Como importar e atualizar os XMLs do eSocial no BI da folha

Você leva a folha de pagamento de uma empresa para o HubCount BI de três formas: enviando um ZIP com os XMLs do eSocial, mandando o HubCount buscar os XMLs no eSocial com o certificado digital da empresa, ou agendando essa busca todo mês. Esta página mostra cada caminho, as opções do menu Gestão de Dados e as mensagens de erro que podem aparecer.

Antes de começar

• Abra uma empresa, não um grupo. O botão Gestão de Dados não aparece quando você abre uma organização empresarial.
• Tenha a autorização Fazer upload de dados. Sem ela, o botão aparece vazio. A autorização geral é a do BI da Folha.
• Para importar, tenha o ZIP do eSocial. Veja a seção “Baixe os XMLs no portal do eSocial”.
• Para atualizar pelo eSocial, vincule um certificado digital à empresa. O certificado precisa ser do tipo e-CAC ou Ambos, estar dentro da validade e ter acesso ao eSocial. O cadastro de certificados fica fora desta seção.

Abra o menu Gestão de Dados

Item	O que faz
Importar XMLs	Envia um ZIP com os XMLs do eSocial.
Atualizar XMLs	Abre o histórico de buscas no eSocial e inicia uma nova busca.
Atualizar XMLs em lote	Inicia a busca para várias empresas de uma vez.
Atualizar colaboradores	Busca no eSocial os eventos que faltam dos colaboradores. Veja Validações da folha.
Exportar em Excel Apenas do Período Selecionado	Baixa os dados importados do período do calendário, em Excel.
Exportar em Excel Todos Períodos	Baixa os dados importados de todos os períodos, em Excel.
Reprocessar entradas da folha de pagamento	Recalcula os números da folha no período do calendário.

Baixe os XMLs no portal do eSocial

Se você ainda não tem o ZIP, peça os eventos no portal do eSocial.

O portal entrega um ZIP com os XMLs. Envie esse ZIP sem abrir nem renomear os arquivos de dentro.

Importar um ZIP

O que o HubCount confere no envio

Regra	O que acontece
Tipo do arquivo	Só ZIP. Outro tipo é recusado antes de enviar.
Tamanho	Até 600 MB por arquivo e 600 MB no total.
Empresa	O CNPJ dentro dos XMLs precisa ter a mesma raiz do CNPJ da empresa aberta. Isso aceita XMLs de filiais.
Arquivos que não são do eSocial	São ignorados, sem aviso. Os demais seguem.
Eventos repetidos	Um evento que já foi importado não é duplicado.
Exclusão e retificação	Eventos cancelados por um evento de exclusão e eventos substituídos por uma retificação ficam de fora dos cálculos.

Depois da importação, o HubCount prepara os dados para os gráficos. Recarregue a página para ver o resultado.

Atualizar pelo eSocial

Use esta opção quando a empresa tem certificado digital vinculado e você não quer baixar o ZIP à mão.

A busca pede ao eSocial os eventos de 01/01/2021 até ontem, um mês por vez. O primeiro retorno do eSocial é conferido 15 minutos depois do pedido. Um mês que já foi finalizado nos últimos 2 dias não é pedido de novo. Se a empresa já tem uma busca pendente ou aguardando o eSocial criada nas últimas 24 horas, o HubCount não abre outra e a lista não ganha linhas novas.

Colunas da lista de buscas

Coluna	O que mostra
Status	A etapa da busca. Veja a tabela abaixo.
Data de Início e Data de Término	O período pedido ao eSocial.
Mensagem	O motivo, quando a busca falhou.
Data de Criação	Quando o HubCount registrou a busca.
Ações	Os botões da linha.

Status de uma busca

Status	O que significa
Pendente	A busca foi registrada e ainda não começou.
Autenticando no ESocial	O HubCount está entrando no eSocial com o certificado.
Busca mensal iniciada	A entrada deu certo e os pedidos mensais foram feitos.
Aguardando e-social	O pedido foi feito e o eSocial ainda não liberou o arquivo.
Processando Arquivo	O HubCount baixou o arquivo e está lendo os eventos.
Pré-Processando Interpretadores	O HubCount está calculando os números para os gráficos.
Finalizado	O mês foi lido.
Erro	O mês falhou. A coluna Mensagem diz o motivo.
Erro de autenticação	O HubCount não conseguiu entrar no eSocial. A coluna Mensagem diz o motivo.

Botões da janela

Botão	Quando aparece	O que faz
Marcar para Reprocessar	Em buscas com status Processando Arquivo há mais de 2 horas.	Marca a busca para reprocessar. O mesmo botão vira Remover do Reprocessamento.
Marcar todos e Desmarcar todos	Quando existem buscas que podem ser reprocessadas.	Marcam ou desmarcam todas de uma vez.
Reprocessar Arquivos Selecionados	Quando há ao menos uma busca marcada.	Lê de novo os arquivos das buscas marcadas.
Remover Processamento	Em buscas Finalizado.	Apaga o registro da busca para você pedir o período de novo.
Remover todos os Processamentos	Quando a lista tem buscas.	Apaga todos os registros da lista.
Atualizar Dados	Sempre.	Inicia uma busca nova.
Fechar	Sempre.	Fecha a janela. A busca continua em segundo plano.

Se a lista está vazia, a janela mostra Nenhum Registro encontrado. Apagar um registro não apaga os dados já importados. Ele só libera o período para uma nova busca.

Agendar a busca mensal

A busca agendada roda sozinha no dia que você escolher, todo mês.

O campo mostra o aviso do produto: o eSocial só libera os dados para busca 5 dias depois do envio dos dados a ele. Por isso, agende a busca para 5 dias depois do fechamento da folha. O dia 28 é o limite para a busca valer em todos os meses. O campo não aceita número maior que 28.

A busca agendada só roda para empresa com certificado digital válido do tipo e-CAC ou Ambos vinculado.

Atualizar várias empresas de uma vez

Há dois caminhos para a busca em lote. Os dois fazem a mesma coisa que Atualizar XMLs faz para uma empresa.

Pelo seletor de empresa. No menu BI Contábil, clique em BI da Folha. Na janela Selecione a empresa, escolha a opção Atualizar XMLs em lote. Essa opção aparece junto de Empresa e Organização Empresarial (Consolidado).

Pelo menu Gestão de Dados. No menu Gestão de Dados, clique em Atualizar XMLs em lote. A janela chama-se Atualização de dados em lote pelo E-Social.

Sair da tela ou recarregar o navegador não interrompe a busca. Não repita a ação para a mesma empresa antes de a anterior terminar. Quem não é administrador pode marcar até 50 empresas por vez.

Reprocessar as entradas da folha

O item Reprocessar entradas da folha de pagamento refaz os cálculos dos gráficos a partir dos XMLs que já estão no HubCount, no período selecionado no calendário do topo. Use depois de mudar uma configuração da folha ou quando um número parece desatualizado. Ao terminar, a página recarrega sozinha. Não apaga nem busca nada no eSocial.

Exportar os dados em Excel

Os dois itens de exportação geram um ZIP com planilhas dos eventos 1000, 1005, 1200 (com o total por rubrica), 2200, 2220 e 2240. Dentro do ZIP há uma pasta por mês, com uma planilha por evento, e as planilhas TODOS com o período inteiro. Se não há nenhum evento para exportar, o HubCount mostra: Não foi encontrado nenhum evento para exportação. Verifique os dados importados e tente novamente mais tarde.

Exemplo: a folha da Aurora

A Contabilidade Exemplo precisa da folha de janeiro a setembro de 2026 da Aurora Comércio Ltda, que tem 12 colaboradores.

Passo	O que ela faz
1	Baixa o ZIP do eSocial com o período 01/2026 a 09/2026.
2	Abre a Aurora, o cartão Folha e o menu Gestão de Dados.
3	Clica em Importar XMLs, escolhe o ZIP e confirma.
4	Espera a mensagem de sucesso e recarrega a página.
5	No cadastro da Aurora, marca a busca automática e escolhe o dia 10 para as próximas folhas.

Problemas comuns

O arquivo X não é do tipo ZIP. Selecione apenas arquivos ZIP.

Você escolheu um arquivo que não é ZIP. Envie o ZIP baixado do eSocial. Não envie os XMLs soltos.

O arquivo X excede o limite de 600 MB.

O ZIP é maior que o limite por arquivo. Baixe o período em pedaços menores no eSocial e envie cada ZIP separado.

O tamanho total dos arquivos ZIP excede o limite de 600 MB.

A soma dos ZIPs passou do limite. Envie em duas ou mais vezes.

O CNPJ da empresa não corresponde ao CNPJ do arquivo.

Os XMLs são de outro empregador. Confirme se você abriu a empresa certa e se o ZIP foi pedido com o certificado dela.

Erro ao importar dados.

O servidor recusou o envio por um motivo que não é de arquivo. Tente de novo. Se a mensagem voltar, anote o horário e fale com o suporte.

Não foi possível se conectar ao servidor para importar os dados.

O navegador perdeu a conexão durante o envio. Confira sua internet e envie de novo. ZIPs grandes demoram mais.

O botão Confirmar ou Atualizar Dados está desativado

A conta não tem o módulo exigido para a ação. Veja o aviso “Depende do módulo” no começo desta página.

Empresa não possuí certificado válido.

A empresa não tem certificado digital vinculado do tipo e-CAC ou Ambos. Vincule o certificado no cadastro da empresa e inicie a busca de novo.

Não foi possível recuperar o certificado da empresa (CNPJ). Verifique se não há algum certificado expirado.

O certificado vinculado venceu ou não pôde ser aberto. Substitua o certificado e inicie a busca de novo.

Acesso do ESocial bloqueado por pendências, acesse o esocial com o certificado (nome) e identifique as pendências

O eSocial barrou o acesso da empresa até que pendências sejam resolvidas. Entre no portal com o certificado citado na mensagem, resolva as pendências e inicie a busca de novo.

O procurador não possui perfil com autorização de acesso à Web

O certificado entra no eSocial como procurador, e o perfil dele não tem autorização para o acesso web. Ajuste a procuração no eSocial.

Mensagens do login no gov.br

O HubCount entra no eSocial pela Conta gov.br. Estas mensagens vêm dessa etapa e aparecem em Mensagem com o status Erro de autenticação.

Mensagem	O que fazer
Certificado Digital revogado.	O certificado foi revogado. Vincule outro.
O certificado está vencido, não é possível fazer o login no Gov.br	Renove o certificado e vincule o novo.
Autorização de uso do certificado necessário no portal gov.br	Autorize o uso do certificado no portal gov.br.
Erro ao logar na conta GOV com o certificado, verifique a autorização de dados na conta GOV com o certificado relacionado à empresa.	Confira, na conta gov.br, a autorização de dados para o certificado da empresa.
Acesso configurado com verificação em duas etapas, para continuar usando os serviços do Conta GOV é necessário desabilitar essa função no portal.	Desligue a verificação em duas etapas da conta gov.br usada pelo certificado.
Não foi possível realizar o login na Conta GOV devido a falha na quebra do CAPTCHA ou instabilidade no acesso. Tente novamente mais tarde.	Aguarde e inicie a busca de novo.

ESocial não retornou arquivos, tente realizar a busca manualmente.

O eSocial não liberou o arquivo do mês. Peça o período no portal, baixe o ZIP e envie por Importar XMLs.

Erro ao processar arquivo, tente novamente mais tarde

O HubCount baixou o arquivo, mas não conseguiu ler. Marque a busca com Marcar para Reprocessar e use Reprocessar Arquivos Selecionados. Se repetir, fale com o suporte.

Ocorreu um erro ao processar sua requisição. Por favor, entre em contato com o suporte técnico.

O pedido de busca em lote foi recusado. Um motivo comum é marcar mais de 50 empresas sem ser administrador. Marque menos empresas e tente de novo.

Próximos passos

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