Passo a passo
Como compartilhar o dashboard com o cliente no HubCount BI Web
Dê ao cliente acesso ao dashboard de uma empresa no HubCount BI Web, escolha as visões e abas que ele vê, mande o convite por e-mail e revogue quando precisar.
Compartilhar é dar a uma pessoa, em geral o cliente, acesso ao BI de uma empresa e escolher quais visões, categorias e abas ela enxerga. O HubCount cria o usuário, liga a empresa a ele e manda o convite por e-mail, tudo na mesma janela.
Use quando o cliente precisa acompanhar os números sem receber um PDF todo mês, ou quando você quer liberar só parte do BI para ele.
Antes de começar
- Tenha a permissão de editar o BI. O ícone de compartilhar só aparece para quem tem Editar Configurações das Demonstrações Financeiras (ou a permissão de editar do BI da folha). Peça ao administrador em Usuários e autorizações.
- Abra o BI da empresa (ou da organização empresarial, para o consolidado). O compartilhamento vale para a empresa que está aberta. Veja Como abrir o BI de uma empresa ou consolidado.
- Confira os meses do cliente. Se a empresa usa Exibir apenas balancetes aprovados, o cliente só vê os meses que você aprovou. Veja Balancetes.
- Decida o que ele vê. As visões prontas estão em Visão Padrão e Apenas Contábil. A visão da folha só é oferecida a quem tem a permissão do BI da folha.
Compartilhar o dashboard
- No cabeçalho do dashboard, clique no ícone Compartilhar Dashboard (três pontos ligados). A janela abre na aba Compartilhar Dashboard, com o texto Aqui você pode compartilhar o dashboard com outros usuários ou emails, para que eles possam visualizar o dashboard.
- No campo Selecione primeiro as Visões, marque as visões que o cliente poderá abrir. A lista traz as mesmas visões do ícone de olho.
- No campo Selecione as Abas, marque as categorias e abas de cada visão. Cada visão aparece como um grupo no formato Visão > Categoria. Marque a caixa do grupo para liberar todas as abas dele.
- No campo Selecione os Usuários, escolha quem recebe. Para alguém que ainda não tem usuário, digite o nome, clique em (Adicionar Novo Usuário), preencha a janela Adicionar Novo Usuário e clique em Adicionar.
- Deixe marcada a caixa Enviar email de convite para os usuários selecionados? para o convite sair na hora. Desmarque para só liberar o acesso. Marque Usar link de login personalizado se o link do convite deve usar o endereço próprio do escritório.
- Clique em Enviar Convites. A janela passa para a aba Dashboards Compartilhados, com o cliente na lista.
Se você clicar em Enviar Convites sem marcar nenhuma aba, o HubCount avisa Selecione ao menos uma visão para compartilhar.
Cadastrar um usuário novo na hora
A janela Adicionar Novo Usuário mostra o texto Preencha os campos abaixo para adicionar um novo usuário. O usuário será adicionado apenas ao enviar o compartilhamento do dashboard. Preencha Primeiro nome do Usuário, Sobrenome do Usuário e Email do Usuário. Ao confirmar, a pessoa aparece no campo de usuários com a etiqueta (Novo).
Quais usuários aparecem na lista
O campo Selecione os Usuários lista os usuários do escritório, menos você, os usuários da folha (do holerite) e, para quem não é administrador, os administradores. Digite parte do nome ou do e-mail para achar.
O que o HubCount faz ao compartilhar
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Usuário novo | O HubCount cria o usuário ativo, com o e-mail como login, a autorização Cliente e uma senha provisória. A troca da senha é obrigatória no primeiro acesso. O usuário entra na lista de responsáveis do cadastro de empresas e fica limitado às empresas ligadas a ele. |
| Usuário que já existe | O HubCount mantém as autorizações e o cadastro dele e liga a empresa a ele, se ainda não estava ligada. |
| Empresa | Compartilhar uma empresa liga essa empresa ao usuário. Compartilhar uma organização empresarial liga as empresas dela ao usuário que já existe. |
| E-mail de ativação | O usuário novo sempre recebe o e-mail de ativação, com o login e a senha provisória, mesmo com a caixa de convite desmarcada. |
| E-mail de convite | Sai quando a caixa Enviar email de convite para os usuários selecionados? está marcada. O assunto é “(seu nome) compartilhou o B.I da (empresa) com você!” e o link abre direto o BI da empresa, ou do consolidado. |
| Administradores | O HubCount grava todas as abas para eles. Compartilhar com um administrador não restringe o que ele vê. |
Em uma organização empresarial, confira em Usuários e autorizações se o usuário novo ficou com as empresas certas ligadas a ele.
O que o cliente vê
A regra do HubCount é por empresa ligada ao usuário mais a linha de compartilhamento. O que ele vê depende das duas coisas.
| Situação do usuário na empresa | O que ele vê no BI Web |
|---|---|
| Empresa ligada ao usuário e sem linha de compartilhamento | Todas as visões, categorias e abas da empresa. |
| Empresa ligada e linha de compartilhamento com abas | Só as visões, categorias e abas compartilhadas. Visões e abas que você não marcou não aparecem nem no ícone de olho. |
| Empresa ligada e compartilhamento revogado (cliente) | Nenhuma visão. O BI mostra o aviso Nenhum dashboard foi compartilhado com você ainda. Peça a quem cria os dashboards para compartilhar um. |
| Empresa não ligada ao usuário | A empresa não aparece na janela de escolha. |
A linha de compartilhamento vale para qualquer usuário que tenha uma, não só para o cliente. Um usuário do escritório que recebe um compartilhamento numa empresa passa a ver só as abas compartilhadas nela, até você revogar.
O restante do que o cliente enxerga vem de outras configurações:
| O que | Onde se controla |
|---|---|
| Só os meses aprovados do balancete | Opção Exibir apenas balancetes aprovados no cadastro da empresa. Veja Empresas. |
| Só o Meu Código no lugar do nome e do CNPJ | Opção Ver apenas 'Meu Código' no Report no Portal do Cliente. Veja Configurações do escritório. |
| BI consolidado | Opção Permitir Visualização do BI Consolidado no Portal do Cliente. |
| Assistente de IA e análise de gráfico | Permissões Visualizar assistente de negócios e Visualizar IA, na autorização. Veja Usuários e autorizações. |
| Trocar de visão | Permissões Visões (Empresa) e Visões (Consolidado). |
| Aviso de contas sem De-Para | Não aparece para quem tem as permissões de cliente (Permissões de Cliente). |
O cliente só visualiza o dashboard. A janela de compartilhamento avisa: Os usuários que você compartilhar o acesso terão acesso somente a visualização do dashboard.
O que o cliente recebe e como entra
- O cliente novo recebe o e-mail de ativação, com o login e a senha provisória, e o e-mail de convite, com o link do dashboard.
- Ele abre o link e entra no HubCount. No primeiro acesso, o HubCount pede uma senha nova. Veja Como entrar no HubCount BI Web.
- O BI da empresa abre com as visões e abas que você liberou.
A nota da janela explica: Os usuários adicionados receberão um email com o link para acessar o dashboard. Sem o convite, passe o link do BI ao cliente, ou peça para ele abrir o HubCount e escolher a empresa.
Ver quem tem acesso
Na janela do compartilhamento, abra a aba Dashboards Compartilhados. A tabela lista, para a empresa aberta, quem recebeu o acesso.
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Id | O número do usuário. |
| Nome e Email | Quem recebeu. |
| Visões | Uma etiqueta para cada visão e categoria liberada, no formato Visão > Categoria. |
| Ações | Atualizar Visões (lápis) e Revogar Visões (olho riscado). |
A lista não mostra quem teve o acesso revogado. O botão Compartilhar, no fim da aba, volta ao formulário para compartilhar com mais gente.
Mudar o que o cliente vê
- Na aba Dashboards Compartilhados, clique no lápis Atualizar Visões da linha do cliente.
- O formulário abre com as visões e abas atuais marcadas. Marque ou desmarque o que for preciso.
- Clique em Atualizar Visões. O botão só fica ativo depois de uma mudança.
Nesse formulário o campo de usuários não aparece: a atualização vale só para aquela pessoa, e o HubCount manda a ela de novo o e-mail de convite com o link do dashboard. O botão Voltar para Dashboards Compartilhados volta para a lista sem salvar.
Revogar o acesso
- Na aba Dashboards Compartilhados, clique no ícone Revogar Visões da linha do cliente.
- Confirme em Revogar compartilhamento de seguido do nome. A tela mostra Dashboard revogado com sucesso!
O que a revogação faz com o usuário:
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Empresas que o compartilhamento ligou ao usuário | O HubCount solta essas empresas, desde que nenhum outro compartilhamento ativo dele precise delas. O cliente novo, que só tinha aquela empresa, deixa de vê-la. |
| Empresas que já estavam ligadas ao usuário antes (responsável, cadastro de usuário) | Continuam ligadas. O mesmo vale para compartilhamentos antigos, criados antes de o HubCount registrar quais empresas cada compartilhamento ligou: eles não soltam nenhuma empresa. |
| Usuário com a autorização Cliente | A linha de compartilhamento fica marcada como revogada e sem nenhuma aba, e some da lista. Se a empresa continua ligada a ele, o BI mostra o aviso de que nenhum dashboard foi compartilhado. Ele não volta a ver tudo. |
| Outros usuários (do escritório) | O HubCount apaga a linha. Eles voltam a ver tudo o que já podiam ver na empresa. |
| Usuário em si | Continua cadastrado e ativo. Para impedir o login, desative o usuário em Usuários e autorizações. |
Para dar o acesso de novo, compartilhe com a mesma pessoa. O HubCount reaproveita a linha revogada e a reativa com as abas que você marcar. A observação da janela lembra: Você poderá remover o acesso desses usuários através do cadastro de usuários.
Exemplo: a contadora da Aurora
A Contabilidade Exemplo quer que a contadora da Aurora Comércio Ltda acompanhe o fechamento mensal.
- No BI da Aurora Comércio Ltda, a Contabilidade Exemplo clica em Compartilhar Dashboard.
- Em Selecione primeiro as Visões, marca a Visão Padrão. Em Selecione as Abas, marca as abas das categorias Contábil e Demonstrações Financeiras e deixa de fora a folha.
- Em Selecione os Usuários, digita “Helena”, clica em (Adicionar Novo Usuário) e cadastra Helena Prado com o e-mail dela.
- Mantém marcada a caixa de convite e clica em Enviar Convites.
- A Helena recebe os dois e-mails, entra, troca a senha e abre o BI. Ela vê a DRE com a Receita bruta de 09/2026 de R$ 54.350,00, mas só dos meses que o escritório aprovou, porque a Aurora usa Exibir apenas balancetes aprovados.
- Em dezembro, o contrato acaba. A Contabilidade Exemplo abre Dashboards Compartilhados e clica em Revogar Visões na linha da Helena. A Aurora some da lista de empresas dela.
Problemas comuns
O ícone de compartilhar não aparece
Falta a permissão Editar Configurações das Demonstrações Financeiras, ou o dashboard foi aberto só com a visão da folha. Peça a um administrador.
Selecione ao menos uma visão para compartilhar.
Nenhuma aba está marcada em Selecione as Abas. Marque ao menos uma.
O botão Enviar Convites está apagado
Nenhum usuário está escolhido em Selecione os Usuários. Escolha ou cadastre alguém.
Não encontro o usuário na lista
A lista não mostra você, os usuários da folha e, para quem não é administrador, os administradores. Se a pessoa ainda não tem usuário, cadastre pela opção (Adicionar Novo Usuário).
Nenhum dashboard foi compartilhado com você ainda. Peça a quem cria os dashboards para compartilhar um.
É o aviso que o cliente vê depois da revogação, quando a empresa continua ligada a ele. Compartilhe de novo para liberar as abas.
O cliente não consegue entrar
Confira se o usuário está ativo e se ele confirmou o e-mail de ativação. Se o e-mail não chegou, edite o usuário, marque a opção de enviar o e-mail de ativação e salve. Veja Usuários e autorizações.
O cliente ainda vê a empresa depois da revogação
A empresa já estava ligada a ele antes do compartilhamento, por exemplo como responsável. O HubCount mantém esse vínculo. Para tirar a empresa dele, ajuste o cadastro do usuário.
Não foi possível localizar esta configuração
Você tentou revogar um compartilhamento que não existe mais para aquele usuário e aquela empresa. Atualize a lista.