Como cadastrar certificados A1 e logins no HubCount

Você guarda no HubCount os certificados digitais A1 e os logins de portais (prefeituras, CNDs e mensagens do governo) e liga cada um às empresas que usam. Com isso, o HubCount faz as buscas e as assinaturas sem pedir a senha de novo. Esta página mostra a lista, o cadastro de cada tipo, a importação em lote, a validade e o aviso de vencimento.

Antes de começar

• Tenha o arquivo do certificado A1 (.pfx), exportado com a chave exportável, e a senha dele.
• Tenha a autorização Adicionar novo certificado para criar, Editar Certificado para editar e Deletar Certificado para apagar. O menu Certificados / Logins só aparece com a autorização de certificados. Veja Usuários e autorizações.
• Cadastre as empresas antes de ligá-las ao certificado. Veja Empresas.
• Abra o menu Cadastros e clique em Certificados / Logins.

A lista de certificados

A tela se chama Certificados e mostra os certificados e logins cadastrados. Ao abrir, ela mostra só os não vencidos.

Filtros

Filtro	O que filtra
Certificado	Texto. Procura no nome.
Tipo do Certificado	Um tipo de certificado.
Empresa	Uma empresa. A lista agrupa pelo grupo da empresa.
Status	Tudo, Expirado ou Não Vencidos. Começa em Não Vencidos.
UF e Cidade	Estado e cidade do certificado. Escolha a UF antes e digite as três primeiras letras da cidade.

Clique em Procurar para aplicar e em Limpar Filtros para voltar ao começo. Limpar Filtros também troca o status para Tudo.

Colunas e status

As colunas são Id Interno, Nome, Tipo do Certificado, Status, Nome Amigável do Certificado, Data de Expiração, UF e Cidade. A coluna Status mostra um ícone.

Ícone	Quando	Dica
Círculo verde	Falta mais de 15 dias para vencer, ou o certificado não tem data (logins).	Certificado Válido
Triângulo amarelo	Faltam 15 dias ou menos.	Menos de 15 dias para o vencimento
X vermelho	A data de expiração já passou.	Vencido

O menu de cada linha tem três ações.

Ação	O que faz
Editar	Abre o cadastro do certificado.
Deletar	Apaga depois de uma confirmação, Excluir Certificado. A tela mostra Certificado deletado com sucesso!.
Exportar empresas relacionadas	Baixa em Excel as empresas ligadas ao certificado. Sem empresas, o HubCount avisa que não há o que exportar.

Para apagar vários, marque as linhas e clique em Deletar em lote. As empresas deixam de usar o certificado apagado.

Cadastrar um certificado A1

O HubCount lê a data de vencimento do arquivo e mostra na lista. O botão Salvar fica desativado até o nome, o arquivo e a senha estarem preenchidos.

Para escolher as empresas, use as mesmas três formas do cadastro de segmentações: pela lista, por grupo com Selecionar Todas Empresas ou colando um CNPJ ou CPF por linha. Os detalhes estão em Grupos e segmentações.

Se uma das empresas já tem um certificado do mesmo tipo, a janela pergunta se você quer substituir. Ela lista os CNPJs afetados. Confirme só se o certificado novo deve tomar o lugar do antigo.

Tipos de certificado

Os tipos principais do cadastro são estes.

Tipo	O que é	O que a janela pede
ECAC (A1)	Certificado A1 para o e-CAC e o eSocial.	Arquivo e senha.
NFES (A1)	Certificado A1 para notas de serviço.	Arquivo e senha. Cidade e IM alternativa, se precisar.
Ambos (A1)	Um A1 que serve ao e-CAC e às notas.	Arquivo e senha.
Assinatura de Declarações (A1)	Certificado para assinar relatórios, como as DFs oficiais.	Arquivo e senha.
SERPRO - Geral	Integração com a API da SERPRO.	Chave do Cliente, Chave Secreta do Cliente, arquivo e senha. Os quatro são obrigatórios.
Mensagens do Governo	Acesso às caixas postais do governo.	Método de acesso e os dados dele.
CND (Login e Senha)	Acesso a portais de CND.	Método de acesso, os dados dele e a CND.
NFESLogin (SENHA)	Login em prefeitura (demais municípios).	Método de acesso, senha e cidade.
GISS (SENHA), NFESWeb (SENHA), Simples (SENHA), GINFes (SENHA)	Logins de prefeituras e do Simples Nacional.	Senha. Alguns pedem cidade.
GISS (Login Alternativo)	Prefeituras GISS com login por usuário.	Usuário, senha e cidade.
OracleCloudConfig	Integração com o Oracle Cloud.	Usuário, senha e Site de acesso do Oracle Cloud.
GClick	Parceiro externo de integração.	Usuário e senha, e as integrações escolhidas em uma lista de transferência.

Os tipos A3 e Goiânia não aparecem mais na lista. Ao editar, um certificado A1 só pode trocar para outro tipo A1, e um login só para outro login.

Mensagens do Governo e CND: o método de acesso

Nesses dois tipos, o campo Método de acesso muda o formulário.

Método	O que aparece
A1	A área do arquivo e a senha.
Login/Senha	Usuário e Senha.
Codigo de acesso	O campo Login com código de acesso. Não há senha.

No tipo CND (Login e Senha), escolha também a CND no campo Selecione uma CND. Sem ela, o HubCount avisa Informe pelo menos uma CND.

Campos extras de alguns tipos

Campo	Quando aparece	O que faz
Método de acesso	NFESLogin (SENHA)	Escolhe como logar: pela inscrição municipal, pelo CPF do representante, pelo CPF do responsável, pelo CNPJ ou por um login alternativo.
Usar CPF do Contador	Ambos (A1), NFESLogin, e logins de São Paulo e GINFes	Usa o CPF do contador no login.
Usar GINFES para captar notas de Serviço Prestado	GISS (SENHA)	Capta as notas de serviço prestado pelo GINFES.
Adicionar cidade ao Certificado	NFES, GISS, NFESLogin e GISS (Login Alternativo)	Liga uma cidade ao certificado, para captar notas tomadas em cidade diferente da empresa. Escolha a UF e a cidade.
Adicionar IM Alternativa ao Certificado	Os mesmos tipos	Liga uma inscrição municipal alternativa. Digite a Inscrição Municipal.
Utilizar Certificado para captura de notas fiscais no Portal Nacional	NFES (A1) e Ambos (A1)	Usa o certificado só no Portal Nacional de notas. Os demais portais deixam de ser considerados.

Importar vários certificados de uma vez

Use a importação em lote para subir muitos arquivos A1 sem preencher um formulário para cada um.

Cada linha de resultado diz Certificado nome.pfx enviado com sucesso ou Certificado nome.pfx não é válido ou foi importado sem a chave exportável.

A importação em lote cadastra cada arquivo como Ambos (A1), com o nome do arquivo e sem empresas ligadas. Depois, abra cada certificado e escolha as empresas, ou escolha o certificado no cadastro da empresa.

Ligar o certificado às empresas

Você liga um certificado a uma empresa de quatro jeitos. O resultado é o mesmo.

Onde	Como
No cadastro do certificado	Escolha as empresas em Selecionar Empresas em Lote.
No cadastro da empresa	Na aba Dados cadastrais, escolha em Certificados. A lista mostra o nome e o tipo.
Na filial	Na aba Filial, use o botão de certificados da linha. Certificados que a matriz já tem não são salvos de novo.
Na importação de empresas	Na aba Senhas da planilha. Veja Empresas.

Para que cada certificado serve

Uso	Certificado que o HubCount procura
Implantação rápida pela ECD	Um A1 do tipo ECAC (A1) ou Ambos (A1), dentro da validade. Pode ser o da própria empresa ou o de um procurador. Certificado só de NFS-e não serve. Veja Implantação rápida pela ECD.
DFs oficiais assinadas	Os certificados da empresa dos tipos e-CAC, NFS-e, Ambos e assinatura de relatório. O usuário também precisa da autorização Assinatura de Relatório. Veja DFs oficiais.
CND federal e situação fiscal	ECAC (A1), Ambos (A1) ou SERPRO - Geral. Com a opção da SERPRO ligada em Configurações do escritório, a situação fiscal usa a API da SERPRO para as empresas que têm o tipo SERPRO - Geral.
CNDs de estados e prefeituras com login	CND (Login e Senha), com a CND escolhida.
Mensagens do Governo	ECAC (A1), Ambos (A1) ou NFES (A1). Para portais que pedem outro acesso, o tipo Mensagens do Governo. A busca pela SERPRO usa o certificado da empresa e a opção Habilitar busca de mensagens via SERPRO do cadastro.
FGTS Digital e MTE	ECAC (A1) ou Ambos (A1).

Se a empresa não tem um certificado válido para o portal, a busca falha com A empresa não possui nenhum certificado válido para o acesso ao portal do(a) e o nome do portal. As abas do HubCount Alertas mostram o que cada busca encontrou. Veja Visão geral do HubCount Alertas.

Validade e aviso de vencimento

O HubCount ignora o certificado vencido ao escolher qual usar em uma busca ou em uma assinatura. Quando um A1 vence, as buscas que dependem dele falham até você subir o novo.

Para renovar, abra o certificado em Editar, anexe o arquivo novo e digite a senha. Ou cadastre o novo e apague o antigo. O e-mail de aviso lembra de apagar o antigo depois de subir o novo.

Para receber o aviso por e-mail, crie uma regra de envio do tipo Certificados. Ela fica em Configurações, na aba Envio de Emails, em Regras de envio, e também na engrenagem do HubCount Alertas. A regra pede quais certificados acompanhar. O passo a passo está em Visão geral do HubCount Alertas e em Configurações do escritório.

O aviso vale para os tipos ECAC (A1), NFES (A1) e Ambos (A1) e sai 30, 15 e 7 dias antes do vencimento. O e-mail tem o assunto Certificados Próximo da Data de Expiração e traz uma tabela com o nome do certificado, as empresas que o utilizam e a data de expiração.

Exemplo: o certificado da Aurora

A Contabilidade Exemplo recebe o certificado A1 da Aurora Comércio Ltda.

Passo	O que ela faz
1	Clica em Adicionar novo certificado e dá o nome Certificado Aurora.
2	Escolhe Ambos (A1), anexa o .pfx e digita a senha.
3	Escolhe a Aurora Comércio Ltda e a Aurora Logística Ltda em Selecionar Empresas em Lote, porque a Aurora Logística tem procuração da Aurora Comércio.
4	Salva. Na lista, o certificado aparece com o ícone verde e a data de expiração lida do arquivo.
5	Cria uma regra de envio do tipo Certificados, com o Certificado Aurora, para ser avisada 30, 15 e 7 dias antes do vencimento.
6	Nove meses depois, o ícone fica amarelo. Ela edita o certificado, anexa o arquivo renovado e salva.

Problemas comuns

Certificado nome.pfx não é válido. Verifique se foi importado sem a chave exportável ou se a senha está correta.

O arquivo não abriu. Confira a senha. Se a senha está certa, exporte o certificado de novo marcando a opção de chave privada exportável.

Informe o certificado A1!

Você tentou salvar um tipo A1 sem anexar o arquivo. Anexe o .pfx.

Informe pelo menos uma CND.

O tipo CND (Login e Senha) exige a CND no campo Selecione uma CND. Escolha uma.

Erro ao fazer o upload

O envio do arquivo falhou. O texto depois dos dois-pontos diz o motivo. Tente de novo e, se repetir, entre em contato com o suporte.

A(s) empresa(s) já possui(em) um certificado deste mesmo tipo vinculado, deseja substituir?

Alguma empresa escolhida já tem um certificado do mesmo tipo. A janela lista os CNPJs. Confirme para trocar, ou cancele e tire essas empresas da escolha.

Já existe um certificado vinculado a este tipo de integração nessa instância.

Só vale para o tipo GClick. A conta já tem um cadastro desse parceiro. Edite o que existe.

Não é possível inserir certificados do mesmo tipo.

Ao salvar a empresa, o HubCount achou dois certificados do mesmo tipo e da mesma cidade. Deixe um só na empresa.

Preencha todos os campos

Na importação em lote, falta a senha de algum arquivo. Digite todas, ou marque a mesma senha para todos.

A empresa não possui nenhum certificado válido para o acesso ao portal do(a)

A empresa não tem um certificado vencido e não vencido do tipo que o portal exige. Veja a tabela de usos acima, cadastre ou renove o certificado e ligue-o à empresa.

O certificado sumiu da lista

A lista começa só com os não vencidos. Troque o status para Tudo ou Expirado.

Próximos passos

• Empresas
• Implantação rápida pela ECD
• Visão geral do HubCount Alertas