Passo a passo
Como criar e manter o plano de contas contábil do escritório
Crie, duplique e exclua planos de contas, defina as regras do plano, cadastre o De-Para Padrão, ligue empresas e gerencie os itens pelo menu Cadastros.
O plano de contas do escritório é o cadastro que guarda o De-Para entre as contas dos clientes e o plano da HubCount. Você cria um plano uma vez, liga as empresas que usam o mesmo sistema contábil e todas passam a usar os mesmos De-Para. Esta página mostra o cadastro completo, no menu Cadastros.
Antes de começar
- Abra o menu Cadastros e escolha Plano de Conta Contábil (De/Para). A tela só aparece para quem tem acesso ao cadastro de plano de contas.
- Para criar, você precisa da autorização Criar Plano de Conta Contábil. Para editar, Editar Plano de Conta Contábil. Para excluir, Deletar Plano de Conta Contábil.
- Para mexer na aba de De-Para Padrão, você também precisa da autorização Editar de-para do Plano de Contas.
- Usuários do tipo cliente e usuários que veem só algumas empresas enxergam apenas os planos ligados às empresas deles e os planos que eles mesmos criaram.
A lista de planos
A tela Plano de Conta Contábil lista os planos do escritório.
| Elemento | O que faz |
|---|---|
| Campo Plano de Contas | Filtra pelo nome ou pelo código interno do plano. Aperte Enter ou clique em Procurar. |
| Campo Empresa | Mostra só o plano ligado à empresa escolhida. As empresas aparecem agrupadas pelo grupo, e as sem grupo ficam em Empresas Sem Grupo. |
| Id Interno | Código interno do plano. |
| Número de caracteres das contas analíticas (de) | Quantos caracteres tem uma conta analítica nesse plano. |
| Plano de Conta Contábil | Nome do plano. |
| Quantidade de Empresas relacionadas | Quantas empresas usam o plano. |
| Criar Plano de Conta Contábil | Abre o cadastro de um plano novo. |
| Deletar em Lote | Exclui os planos marcados. Fica ativo quando você marca dois ou mais. |
Cada linha tem um menu com estas ações.
| Ação | O que faz | Autorização |
|---|---|---|
| Duplicar | Copia o plano, com itens, regras e centros de custo, e abre a cópia para edição. | Editar Plano de Conta Contábil |
| Editar | Abre o cadastro do plano. | Editar Plano de Conta Contábil |
| Deletar | Exclui o plano. | Deletar Plano de Conta Contábil |
| Configurações | Abre a lista de itens do plano, onde ficam os De-Para. | Editar Plano de Conta Contábil |
| Exportar De-Para | Baixa uma planilha com todos os De-Para do plano. | Editar Plano de Conta Contábil |
Criar um plano
- Clique em Criar Plano de Conta Contábil. A janela abre na aba Dados cadastrais.
- Preencha os campos da tabela abaixo. O botão Salvar só fica ativo com o nome, o número de caracteres e as contas de natureza crédito preenchidos.
- Se o sistema contábil do cliente tem regras que valem para um grupo inteiro de contas, abra a aba De-Para Padrão e cadastre cada regra.
- Se já souber quais empresas usam o plano, abra a aba Empresas relacionadas e ligue as empresas.
- Clique em Salvar. A tela mostra Salvo com sucesso! e a janela fecha.
Aba Dados cadastrais
| Campo | O que faz | Padrão |
|---|---|---|
| Nome | Nome do plano, como ele aparece nas listas e nos cadastros de empresa. Obrigatório. | Vazio |
| Número de caracteres das contas analíticas (de) | Número de caracteres de uma conta analítica do cliente. O HubCount só cobra De-Para das contas com exatamente esse tamanho. Obrigatório, só números. | 9 |
| Contas de Natureza Crédito Padrões (separado por vírgula) | Início dos códigos que o HubCount trata como contas de natureza crédito, separados por vírgula, sem espaços. É a sugestão que o envio de balancete usa no passo de natureza crédito. | 2,3 |
| Contas para Ignorar nos Indicadores (separado por vírgula) | Lista opcional de contas HubCount, separadas por vírgula, que o cálculo de índices pode descartar. Deixe vazio, a menos que o suporte da HubCount peça para preencher. | Vazio |
| Igualar Caracteres do Plano à Esquerda | Ao salvar, completa com zeros à esquerda o código de todos os itens do plano, até o número de caracteres definido. | Desmarcado |
| Igualar Caracteres do Plano à Direita | Ao salvar, completa com zeros à direita o código de todos os itens do plano. | Desmarcado |
As duas opções de igualar são excludentes. Ao salvar com uma delas marcada, a tela pergunta Deseja igualar caracteres do plano?. Os códigos que forem mais compridos que o número de caracteres do plano são cortados, então confira o número de caracteres antes de confirmar.
Ao mudar o número de caracteres de um plano que já tem balancetes importados, o cadastro avisa: Este plano possui balancetes importados com X dígitos. Alterar para Y dígitos pode ocultar ou invalidar contas existentes. Deseja continuar? Os balancetes antigos não mudam, mas as contas deles com outro tamanho deixam de ser tratadas como analíticas.
Aba De-Para Padrão
O texto da aba explica a regra: as contas padrão do plano são as que você define para que contas que têm sempre uma classificação, ou começam com ela, recebam um De-Para padrão.
- Na aba De-Para Padrão, clique em Adicionar De-Para Padrão.
- Na coluna Conta HubCount (De) , digite o início do código da conta do cliente ou o início da descrição dela.
- Na coluna Conta HubCount (Para) , procure e escolha a conta de destino no plano da HubCount.
- Para tirar uma regra, clique em Deletar na linha. Sem regras, a aba mostra Nenhuma conta padrão encontrada.
Se você salvar com uma linha incompleta, a tela mostra Campos Obrigatórios seguido de Conta Origem => linha N ou de Conta HubCount (Para) => linha N, e não grava nada.
A regra vale quando o código da conta, ou a descrição dela, começa com o texto que você digitou. As regras de De-Para Padrão só valem quando a empresa também tem um Plano de Contas Padrão. Veja Plano de contas da empresa.
Aba Empresas relacionadas
Essa aba liga o plano às empresas que o usam.
- Na aba Empresas relacionadas, use o bloco Selecionar Empresas em Lote. Você pode escolher grupos e clicar em Selecionar Todas Empresas para incluir as empresas deles. Sem nenhum grupo escolhido, o botão inclui todas as empresas.
- Para escolher empresas uma a uma, digite no campo Empresas.
- Para colar uma lista, cole um CNPJ ou CPF por linha em Cole os CNPJs/CPFs aqui e clique no botão ao lado.
- Confira a lista Empresas vinculadas. Para soltar uma empresa, clique em Remover. A remoção só vale depois de salvar.
- Clique em Salvar.
Ao salvar, o HubCount desliga todas as empresas que estavam no plano e liga só as da lista final. Uma empresa só tem um plano ligado por vez, então ligar uma empresa aqui tira ela do plano anterior. Sem empresas, a aba mostra Nenhuma empresa relacionada.
Editar, duplicar e excluir
- Editar. Abra o menu da linha, clique em Editar, mude o que precisar e salve. As mudanças valem para todas as empresas ligadas ao plano.
- Duplicar. Clique em Duplicar e confirme Deseja duplicar o plano de contas contábil?. O plano novo recebe o nome do original seguido de
- Cópia, com os mesmos itens, regras e centros de custo, e abre para edição. As empresas não vão junto. - Excluir. Clique em Deletar. Se o plano tem empresas, a tela avisa com o título Atenção!. Ao confirmar, as empresas ficam sem plano ligado.
Os itens do plano
A lista de itens guarda o De-Para direto: a conta do cliente de um lado, a conta da HubCount do outro. Para abri-la, clique em Configurações no menu do plano. A tela se chama Itens do Plano de Conta Contábil.
| Elemento | O que faz |
|---|---|
| Campo Pesquisar | Filtra os itens. Aperte Enter ou clique em Procurar. |
| Minha Conta | Código e nome da conta do cliente. |
| Conta de Destino | Código e nome da conta de destino no plano da HubCount. |
| Importar de-para por planilha | Importa vários itens por planilha. Veja a seção abaixo. |
| Criar Novo De-Para | Cria um item avulso. |
| Deletar em Lote | Exclui os itens marcados. Fica ativo com dois ou mais itens marcados. |
| Menu da linha | Editar e Deletar. |
Criar e importar exigem a autorização Criar Plano de Conta Contábil. Editar exige Editar Plano de Conta Contábil. Excluir exige Deletar Plano de Conta Contábil.
Criar ou editar um item
- Clique em Criar Novo De-Para, ou em Editar no menu de uma linha.
- No campo Selecione Conta Contábil, procure e escolha a conta de destino no plano da HubCount.
- No campo Minha Conta, digite o código da conta do cliente. Ele precisa ter exatamente o número de caracteres do plano. A dica do campo mostra o tamanho esperado.
- Clique em Salvar. O botão fica desativado até os dois campos estarem corretos. A tela mostra Salvo com sucesso!.
Para excluir, clique em Deletar na linha e confirme. A janela mostra o item que será apagado (O De-Para abaixo será deletado) ou avisa que todos os marcados serão apagados (Todos os De-Paras selecionados serão deletados).
Importar itens por planilha com apoio de IA
O botão Importar de-para por planilha abre a janela Upload de De-Para em quatro passos.
| Passo | O que fazer |
|---|---|
| Download do modelo de plano de contas | Clique em Baixar modelo e baixe o modelo. |
| Enviar Contas Preenchidas | Preencha o modelo com o código e o nome das contas do cliente, a partir da linha 16, e envie o arquivo .xlsx. |
| Processar com IA | Clique em Processar com IA. A IA sugere o destino de cada conta e baixa uma planilha com o resultado. Se o arquivo não tiver contas, a tela mostra Nenhuma conta encontrada no arquivo para processar. |
| Revisar e Enviar | Revise e corrija o arquivo baixado, escolha as opções abaixo, envie o arquivo final e clique em Salvar. |
Opções do último passo:
| Opção | O que faz |
|---|---|
| Remover os pontos das contas do plano | Tira os pontos dos códigos do cliente antes de gravar. |
| Igualar caracteres das contas | Completa os códigos mais curtos com zeros até o número de caracteres do plano. Escolha Igualar à esquerda ou Igualar à direita. Sem marcar a opção, os códigos curtos recebem zeros à esquerda. |
O sucesso aparece como De-Para Importado com sucesso!. Uma falha mostra Houve um erro ao fazer o upload do arquivo. As regras de leitura da planilha e as mensagens de erro são as mesmas de De-Para.
Exportar o De-Para
Em Exportar De-Para, o HubCount baixa uma planilha com todos os itens do plano. Use-a para revisar o mapeamento fora da tela.
Deletar contas duplicadas
Quando um plano acumula itens repetidos para a mesma conta do cliente, o botão Deletar Contas Duplicadas remove as repetições dos planos marcados na lista. Ele aparece só em sessões de suporte da HubCount. Se você tem duplicidades no seu plano, peça a limpeza ao suporte.
Exemplo: o plano Plano Comércio Exemplo
A Contabilidade Exemplo atende varejistas que usam o mesmo sistema contábil e criou um plano para elas.
| Etapa | O que a Contabilidade Exemplo faz |
|---|---|
| Criar | Cria o plano Plano Comércio Exemplo com 9 caracteres, contas de natureza crédito 2,3 e nenhuma conta ignorada. |
| Regras | Cadastra uma regra de De-Para Padrão para o grupo de contas de impostos sobre vendas. |
| Empresas | Liga a Aurora Comércio Ltda e mais duas varejistas pela aba Empresas relacionadas. |
| Itens | Importa 120 contas por planilha. Depois revisa a lista de itens e corrige 4 destinos. |
| Nova varejista | Duplica o plano para um cliente com sistema diferente e ajusta os itens da cópia. |
Problemas comuns
O nome da conta é obrigatório!
O campo Nome está vazio. Preencha o nome do plano.
O campo ‘Número de Dígitos da Conta Analítica’ é obrigatório e deve conter apenas números.
O campo de número de caracteres está vazio ou tem letras. Digite apenas números, por exemplo 9.
A classificação contábil está no formato incorreto. Use números separados por vírgula.
O campo de contas de natureza crédito aceita só números separados por vírgula, sem espaços. Escreva 2,3 e não 2, 3.
Campos Obrigatórios: Conta Origem => linha 1
A regra de De-Para Padrão da linha 1 está sem o início do código ou sem a conta de destino. Preencha os dois ou apague a linha.
Falha ao duplicar o plano de contas contábil.
A cópia não foi criada. Tente de novo. Se continuar, peça ao suporte da HubCount para duplicar.
Não foi possível igualar os caracteres do plano de contas, verifique com o suporte
A atualização dos códigos dos itens falhou. Desmarque as duas opções de igualar, salve, e fale com o suporte.
Erro ao salvar configurações!
O servidor recusou o salvamento. Confira os campos e salve de novo.