Tutorial
Primeiros passos do escritório: da primeira empresa ao cliente
Tutorial do escritório: cadastre a primeira empresa e os usuários, envie o balancete, faça o De-Para, abra o BI, libere ao cliente e ligue o HubCount Alertas.
No fim deste tutorial você terá a Aurora Comércio Ltda cadastrada, com o balancete enviado e o De-Para feito, o BI aberto, um cliente com acesso ao dashboard e o HubCount Alertas pronto para consultar as certidões dela. É o caminho que o escritório percorre com cada empresa nova. Cada passo é curto e leva à página que explica o detalhe.
O exemplo usa a Contabilidade Exemplo, o escritório fictício, e a Aurora Comércio Ltda, uma empresa fictícia.
Antes de começar
| O que você precisa | Para quê |
|---|---|
| Usuário com as autorizações de criar empresas, grupos, usuários e certificados | Passos 1, 2 e 6. |
| O balancete de cada mês, exportado do ERP da empresa | Passo 3. |
| O certificado digital A1 da empresa, com a senha | Passo 6. |
1. Cadastre a primeira empresa
Toda empresa precisa de um grupo, de um responsável (o contador) e de um representante (o cliente). Cadastre os três antes da empresa.
-
Abra o menu Cadastros, clique em Grupos e em Criar novo grupo. Digite o Nome do grupo, por exemplo Grupo Aurora, e clique em Salvar.
-
Em Responsáveis, clique em Novo responsável. Preencha o nome, o CPF, o CRC e o e-mail do contador, e salve.
-
Em Representantes, clique em Novo representante. Preencha o nome, o CPF e o e-mail do cliente, e salve.
-
Abra Empresas e clique em Criar nova empresa. Escolha o cartão HubCount B.I. (a descrição é Cadastro rápido para relatórios, balancetes e configuração contábil.).
-
Preencha o tipo da empresa, o grupo, o CNPJ, o nome e o plano de contas. Escolha o representante e o responsável e clique em Salvar.
-
Na pergunta da implantação automática, clique em Fazer implantação manualmente. Neste tutorial você envia o balancete por arquivo.
Cada cadastro tem uma página: Grupos e segmentações, Responsáveis e representantes e Empresas. Se a empresa entregou ECD à Receita, a implantação rápida pela ECD busca os dados sozinha. Para somar as empresas de um grupo econômico no BI consolidado, veja Organizações empresariais.
2. Crie os usuários do escritório
- Abra Administração e clique em Usuários.
- Clique em Criar novo usuário. Preencha o nome, o sobrenome, o e-mail e o login.
- Marque Ativo. Sem essa marca, a pessoa não consegue entrar.
- Abra a aba Autorizações e marque ao menos uma autorização. Para a analista que vai operar o BI, escolha uma autorização com as permissões de BI.
- Clique em Salvar.
O usuário do cliente você não cria aqui: o HubCount cria quando você compartilha o dashboard (passo 5). A página Usuários e autorizações explica as autorizações, o limite por empresa e a importação por Excel. A diferença entre os dois tipos de usuário está em Usuário do escritório e usuário cliente.
3. Envie o balancete e faça o De-Para
- Abra o BI da Aurora: no menu BI Contábil, clique em HubCount BI. Na janela Selecione uma Empresa ou Organização Empresarial, deixe marcada a opção Empresa, escolha a empresa em Selecione a Empresa e clique em Ir. Se o assistente de implantação abrir, clique em Fazer implantação manualmente.
- Clique no ícone de engrenagem (Configurações) e escolha DataLake - Gestão de Dados.
- Em Minhas integrações, clique em Configurar no cartão Contábil, abra a aba Balancetes e clique em Adicionar Balancetes.
- Marque Upload via Arquivo, escolha o modelo do ERP da empresa e selecione os arquivos.
- Informe o mês de cada arquivo e clique em Salvar.
- Abra a aba De-Para e mapeie as contas pendentes do balancete para o plano da HubCount.
O envio tem três modos: arquivo do ERP, ECD e razão. A página Como enviar balancete no HubCount BI explica cada um, com a tabela de modelos de ERP. Quem tem o Integrador instalado pode enviar o balancete direto do ERP: veja Integrador ou Sync Agent. Os quatro jeitos de fazer o De-Para estão em De-Para. Para a folha de pagamento, o caminho é parecido, com os XMLs do eSocial: veja Primeiros passos no BI da folha.
4. Abra o BI da empresa e confira
- Volte ao dashboard da Aurora. Ele abre na Visão Padrão, categoria Contábil, aba Resumo.
- Confira se o calendário do topo cobre os meses enviados.
- Olhe o indicador de validação ao lado dos ícones do topo. O ícone verde, com a dica Dados válidos, quer dizer que não há pendências. O ícone de aviso, com a dica Existem pendências, clique para saber mais, abre os avisos, cada um com a mensagem e o caminho da correção.
Para trocar de empresa sem sair da tela, veja Como abrir o BI de uma empresa ou consolidado. O que cada aba mostra está em Visão Padrão e Apenas Contábil. Cada aviso do ícone tem a causa e a solução em Validações de dados. Se o cliente deve ver só os meses conferidos, aprove os meses em Balancetes.
5. Libere o dashboard para o cliente
- No dashboard da Aurora, clique no ícone Compartilhar Dashboard, no cabeçalho.
- Em Selecione primeiro as Visões, marque as visões que o cliente vai abrir.
- Em Selecione as Abas, marque as categorias e as abas de cada visão.
- Em Selecione os Usuários, escolha o cliente. Se ele ainda não tem usuário, digite o nome e clique em (Adicionar Novo Usuário).
- Clique em Enviar Convites.
O cliente recebe o e-mail de ativação e o convite com o link do dashboard. Ele entra no HubCount BI Web e vê só as visões e abas que você liberou. Veja o passo a passo, a revogação e o que o cliente enxerga em Compartilhar o dashboard com o cliente.
6. Ligue o HubCount Alertas
O HubCount Alertas consulta os portais do governo em nome da empresa. Para isso, a empresa precisa de um certificado digital A1 ligado ao cadastro.
- Abra o menu Cadastros e clique em Certificados / Logins.
- Clique em Adicionar novo certificado. Digite o nome, escolha o Tipo do Certificado, anexe o arquivo .pfx, digite a senha e escolha a Aurora na seleção de empresas.
- Clique em Salvar.
- No menu lateral, abra HubAlertas+ e escolha Resumo.
- Abra a aba CNDs, clique no ícone de atualizar (Atualizar CNDs), escolha a Aurora e os tipos de CND, e peça a consulta.
- Quando a consulta terminar, a Aurora mostra o status das certidões. Se algum item falhar, abra a área Logs da aba para ler a mensagem.
Antes de pedir a consulta, confira o cadastro da empresa: as CNDs pedem endereço com cidade e estado, e a aba só lista os tipos de documento que têm periodicidade configurada (veja CNDs). Cada área exige certificados e opções diferentes. A tabela completa está em Certificados e requisitos. O cadastro do certificado está em Certificados e logins. Cada aba tem a sua página, a partir da visão geral do HubCount Alertas.
Resumo do caminho
| Passo | Onde | Detalhe |
|---|---|---|
| 1. Cadastrar a empresa | Cadastros e Empresas | Empresas |
| 2. Criar os usuários | Administração e Usuários | Usuários e autorizações |
| 3. Enviar o balancete e fazer o De-Para | Data Lake, cartão Contábil | Como enviar balancete e De-Para |
| 4. Abrir o BI e conferir | BI Contábil, HubCount BI | Visões prontas e Validações |
| 5. Liberar para o cliente | Ícone Compartilhar Dashboard | Compartilhar com o cliente |
| 6. Ligar o HubCount Alertas | Certificados / Logins e HubAlertas+ | Certificados e requisitos |
Problemas comuns
Se algo não saiu como o tutorial descreve, procure a mensagem em Problemas comuns. Duas ocorrências são frequentes:
- O cadastro da empresa pede responsável e representante. O cartão HubCount B.I. exige os dois. Cadastre antes (passo 1).
- Os gráficos aparecem vazios. Confira se o calendário cobre os meses enviados e se o De-Para está completo (passos 3 e 4).
Próximo passo
Com a empresa no ar, aprofunde o que o escritório mais usa: a Auditoria BI, para acompanhar todas as empresas, a Customização do BI, para montar visões próprias, e o HubCount BI Studio, para criar dashboards a partir de qualquer dado.