Como criar regras de envio de e-mail no HubCount Alertas

Você cria regras que mandam por e-mail um resumo de CNDs, mensagens do governo, certificados a vencer ou parcelas do mês, sem ninguém precisar abrir a tela. Cada regra diz o que enviar, quando e para quem. Os logs de e-mail mostram o que já saiu.

Antes de começar

• Autorização para salvar e excluir. Para criar, editar e excluir regras, o seu usuário precisa da autorização Configurações do grupo Administração. Sem ela, o servidor recusa o salvamento. Veja Usuários e autorizações.
• E-mails nos cadastros. Para enviar ao responsável ou ao representante, a empresa precisa ter o e-mail dessa pessoa no cadastro. Veja Responsáveis e representantes.
• Remetente. O e-mail sai em nome do seu escritório. Se o escritório tem um e-mail de envio personalizado, ele é o remetente. Sem ele, o HubCount usa o e-mail padrão. Veja Configurações do escritório.
• Certificados A1 cadastrados, se for criar uma regra de certificados. Veja Certificados e logins.

Abra a janela de regras

A engrenagem vale para todas as abas do HubCount Alertas. Ela não depende da aba aberta.

A lista de regras

A lista mostra 20 regras por página e abre com a mensagem Nenhuma regra foi criada quando não há nenhuma. Os filtros do topo buscam assim que você escolhe um valor. O filtro de nome busca ao sair do campo ou ao apertar Enter.

Elemento	O que faz
Adicionar regra	Abre o formulário de uma regra nova. Fica desativado até a janela terminar de carregar os campos.
Nome da regra	Filtro por parte do nome.
Módulo	Filtro por tipo de e-mail. A lista tem Todos e os quatro tipos.
Destinatário	Filtro por destinatário.
Seta para baixo (Ver mais filtros)	Mostra o filtro Período. O nome muda para Ocultar filtros adicionais quando o filtro está aberto.
Limpar Filtros	Zera os filtros.

A tabela tem estas colunas.

Coluna	O que mostra
Ações	O lápis (Editar Regra) abre o formulário da regra. A lixeira (Excluir regra) exclui.
Nome	O nome da regra.
Tipo de Email	O tipo escolhido.
Envio	Todo mês no dia 5, Toda segunda-feira ou Diário.
Destinatário	Responsável, Representante, Outro seguido dos e-mails entre parênteses, ou Email do Cliente.
Qnt. Empresas	O número de empresas da regra, como 3 empresas. Mostra um traço quando a regra não tem empresas escolhidas.

Crie uma regra

Ao trocar o tipo, o HubCount limpa os campos que dependiam do tipo anterior: período, dia, destinatário e as escolhas de CND, de certificado e de empresa.

Para voltar à lista sem salvar, clique na seta Voltar no alto do formulário.

Campos por tipo de e-mail

Cada tipo pede campos diferentes. A tabela mostra o que aparece e o que cada tipo aceita.

Tipo	Campos próprios	Períodos	Destinatários	Empresas
CNDs	CNDs a serem enviadas, e conforme a escolha Esfera ou Tipos de CND	Mensal ou Semanal	Responsável (Contador), Representante (Cliente) ou Outros	Sim
Certificados	Seleção de certificados A1	Não pede período	Só Outros	Não
Mensagens do Governo	Palavra-chave	Só Diário	Responsável (Contador), Representante (Cliente) ou Outros	Não
Parcelamentos	Nenhum	Mensal ou Semanal	Responsável (Contador), Representante (Cliente) ou Outros	Sim

O destinatário Email do Cliente existe como valor da regra e aparece na coluna Destinatário da lista, mas nenhum dos quatro tipos oferece essa opção ao criar a regra.

Referência dos campos

Campo	Quando aparece	O que faz
Nome da regra	Sempre	Nome da regra. Obrigatório. A tela recusa o salvamento sem ele.
Tipo de Email	Sempre	Escolhe o conteúdo do e-mail. Obrigatório.
CNDs a serem enviadas	CNDs	Três opções: Todas as CNDs, Todas de uma Esfera e Uma CND específica.
Esfera	CNDs, com Todas de uma Esfera	Federal, Estadual, Municipal, Justiça, Entidades Regulatórias, Imobiliária ou Outros.
Tipos de CND	CNDs, com Uma CND específica	Lista com os tipos de documento do HubCount, pelo nome, como na aba de CNDs.
Palavra-chave	Mensagens do Governo	A palavra que o assunto da mensagem precisa conter. Sem ela, a regra não envia nada.
Período	CNDs, Mensagens do Governo e Parcelamentos	Com que frequência a regra roda.
Dia	Período mensal	Dia do mês, de 1 a 28.
Dia da semana	Período semanal	Dia da semana.
Destinatário	Sempre	Quem recebe.
Outros emails	Destinatário Outro	Um ou mais e-mails. Obrigatório. Veja a regra de formato abaixo.
Escolha as empresas	CNDs e Parcelamentos	As empresas da regra.
Selecione os certificados A1	Certificados	Os certificados A1 acompanhados. O campo se chama Certificados A1.

O destinatário Outro usa o nome Outros na lista de opções do formulário. Na tabela da lista de regras, ele aparece como Outro.

Destinatários

Destinatário	Quem recebe
Responsável (Contador)	O e-mail do responsável cadastrado em cada empresa.
Representante (Cliente)	O e-mail do representante cadastrado em cada empresa.
Outros	Os e-mails que você digitar.

Em Outros emails, o campo diz Adicione ; (ponto e vírgula) para colocar mais emails na lista A tela aceita e-mails separados por ponto e vírgula, vírgula ou linha nova e valida o formato de cada um. O envio, porém, divide a lista só pelo ponto e vírgula. Separe sempre com ponto e vírgula.

Escolha as empresas

Nos tipos CNDs e Parcelamentos, o bloco Escolha as empresas traz a frase Selecione as empresas ou grupos que serão considerados nesta regra. e três abas.

Aba	Como usar
Empresa	Digite para buscar e escolha várias empresas. O campo diz Todas as empresas quando está vazio. Selecionar Todas escolhe todas e Remover todas desmarca.
Grupo	Escolha um ou mais grupos. Selecionar todos e Remover todos escolhem e desmarcam todos.
Colar CNPJs	Cole CNPJs separados por vírgula, ponto e vírgula ou linha nova. A tela conta quantos identificou. Clique em Confirmar CNPJs para levar as empresas encontradas à aba Empresa.

Três coisas valem para todas as abas.

• Sem empresas, a regra vale para todas. Se você salva sem escolher nenhuma empresa, a regra considera todas as empresas do escritório. A coluna Qnt. Empresas mostra um traço.
• O grupo vira uma lista de empresas. Ao salvar, o HubCount troca os grupos escolhidos pelas empresas que eles têm naquele momento. Uma empresa que entrar no grupo depois não entra na regra. Edite a regra para atualizá-la.
• Confirme os CNPJs colados. Se você deixa a aba Colar CNPJs aberta sem clicar em Confirmar CNPJs, a regra é salva sem empresas e passa a valer para todas.

Como cada tipo funciona

O HubCount avalia as regras uma vez por dia, à noite, com a data de Brasília. Uma regra mensal roda no dia escolhido, uma semanal roda no dia da semana escolhido e uma diária roda todo dia.

CNDs

A regra manda um resumo das mudanças de status dos documentos de CND na semana anterior. O e-mail compara o documento mais recente de cada tipo com o anterior e lista as empresas em que o status mudou. A tabela traz Documento, Situação Atual, Situação Anterior, Data de Alteração e Vencimento do Documento Anterior. O assunto é Veja a atualização de status das CNDs de suas Empresas.

Se nenhuma empresa mudou de status, o e-mail diz que não encontrou nenhuma alteração.

Com o destinatário Responsável (Contador) ou Representante (Cliente), cada pessoa recebe um e-mail só com as empresas dela. Com Outro, os e-mails digitados recebem um e-mail com todas as empresas da regra.

A tela mostra este aviso amarelo: Este serviço dispara emails apenas para certidões que apresentarem alteração de status. Nesses casos, um link para download dos documentos atualizados estará disponível ao final da mensagem.

Certificados

A regra avisa que certificados A1 estão perto de vencer. O e-mail sai no dia em que um dos certificados escolhidos está a 7, 15 ou 30 dias do vencimento. A lista mostra o período como Diário, porque a regra é avaliada todo dia, e a coluna Envio não traz os 7, 15 e 30 dias. A tela avisa: O Email será enviado no período entre 7, 15 e 30 dias antes do vencimento dos certificados A1

O e-mail vale para certificados dos tipos ECAC (A1), NFES (A1) e Ambos (A1). Ele traz, em uma tabela, o Nome do Certificado, as Empresas que utilizam e a Data de Expiração, com no máximo 30 certificados. O assunto é Certificados Próximo da Data de Expiração. O destinatário é sempre Outro, com os e-mails que você digitar. Uma regra sem certificados escolhidos não envia nada.

Mensagens do Governo

A regra manda as mensagens novas cujo assunto contém a palavra-chave. A busca ignora maiúsculas e minúsculas. O e-mail inclui as mensagens que o HubCount captou desde ontem (data de Brasília) e que ainda não foram enviadas por esta regra. Ele traz Assunto, CNPJ e Empresa de cada mensagem e pode terminar com reticências quando há muitas mensagens. O assunto do e-mail começa com Mensagens do Governo.

Esta regra não usa a escolha de empresas. Ela considera as mensagens de todas as empresas do escritório. O período é sempre Diário.

Com Responsável (Contador) ou Representante (Cliente), cada pessoa recebe só as mensagens das empresas dela. Uma empresa sem e-mail nesse cadastro não gera envio. Veja a lista de mensagens em Mensagens do Governo.

Parcelamentos

A regra manda as guias de parcelamento do mês atual. O e-mail traz, por empresa, as parcelas com status Não pago do mês corrente: Número Parcela, Classificação (o tipo do parcelamento), Valor e Guia. A guia aparece como um link Baixar, ou como Não disponível quando o HubCount ainda não tem o PDF. Parcelas com status Atrasado não entram. O assunto é Veja aqui as Guias de Parcelamentos do mês atual de suas empresas.

O envio sai uma vez, com todas as empresas da regra, endereçado aos e-mails do responsável ou do representante dessas empresas. Se você prefere que a lista não circule entre responsáveis diferentes, crie uma regra por responsável e use Outros com o e-mail dele. Veja Parcelamentos.

Edite e exclua regras

Excluir uma regra para o envio dela. Os e-mails que ela já mandou continuam nos logs.

Confira os logs de e-mail

A aba Logs de Email lista os e-mails que o escritório enviou pelo HubCount. A frase de apoio é Acompanhe emails enviados por módulo, status e período.

Coluna	O que mostra
Email	O endereço do destinatário. O filtro busca por parte do endereço.
Assunto	O assunto do e-mail. O filtro busca por parte do texto.
Módulo	O tipo do e-mail. O filtro tem também Outros, para e-mails que não são de regras.
Status	Email entregue (verde) ou Falha (vermelho).
Data de Envio	A data em que o provedor confirmou a entrega. Sem confirmação, mostra a data de criação do e-mail.

O status Falha reúne e-mails sem retorno do provedor, não entregues, adiados, devolvidos e descartados. Todos os outros contam como Email entregue. O filtro de período usa a data de criação do e-mail.

A tela mostra Nenhum log de email encontrado quando nada atende aos filtros, com a frase Ajuste os filtros para visualizar emails enviados.

Exemplo: as regras da Contabilidade Exemplo

A Contabilidade Exemplo monitora cinco empresas: Aurora Comércio Ltda, Borges Serviços Ltda, Cedro Indústria Ltda, Delta Tecnologia Ltda e Estrela Alimentos Ltda. O responsável de todas é o Responsável Exemplo, e o representante é o Representante Exemplo. O escritório cria quatro regras.

Nome da regra	Tipo	Quando	Quem recebe	Empresas
Resumo semanal de CNDs	CNDs	Toda segunda-feira	Responsável (Contador)	As cinco
Aviso de intimações	Mensagens do Governo, palavra-chave INTIMACAO	Diário	Representante (Cliente)	Todas, sem escolha
Certificados a vencer	Certificados, com o certificado da Aurora	Diário, com aviso a 7, 15 e 30 dias	Outro: gestao@contabilidade.example	Não se aplica
Guias do mês	Parcelamentos	Todo mês no dia 5	Responsável (Contador)	Aurora, Cedro e Estrela

Na segunda-feira, 26/10/2026, o Responsável Exemplo recebe um e-mail com as empresas que mudaram de status na semana anterior. Se a CND estadual da Cedro passou de Válida para Vencida, ela aparece no e-mail com a situação atual e a anterior.

No dia 5 de novembro, a regra de parcelamentos manda a guia do mês. O PGFN da Aurora tem a parcela 4 com status Atrasado, e ela não entra no e-mail. Entram as parcelas Não pago do mês, cada uma com o link Baixar.

Depois, o escritório abre Logs de Email, filtra o módulo Parcelamentos e confere o status. Se um endereço aparece com Falha, corrige o e-mail no cadastro do responsável.

Quando o e-mail não sai

Se a regra existe e o e-mail não chegou, confira nesta ordem.

1. O dia. Uma regra mensal sai só no dia escolhido, de 1 a 28. Uma semanal sai no dia da semana. Veja a coluna Envio.
2. O destinatário. Responsável ou representante sem e-mail no cadastro não recebe. Com Outro, confira os endereços.
3. A palavra-chave. Em Mensagens do Governo, o assunto da mensagem precisa conter a palavra. Sem mensagens novas desde ontem, nada é enviado.
4. Os certificados. Em Certificados, o e-mail só sai quando um certificado escolhido está a exatamente 7, 15 ou 30 dias do vencimento.
5. Os logs. Abra Logs de Email e procure pelo endereço. Um e-mail com Falha chegou ao provedor, mas não foi entregue.

Problemas comuns

Informe o nome da regra.

Causa. Você clicou em Salvar com o Nome da regra vazio, ou só com espaços.

Solução. Digite um nome e salve de novo.

Informe o tipo de email.

Causa. O campo Tipo de Email ficou sem valor.

Solução. Escolha um dos quatro tipos.

Informe um ou mais emails válidos.

Causa. O destinatário é Outro, e o campo Outros emails está vazio ou traz um endereço fora do formato nome@dominio.com.

Solução. Corrija os endereços. Para mais de um, separe com ponto e vírgula.

Não foi possível salvar a regra de envio de email.

Causa. O servidor recusou o salvamento. Quando ele explica o motivo, a tela mostra o texto dele no lugar desta frase. Isso acontece, por exemplo, se o seu usuário não tem a autorização Configurações de administração, ou se algum campo obrigatório do tipo ficou vazio.

Solução. Confira a autorização em Usuários e autorizações e preencha os campos marcados com asterisco no formulário.

Não foi possível excluir a regra de envio de email.

Causa. O servidor recusou a exclusão, em geral por falta da autorização Configurações de administração.

Solução. Peça a autorização a quem administra o escritório e tente de novo.

Não foi possível carregar as regras de envio de email.

Causa. A lista não carregou. A tela mostra o erro em um aviso vermelho acima da tabela.

Solução. Feche a janela, abra de novo e tente outra vez. Se continuar, recarregue a página.

Não foi possível carregar os campos das regras.

Causa. A janela não conseguiu buscar os tipos, os períodos e os destinatários. Enquanto isso, Adicionar regra fica desativado.

Solução. Feche e abra a janela de novo.

Não foi possível carregar os logs de email.

Causa. A aba Logs de Email não conseguiu buscar a lista.

Solução. Troque de aba e volte, ou clique em Limpar Filtros para repetir a busca.

Nenhuma regra foi criada

Causa. O escritório ainda não tem regras, ou os filtros escondem todas.

Solução. A tela diz Crie uma regra para automatizar envios por email. Se já criou regras, clique em Limpar Filtros.

Veja também

• Visão geral do HubCount Alertas
• CNDs
• Mensagens do Governo
• Parcelamentos
• Certificados e requisitos
• Configurações do escritório