Passo a passo
Como criar usuários e definir autorizações no HubCount
Crie usuários do escritório e do cliente, defina as empresas de cada um, escolha autorizações e permissões do BI e do Alertas e importe usuários por Excel.
Você cria o acesso de cada pessoa ao HubCount, escolhe o que ela pode fazer e quais empresas ela vê. A tela Usuários cuida das pessoas. A tela Autorizações cuida dos conjuntos de permissões, que o HubCount chama de autorizações. As duas ficam no menu Administração.
Usuário do escritório e usuário cliente
O HubCount não tem um campo “tipo de usuário”. A diferença vem da autorização que a pessoa recebe.
| Usuário do escritório | Usuário cliente | |
|---|---|---|
| Autorização | Por exemplo Usuário Administrador ou Usuário, ou uma autorização sua. | Cliente |
| Empresas que vê | Todas as da carteira, ou só as ligadas a ele se tiver a opção Mostrar apenas empresas que o usuário é responsável. | Sempre só as ligadas a ele e as dos grupos de que é membro. |
| O que faz | Cadastra, envia balancetes, configura o BI e opera o HubCount Alertas. | Consulta o BI, as DFs e o HubCount Alertas das empresas dele. Não tem cadastros nem administração. |
| Balancetes | Vê todos os meses. | Nas empresas com Exibir apenas balancetes aprovados, vê só os meses aprovados. |
| Dashboard inicial | Dashboard do escritório. | Dashboard Cliente. |
Uma pessoa pode ter mais de uma autorização. As permissões se somam.
Antes de começar
- Tenha a autorização para criar usuários. Ela se chama Criar novo usuário. Para editar, Editar usuário. Para apagar, Deletar usuário. Para mexer nas permissões de um usuário, Alterar Permissões.
- Abra Administração e clique em Usuários.
- Cadastre antes as empresas e os grupos, se quiser ligar o usuário a eles. Veja Empresas e Grupos e segmentações.
A lista de usuários
As colunas são Login, Nome, Sobrenome, Autorizações (com ( Customizado ) quando o usuário tem permissões só dele), Endereço de Email, Confirmar Email, Ativo, BI Studio, Data de criação e Último Acesso. Quem nunca entrou mostra Sem dados de acesso.
O menu de cada linha tem Editar, Permissões e Deletar. O campo de busca filtra a lista, e a exportação baixa todos os usuários que casam com a busca.
Criar um usuário
- Clique em Criar novo usuário. A janela Criar novo usuário abre na aba Informações de usuário.
- Preencha o Nome, o Sobrenome, o Endereço de Email e o Login.
- Escolha a senha. Marque Gerar senha aleatória. para o HubCount gerar uma, ou digite em Senha e Senha (repetir).
- Marque Ativo. Sem essa marca, a pessoa não consegue entrar.
- Marque Enviar email de ativação. para a pessoa receber o link de ativação.
- Abra a aba Autorizações e marque ao menos uma autorização.
- Clique em Salvar. A tela mostra Salvo com sucesso!.
| Campo | O que faz | Obrigatório |
|---|---|---|
| Nome e Sobrenome | Nome da pessoa. | Sim |
| Endereço de Email | E-mail da pessoa. Recebe o link de ativação. | Sim |
| Login | Nome de entrada. Aceita letras sem acento, números e os caracteres . _ - @ +. Não aceita espaço. Se o texto não vale, o HubCount sugere um login e mostra um botão para usar a sugestão. | Sim |
| Gerar senha aleatória. | O HubCount cria uma senha. A pessoa recebe a senha no e-mail de ativação. | Não |
| Senha e Senha (repetir) | Senha digitada. Precisam ser iguais. | Sem senha aleatória, sim |
| Deve mudar a senha no próximo login. | Obriga a trocar a senha na primeira entrada. | Não |
| Enviar email de ativação. | Envia o link de ativação e confirma o e-mail. A coluna Confirmar Email mostra se a pessoa já confirmou. | Não |
| Ativo | Libera ou bloqueia a entrada. | Não, mas sem ela a pessoa não entra |
| Usuário pode ser responsável por empresas. | Põe o usuário na lista Usuário Responsável do cadastro de empresas e libera os dois campos abaixo. | Não |
| Mostrar apenas empresas que o usuário é responsável | Só aparece com a opção anterior. Limita o usuário às empresas ligadas a ele. | Não |
| Empresas | Só aparece com a opção Usuário pode ser responsável por empresas.. As empresas do usuário. | Não |
| Tem acesso ao BI Studio | Dá acesso ao HubCount BI Studio. | Não |
Com Gerar senha aleatória. desmarcada, a senha precisa cumprir as regras que a janela mostra em Requisitos de senha: oito caracteres ou mais, um número, uma letra maiúscula, um caractere especial entre .,*&¨%$#@! e nada de três números em sequência, como 123. O administrador pode afrouxar a regra em Configurações do escritório, na opção Habilitar validação fraca de senhas.
Ao editar um usuário, a janela mostra no alto o Último Acesso. Deixar a senha em branco mantém a atual.
Responsável por empresas
Duas marcas definem o que o usuário vê.
| Marcas | O que o usuário vê |
|---|---|
| Nenhuma | Todas as empresas da carteira. |
| Usuário pode ser responsável por empresas. | Todas as empresas. Ele aparece na lista Usuário Responsável do cadastro de empresas e pode ser escolhido como responsável. |
| Usuário pode ser responsável por empresas. e Mostrar apenas empresas que o usuário é responsável | Só as empresas que você ligou a ele, mais as dos grupos de que é membro. |
O filtro vale para o BI, para as listas de empresas, para os seletores de empresa e para as abas do HubCount Alertas.
Você liga o usuário às empresas de dois jeitos: pelo campo de empresas da janela do usuário, ou pelo campo Usuário Responsável do cadastro da empresa. Os dois lados mostram a mesma ligação. A seleção em lote tem as mesmas ajudas dos outros cadastros: escolher por grupo, Selecionar Todas Empresas e colar uma lista de CNPJs.
Ao desmarcar Usuário pode ser responsável por empresas. em um usuário que já tem empresas ou o limite ligado, a janela pergunta Desmarcar responsável por empresas. O aviso diz que o limite também será desmarcado e a seleção de empresas será apagada.
Autorizações
A autorização agrupa permissões. Em vez de marcar permissões usuário por usuário, você cria uma autorização e dá a ela às pessoas.
Abra Administração e clique em Autorizações. A lista mostra o Nome da autorização e etiquetas: Estático (não pode ser apagada) e Padrão (vai para os usuários novos).
- Clique em Criar nova autorização.
- Na aba Propriedade da autorização, digite o Nome da autorização. Marque Padrão só se quiser que ela venha com todo usuário novo. A janela explica: Atribuir a novos usuários como padrão..
- Na aba Permissões, marque as permissões na árvore.
- Clique em Salvar.
Para apagar, use o menu da linha. A confirmação diz que a autorização será removida de todos os usuários. As autorizações estáticas não podem ser apagadas.
Na criação de um usuário, o HubCount não marca nenhuma autorização, mesmo as padrão. Escolha de propósito. A tela só salva com ao menos uma, e avisa Pelo menos umas das autorizações deve ser selecionada.
Autorizações mais importantes para o BI e o Alertas
A árvore de permissões usa o nome da tela. Os nomes abaixo são os que você vê na aba Permissões.
| Permissão | O que libera |
|---|---|
| Empresas | A tela de empresas. Dentro dela: Criar nova empresa, Editar empresa e Deletar empresa. |
| Grupos | Grupos e segmentações. Dentro: Criar novo grupo, Editar grupo e Deletar grupo. |
| Organizações Empresariais | Organizações empresariais, com criar, editar e deletar. |
| Responsáveis e Representantes | Os cadastros de responsáveis e representantes. |
| Certificados | O cadastro de certificados, com adicionar, editar e deletar. Sem ela, a pergunta de implantação rápida não aparece no cadastro de empresa. |
| Auditoria / Report | O grupo de permissões do HubCount BI. As seguintes ficam dentro dele. |
| Visualização | Abrir o BI de uma empresa. |
| Upload | Enviar balancetes. |
| Deletar balancetes | Apagar balancetes. |
| Editar de-para do Plano de Contas | Editar o De-Para do plano de contas. |
| Editar Configurações das Demonstrações Financeiras | Abrir a Customização do BI e editar visões, gráficos e demonstrações financeiras. |
| Visualizar todos os departamentos | Ver os dados de todos os departamentos das empresas. |
| Exportar gráficos do Dashboard para Excel | Exportar os gráficos do dashboard para Excel. |
| Exportar DFs Oficiais ( BP / DRE / DMPL / DFC ) e Assinatura de Relatório | Gerar as DFs oficiais, e assinar o relatório. |
| Gerar Declaração de Faturamento | Gerar a declaração de faturamento. |
| Variáveis | Variáveis do BI, com criar, editar, enviar e detalhes. |
| Visões (Empresa) e Visões (Consolidado) | Visões da empresa e do consolidado, com Criar ou editar visões. |
| Paleta de Cores | A paleta de cores do relatório. |
| Alterar empresa no Hubcount Bi e Alterar organização no Hubcount Bi | Trocar de empresa e de organização dentro do BI. |
| Visualizar HubCount BI Empresas | Escolher Empresa no seletor do BI. Sem ela, só a organização empresarial aparece. |
| BI da Folha | O BI da folha. |
| HubAlertas+ | O grupo de permissões do HubCount Alertas. As seguintes ficam dentro dele. |
| Sumário | O Resumo do HubCount Alertas. |
| Mensagens do Governo | A aba Mensagens do Governo. Dentro: Ver notificações da receita, Ler a mensagem da notificação e Mudar Status da notificação. |
| Central CND | A aba de CNDs. Dentro: Mudar periodicidade da busca de CND. |
| Parcelamentos, FGTS Digital e MTE | As abas de parcelamentos, FGTS Digital e MTE. |
| Mensagens do Governo (Acesso via certificado da empresa) | A busca de mensagens pelo certificado da empresa. |
| Usuários e Autorizações | Estas telas. Dentro de usuários: Criar novo usuário, Editar usuário, Deletar usuário, Alterar Permissões e Login para usuários. |
| Configurações | A tela de configurações do escritório. |
Permissões só de um usuário
Para dar ou tirar uma permissão de uma pessoa só, abra o menu da linha e clique em Permissões. Marque ou desmarque na árvore e salve. A lista de usuários passa a mostrar ( Customizado ) ao lado das autorizações dele.
O botão Resetar permissões especiais. desfaz o que é só dessa pessoa e salva na hora. O usuário volta a ter só as permissões das autorizações que ele tem.
Importar usuários por Excel
Use quando há muitos usuários para criar ou para corrigir login e e-mail.
- Na tela Usuários, clique em Importar com Excel. A janela Cadastro e Alteração em lote de Usuários abre.
- Clique em Baixar modelo. O arquivo traz os usuários atuais que não são administradores, e linhas vazias no fim.
- Altere as linhas dos usuários que mudam. Para criar usuários, preencha as linhas vazias.
- Volte à janela, clique em Selecionar arquivo Excel e escolha o arquivo.
- Clique em Salvar. A tela mostra Upload realizado com sucesso!.
| Coluna da planilha | O que informar |
|---|---|
| Id (não alterar) | Deixe como está. Linhas novas ficam com 0. |
| Nome e Sobrenome | Obrigatórios. |
| Endereço de e-mail | Obrigatório. |
| Login | Obrigatório. |
| Autorizações | Obrigatório. Os nomes das autorizações como aparecem na tela, separados por vírgula. |
O HubCount segue estas regras.
- Uma linha com Id 0 e todos os campos vazios é ignorada.
- Usuário novo nasce ativo, com a troca de senha obrigatória e com o e-mail de ativação enviado. Ele não fica ligado a nenhuma empresa. Faça isso depois, na janela do usuário.
- Usuário existente mantém as empresas, o limite e a marca de responsável. O e-mail de ativação só sai se o e-mail mudou ou ainda não foi confirmado.
- Se alguma linha tem erro, o HubCount grava as linhas boas e lista os erros das outras, com o número da linha.
Editar, desativar e excluir
- Para impedir uma pessoa de entrar sem apagar o histórico, desmarque Ativo.
- Para apagar, use Deletar no menu da linha, ou marque várias linhas e clique em Deletar em lote.
- O administrador padrão não pode ser apagado, e você não apaga a sua própria conta.
- O HubCount não deixa tirar a autorização de administrador do último administrador.
Exemplo: a analista da Aurora
A Contabilidade Exemplo contrata a analista Marina e quer que ela cuide só do Grupo Aurora.
| Passo | O que ela faz |
|---|---|
| 1 | Em Autorizações, cria a autorização Analista Aurora, com as permissões Visualização, Upload, Editar de-para do Plano de Contas e as abas do HubCount Alertas. |
| 2 | Em Usuários, clica em Criar novo usuário e preenche os dados da Marina. |
| 3 | Marca Gerar senha aleatória., Ativo, Enviar email de ativação., Usuário pode ser responsável por empresas. e Mostrar apenas empresas que o usuário é responsável. |
| 4 | Liga a Marina à Aurora Comércio Ltda e à Aurora Logística Ltda pelo campo de empresas. |
| 5 | Na aba Autorizações, marca Analista Aurora e salva. |
| 6 | A Marina recebe o e-mail, ativa o acesso e vê só as duas empresas do Grupo Aurora no BI e no HubCount Alertas. |
Problemas comuns
Pelo menos umas das autorizações deve ser selecionada
Você tentou salvar o usuário sem autorização. Abra a aba Autorizações e marque ao menos uma.
As senhas não coincidem
O campo Senha (repetir) está diferente do Senha. Digite de novo.
Requisitos de senha não atendidos
A senha não cumpre as regras listadas na janela. Veja a lista em Requisitos de senha.
O nome de usuário só pode conter letras sem acento, números e os caracteres . _ - @ +.
O login tem acento ou outro caractere. Use o botão de sugestão ou corrija o texto.
O nome de usuário não pode conter espaços.
Tire os espaços do Login.
Erro ao salvar, tente novamente mais tarde.
O HubCount não gravou o usuário. Confira os dados e salve de novo. Se repetir, veja se o e-mail e o login já não são de outro usuário.
Não é possível remover a permissão do último administrador do sistema.
O escritório precisa de ao menos um administrador. Dê a autorização de administrador a outra pessoa antes de tirar a deste usuário.
Você não pode deletar sua própria conta de usuário!
Peça a outro administrador para apagar a conta.
Nenhuma alteração localizada. Verifique o login e e-mail atuais dos usuários e tente novamente.
A planilha não tem nenhuma linha válida. Confira se você preencheu as linhas e se manteve a primeira linha com os títulos.
N usuários foram importadas/modificadas com sucesso. Para importar o restante, conserte os erros e importe novamente
Parte das linhas entrou e as outras têm erro. A mensagem lista, por linha, o que faltou, como Nome não pode ser vazio ou Autorização X não encontrada. Corrija essas linhas e importe de novo.
O usuário criado não consegue entrar
Confira se Ativo está marcada e se ele confirmou o e-mail de ativação, em Confirmar Email. Se o e-mail não chegou, edite o usuário, marque Enviar email de ativação. e salve de novo.