Passo a passo
Como cadastrar responsáveis e representantes das empresas no HubCount
Cadastre o contador (responsável, com CRC) e o contato do cliente (representante) e veja onde o HubCount usa esses dados: DFs oficiais e e-mails do Alertas.
Você cadastra o responsável (o contador do escritório) e o representante (a pessoa do cliente) uma vez e liga os dois a cada empresa. O HubCount usa esses dados nas demonstrações financeiras oficiais, na declaração de faturamento e nos e-mails do HubCount Alertas.
| Responsável | Representante | |
|---|---|---|
| Quem é | O contador que responde pela empresa. | A pessoa do cliente que responde pela empresa. |
| Rótulo no cadastro da empresa | Responsável (Contador) | Representante (Cliente) |
| Campos próprios | CRC e UF. | Nenhum. |
| Aparece em | DFs oficiais, declaração de faturamento e e-mails. | DFs oficiais, declaração de faturamento e e-mails. |
Não confunda com o usuário responsável por empresas. O usuário é quem acessa o HubCount e acompanha a carteira. Ele está em Usuários e autorizações.
Antes de começar
- Abra o menu Cadastros e clique em Responsáveis ou em Representantes.
- Para criar, editar e apagar, o usuário precisa das autorizações Criar novo responsável, Editar responsável e Deletar responsável, e das equivalentes de representante. Veja Usuários e autorizações.
- Reúna o CPF e o e-mail de cada pessoa. No responsável, tenha o CRC à mão.
Cadastrar um responsável
- Em Responsáveis, clique em Novo responsável. A janela Gerenciar Responsáveis abre.
- Preencha o Nome e o CPF.
- Preencha o CRC e escolha a UF do registro no conselho.
- Informe o DDD e o Telefone, se quiser.
- Informe o Endereço de Email. Para mais de um, separe com ponto e vírgula.
- Clique em Salvar. A tela mostra Responsável criado com sucesso!.
| Campo | O que faz | Obrigatório |
|---|---|---|
| Nome | Nome do contador. Aparece nas DFs oficiais. | Sim |
| CPF | 11 dígitos, com máscara. | Sim |
| CRC | Registro no Conselho Regional de Contabilidade. As DFs oficiais e a declaração de faturamento exigem o CRC. | Não, mas as DFs travam sem ele |
| UF | Estado do CRC. | Não |
| DDD | Dois dígitos. Aceita só números. | Não |
| Telefone | Quatro ou cinco dígitos, um hífen opcional e quatro dígitos. | Não |
| Endereço de Email | Um ou mais e-mails, separados por ponto e vírgula. Cada um precisa ter formato válido. | Sim |
Cadastrar um representante
- Em Representantes, clique em Novo representante.
- Preencha o Nome, o CPF e o Endereço de Email. DDD e telefone são opcionais.
- Clique em Salvar. A tela mostra Adicionado com sucesso.
Os campos são os mesmos do responsável, sem CRC e sem UF. A janela se chama Gerenciar Representantes e pede o nome, o CPF e o e-mail como obrigatórios. O telefone do representante tem máscara de 5 dígitos, um hífen e 4 dígitos.
A lista, a edição e a exclusão
As duas listas funcionam do mesmo jeito. O campo Pesquisar... filtra por nome e CPF. Clique no cabeçalho para ordenar e use o botão de exportação para baixar a lista toda.
As colunas do responsável são ID, Nome, CPF, Endereço de Email, DDD, Telefone, Crc, UF e Data de criação. As do representante são as mesmas, sem Crc e UF. Na coluna de e-mail, os endereços aparecem separados por vírgula.
O menu da linha tem estas ações.
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Editar | Abre a janela do cadastro. |
| Deletar | Apaga depois de uma confirmação. A tela mostra Deletado com sucesso.. |
| Gerenciar Tags | Só no responsável. Liga tags ao responsável. As tags servem para filtrar a carteira no HubCount Alertas. |
Para apagar várias pessoas de uma vez, marque as linhas e use o botão Deletar em lote.
Você também cadastra e edita as duas pessoas sem sair do cadastro da empresa. Na aba Outras Informações, os botões Editar responsável, Novo responsável, Editar representante e Novo representante abrem a mesma janela.
Onde o HubCount usa esses dados
| Onde | O que usa |
|---|---|
| DFs oficiais e declaração de faturamento | O nome, o CPF e o CRC do responsável, e o nome e o CPF do representante. O assistente lê o cadastro da empresa e exige o CRC do contador. Veja DFs oficiais e Declaração de faturamento. |
| Regras de envio de e-mail do HubCount Alertas | O destinatário de uma regra pode ser o responsável, o representante ou outros e-mails. Veja a seção sobre regras de envio em Visão geral do HubCount Alertas. |
| Cadastro da empresa | Os dois campos são obrigatórios. Sem eles, o cartão HubCount B.I. não avança. Veja Empresas. |
| Importação de empresas por Excel | A planilha pede nome, CPF e e-mail do responsável e do representante. Se o CPF já existe, o HubCount atualiza o cadastro. Se não, cria. |
Exemplo: a Contabilidade Exemplo e a Aurora
A Contabilidade Exemplo cadastra uma contadora como responsável, com o CRC e a UF, e a diretora financeira da Aurora Comércio Ltda como representante.
| Passo | O que ela faz |
|---|---|
| 1 | Cadastra a contadora em Responsáveis, com dois e-mails separados por ponto e vírgula, o do escritório e o dela. |
| 2 | Cadastra a diretora financeira em Representantes. |
| 3 | Escolhe as duas na aba Outras Informações da Aurora Comércio Ltda e da Aurora Logística Ltda. |
| 4 | Ao gerar as DFs oficiais da Aurora Comércio Ltda, o assistente já traz o nome, o CPF e o CRC da contadora. |
| 5 | Em uma regra de e-mail do HubCount Alertas, escolhe o representante como destinatário. A diretora recebe o aviso no endereço cadastrado. |
Problemas comuns
Exclusão não permitida. Responsável vinculado a uma ou mais mais empresas.
O responsável está ligado a empresas. Abra cada empresa, troque o responsável na aba Outras Informações e apague de novo. O aviso do representante é igual, com Representante no lugar.
O DDD deve conter exatamente 2 dígitos.
O DDD tem mais ou menos de dois dígitos. Este mesmo aviso aparece no representante quando o nome está vazio. Confira os dois campos.
O CPF deve conter exatamente 11 dígitos numéricos.
O CPF do representante tem menos ou mais de 11 dígitos. Confira os números.
O número de telefone deve conter entre 8 e 9 dígitos.
O telefone do representante tem tamanho fora do padrão. Digite 8 ou 9 dígitos, sem o DDD.
O endereço de e-mail ‘nome@exemplo’ não é válido.
O e-mail citado no aviso está mal escrito. Corrija e salve. Com vários e-mails, o HubCount confere um por um.
O CRC do contador deve ser preenchido
O assistente de DFs oficiais, ou o de declaração de faturamento, parou na etapa de informações porque o CRC está vazio. Complete o CRC no cadastro do responsável. Veja DFs oficiais.