que você enviou. | Todos |
| Exportar modelo HubCount | Baixa uma planilha com as contas já no plano da HubCount. | Todos |
| Remover Balancete | Remove o mês. | Deletar balancetes |
Os itens de download e de remoção não existem em grupo de empresas.
Ver os detalhes de um mês
- No cartão do mês, abra o menu de três pontos e clique em Ver detalhes.
- A janela Visualizar Balancetes abre em tela cheia, com uma aba por mês. Troque de mês clicando na aba.
- Use o campo Filtrar para procurar uma conta pelo código, pelo nome ou pela conta de destino. Se a empresa tem centros de custo, escolha quais deles entram na tabela no campo Selecionar Centros de Custo (ou Selecionar Departamentos).
- Ligue as chaves que você precisa (veja a tabela abaixo) e leia as colunas.
- Para exportar a tabela, use o botão de exportação da grade. Para sair, clique em Fechar.
Colunas e chaves da janela
| Item | O que mostra |
|---|---|
| Conta e Descrição | Código e nome da conta. Na visão padrão, são as contas do plano da HubCount. |
| Saldo Anterior, Débito, Crédito, Movimentação e Saldo Atual | Valores do mês. |
| Mostrar Detalhamento Avançado | Acrescenta duas colunas com o nome do mês anterior e do mês seguinte. A coluna do mês anterior traz o saldo atual daquele mês. A do mês seguinte traz o saldo anterior dele. Uma célula fica vermelha quando o valor não bate com o do mês que você está vendo. Serve para achar quebra de continuidade entre os balancetes. |
| Mostrar Apenas Contas com diferença | Só funciona com o detalhamento avançado ligado. Deixa na tabela apenas as contas com diferença. |
| Balancete Plano Cliente | Troca a tabela para as contas do jeito que o cliente enviou. Acrescenta as colunas de centro de custo e De-Para da Conta, que mostra a conta de destino no plano da HubCount ou Sem correspondência. As linhas sem destino ficam amarelas. |
| Visualizar eliminações | Existe só em grupo de empresas, no lugar de Balancete Plano Cliente. Mostra as eliminações do consolidado. |
Em cada linha, o ícone de olho (Ver detalhamento da linha) abre um gráfico com a movimentação mensal da conta. Na visão Balancete Plano Cliente, uma linha de conta analítica também tem o lápis Editar conta de destino no plano de contas da HubCount, que permite escolher a conta de destino. Ele só aparece para quem pode editar De-Para e só quando o código da conta tem o mesmo número de caracteres das contas analíticas do plano.
Aprovar um mês para o cliente
A aprovação decide se o usuário do tipo cliente enxerga o mês. Ela só tem efeito quando a empresa usa a opção Exibir apenas balancetes aprovados para o Usuário Cliente, que fica em Configurações gerais.
- Ligue a opção Exibir apenas balancetes aprovados para o Usuário Cliente na aba Configurações Gerais e clique em Salvar alterações.
- Volte à aba Balancetes.
- No cartão do mês, marque Habilitar balancete para visualização do usuário tipo cliente.
- Aguarde a mensagem Visualização aprovada com sucesso!. O campo Usuário Aprovador passa a mostrar o seu nome.
Para tirar o mês do cliente, desmarque a caixa. A tela avisa com Balancete desabilitado para o cliente!. Se a empresa ainda não usa a opção de exibir só aprovados, o cartão mostra um aviso ao passar o mouse sobre a caixa dizendo que ela só vale depois de ligar a opção.
Baixar um balancete
- Exportar modelo Cliente devolve o arquivo exatamente como foi enviado. O nome do arquivo é
balancee a extensão é a do formato original. - Exportar modelo HubCount gera uma planilha com as contas do mês no plano da HubCount.
- Meses importados por ECD não guardam o arquivo original. Para eles, o primeiro download mostra o aviso de que o balancete não está disponível.
Remover um balancete
- No cartão do mês, abra o menu de três pontos e clique em Remover Balancete.
- Na confirmação Deseja remover o balancete selecionado?, confirme.
- Aguarde a mensagem Balancete removido com sucesso!. O cartão sai da lista.
Deletar balancetes em lote
A exclusão em lote serve para apagar vários meses de uma vez ou o balancete de um centro de custo específico.
- Na aba Balancetes, clique em Deletar balancetes em lote. O botão só aparece para quem tem a autorização Deletar balancetes.
- Na tela Exclusão em Lote, use o campo Centro de Custo para filtrar. As opções são Selecionar Todos, Sem centro de custo (ou Sem departamento) e cada centro de custo da empresa.
- Clique nos cartões que você quer apagar. O cartão marcado ganha borda azul e o ícone de confirmação azul.
- Clique em Confirmar.
- Na janela Tem certeza? Você irá excluir os balancetes:, confira a lista de meses e centros de custo e clique em Confirmar.
Para desistir, clique em Cancelar no alto da tela. Os cartões que aparecem nessa tela são os dos anos do período escolhido no calendário do Data Lake. Se um mês não aparece, ajuste o período e abra a tela de novo.
Na exclusão em lote, o HubCount remove só os balancetes do centro de custo do cartão. Ele apaga também o razão e a aprovação do mês.
Balancetes com De-Para pendente
Quando um mês tem contas sem destino no plano da HubCount, ele sai da lista principal e vai para o grupo Balancetes com De-Para pendente, abaixo dos balancetes completos.
- O cartão pendente mostra só o mês, a data de envio e o número de registros.
- O menu de três pontos do cartão pendente só aparece para quem tem a autorização Deletar balancetes. Nele, Ver detalhes traz um ícone de alerta vermelho com o texto Balancete com de-para incompleto, complete-o para visualizar os detalhes, e Remover Balancete continua disponível.
- Ele não oferece download nem a caixa de aprovação.
- Usuários do tipo cliente não veem esse grupo.
Para resolver:
- Clique em Ver detalhes no cartão pendente. A janela abre já na visão Balancete Plano Cliente, com as contas sem destino em amarelo e Sem correspondência na coluna De-Para da Conta.
- Na linha pendente, clique no lápis Editar conta de destino no plano de contas da HubCount.
- Escolha a conta de destino no plano da HubCount e confirme. A tela mostra De-para atualizado com sucesso.
- Repita para as outras contas, ou use a planilha da aba De-Para. Os dois caminhos estão em De-Para.
- Feche a janela e clique em Voltar para Visualização. O dashboard recarrega e recalcula quais meses ainda estão pendentes.
Reprocessar um balancete
Não existe um botão de reprocessar balancete. O HubCount guarda as contas como o cliente enviou e aplica o De-Para quando monta o dashboard. Por isso:
- Se o problema está no mapeamento, ajuste o De-Para ou o plano de contas. Os valores do dashboard se atualizam sem novo envio.
- Se o problema está nos valores do próprio arquivo, corrija a planilha e envie o mês de novo. O novo envio substitui o mês e o mesmo centro de custo. Veja Enviar balancete.
Exemplo: conferindo a Aurora
A Contabilidade Exemplo enviou os balancetes de janeiro a setembro de 2026 da Aurora Comércio Ltda.
| Situação | O que a Contabilidade Exemplo faz |
|---|---|
| O mês 08/2026 está no grupo De-Para pendente | Abre o cartão, usa o lápis nas duas contas em amarelo e volta ao dashboard. O mês vai para a lista principal. |
| O cliente só pode ver meses conferidos | Liga a opção de exibir apenas aprovados e marca a caixa dos meses 01/2026 a 07/2026. |
| O arquivo de 03/2026 foi enviado com a data errada | Remove o mês pelo menu do cartão e envia o arquivo de novo. |
| Duas filiais enviaram o mesmo mês em centros de custo diferentes | Usa a exclusão em lote, filtra pelo centro de custo da filial errada e confirma só aquele cartão. |
Problemas comuns
Esse balancete não está disponível para download. Para baixar faça o upload do balancete pelo Hubcount BI.
O mês não tem arquivo original guardado. Isso acontece com meses importados por ECD e com meses de implantação automática. Use Exportar modelo HubCount para obter os dados.
Houve erro ao realizar o download do balancete.
O download falhou no servidor. Tente de novo. Se continuar, envie o mês outra vez para gerar um arquivo novo.
Você não tem permissão para deletar balancetes, verifique o acesso com o usuário administrador!
A conta bloqueia a remoção por quem não é administrador. A opção se chama Bloquear usuário que não seja administrador de sobrepor ou deletar balancetes e fica em Configurações gerais. Peça a um administrador para remover, ou para desligar a opção.
Nenhum balancete foi selecionado para exclusão
Você clicou em Confirmar na janela final sem marcar nenhum cartão. Feche a janela, marque os cartões e confirme de novo.
Erro ao excluir balancetes
A exclusão em lote falhou. Confira a conexão e tente de novo. Se o aviso voltar, apague os meses um a um pelo menu do cartão.
Houve erro na busca dos balancetes.
A lista não conseguiu recarregar depois de uma remoção ou de um envio. Recarregue a página.
Ocorreu um erro ao atualizar o balancete.
A aprovação não foi gravada. Marque ou desmarque a caixa de novo. Se repetir, recarregue a página.
Balancete com de-para incompleto, complete-o para visualizar os detalhes
Aparece no ícone de alerta do mês pendente. Complete o De-Para das contas em amarelo, como descrito acima.
Este balancete não possui nenhum de-para realizado. Para visualizar os detalhes, é necessário realizar o de-para.
A janela de detalhes abriu sem nenhum mês mapeado. Clique em Ver de-para para ir à aba De-Para e começar o mapeamento.
O mês continua em Balancetes com De-Para pendente depois de completar o De-Para
A lista guarda o resultado da última carga do dashboard. Clique em Voltar para Visualização para recarregar. Se o mês continuar pendente, abra o detalhe e confira se ainda há linhas em amarelo.