Passo a passo
Como cadastrar departamentos e centros de custo da empresa
Cadastre, importe por planilha e copie departamentos ou centros de custo, vincule balancetes e usuários e filtre o dashboard por eles.
Departamentos e centros de custo separam os números de uma empresa em partes, como filiais, lojas ou projetos. Você cadastra a estrutura uma vez, envia um balancete para cada parte e filtra o dashboard por elas. Esta página mostra o cadastro, a importação por planilha, a cópia entre empresas, os vínculos com usuários e o filtro do dashboard.
Antes de começar
- A aba de departamentos fica ativa para quem tem a autorização Visualizar todos os departamentos.
- Para criar, editar e excluir, o servidor exige as autorizações Criar Departamento, Editar Departamento e Deletar Departamento. Sem a de exclusão, o botão de exclusão em lote fica desativado.
- O cadastro vale para uma empresa. Em um grupo de empresas, a lista mostra os departamentos de todas as empresas do grupo e os botões de cadastro ficam desativados.
Abrir o cadastro
- No Data Lake da empresa, clique na aba Gerenciar Departamentos (ou Gerenciar Centros de Custo). O caminho até o Data Lake está em Data Lake.
- A tela tem duas abas internas: Departamentos e Departamentos por Usuários. A primeira abre por padrão.
- A tabela mostra o nome, o código e o departamento pai de cada item. O campo Procurar Departamentos filtra por nome ou código, com 5, 10 ou 25 linhas por página ou todas.
Cadastrar um departamento
- Clique em Cadastrar departamento. A janela Criar Novo Departamento abre.
- Se o departamento é filho de outro, escolha o pai no campo Departamento Pai. A lista mostra cada departamento com o código. Para um departamento de primeiro nível, deixe Nenhum.
- Em Nome do Departamento, digite o nome. É obrigatório.
- Em Código departamento (Opcional), digite o código do departamento no sistema do cliente, se existir.
- Clique em Confirmar. A tela mostra Departamento cadastrado com sucesso!.
Para editar, clique no lápis da linha e salve. A tela mostra Departamento atualizado com sucesso!. Para excluir, clique na lixeira e confirme.
Regras do cadastro
| Regra | O que acontece |
|---|---|
| Código repetido | Dois departamentos da mesma empresa não podem ter o mesmo código. A tela mostra Já existe um departamento com o mesmo código de cliente. |
| Departamento pai | Um departamento não pode ser pai de si mesmo, nem de um departamento que já é pai dele. |
| Sem código | A tabela mostra N/A na coluna de código. |
| Exclusão | Excluir um departamento exclui também os filhos dele. As variáveis vinculadas a ele ficam sem departamento. |
| Exclusão com variáveis | Se há variáveis vinculadas, a confirmação avisa que elas serão desvinculadas. |
Não existe um cadastro separado de grupo de departamentos. A organização é feita pela hierarquia de pais e filhos.
Excluir em lote
- Marque os departamentos na tabela. A caixa do cabeçalho marca todos os da página.
- Clique em Deletar em Lote. O botão só fica ativo com dois ou mais itens marcados.
- Confirme a pergunta Tem certeza que deseja excluir os departamentos selecionados?.
Importar por planilha
- Clique em Importar departamento por planilha. A janela abre no passo Exportar Modelo.
- Clique em Baixar Modelo. O modelo já traz os departamentos atuais da empresa.
- Edite a planilha: um departamento por linha, a partir da linha 2. Para criar um filho, informe o nome do pai na coluna de pai. A planilha na aba Departamentos tem, na ordem, o nome do pai, o nome do departamento, o código e o código do pai.
- Clique em Próximo passo, escolha o arquivo .xlsx e clique em Próximo passo de novo.
- No passo Pronto, clique em Salvar. A tela mostra Importação feita com sucesso! e fecha a janela em instantes.
A importação reconhece o departamento pelo nome e pelo código, sem diferenciar maiúsculas de minúsculas.
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Departamento novo | É criado, com o pai informado. Pais são criados antes dos filhos. |
| Departamento que já existe | O HubCount atualiza o pai. Sem nome de pai na linha, ele passa a ser de primeiro nível. |
| Nome com mais de 128 caracteres | A importação falha e aponta a linha. |
Copiar para outras empresas
Use a cópia quando várias empresas têm a mesma estrutura.
- Abra a empresa que tem os departamentos prontos e clique em Copiar departamentos.
- Na janela Copiar os departamentos desta empresa para outras, escolha as empresas de destino no campo Selecione a Empresa. A opção Todas as empresas marca todas, menos a empresa de origem.
- Deixe marcada a opção Ignorar departamentos já existentes nas empresas selecionadas se alguma empresa de destino já tem departamentos com o mesmo código.
- Clique em Copiar. A tela mostra Departamentos copiados com successo e fecha a janela.
A empresa de origem precisa ter ao menos um departamento. Depois da cópia, abra uma das empresas de destino e confira a coluna Departamento Pai. Se algum vínculo de pai não aparecer, ajuste pelo lápis.
Importar do Report Contábil
Em contas sem os módulos Pacote Contábil e Pacote Automação, existe o botão Importar do Report Contábil. Ele traz para a empresa os centros de custo que estão cadastrados no plano de contas dela e ainda não existem na lista, e liga a eles os balancetes que já tinham esse centro de custo.
- Clique em Importar do Report Contábil.
- Confirme a pergunta Tem certeza que deseja importar os departamentos do Report Contábil?.
- Aguarde a mensagem Departamentos importados com sucesso..
Vincular usuários
A aba Departamentos por Usuários define a que departamentos cada usuário pertence. Ela só fica ativa para quem tem a autorização de usuários e só em empresa, não em grupo.
- Abra a aba Departamentos por Usuários.
- Na linha do usuário, escolha os departamentos na coluna de departamento. A lista aceita mais de um.
- Clique no ícone de salvar da linha. Para salvar vários de uma vez, marque as linhas e clique em Aceitar selecionados.
- Aguarde a mensagem Salvo com sucesso..
Quem não tem a autorização Visualizar todos os departamentos vê, na aba Balancetes do cartão Contábil, apenas os meses sem departamento e os dos departamentos em que está vinculado. O botão Aceitar selecionados só aparece para quem pode editar a configuração do relatório.
Vincular balancetes aos departamentos no envio
No assistente de envio, cada arquivo tem um seletor de centro de custo ou departamento. Deixe vazio para guardar o balancete sem departamento. Escolha um departamento para guardar o balancete nele. Balancetes do mesmo mês com departamentos diferentes convivem, e o reenvio substitui só o do mesmo departamento. O passo a passo está em Enviar balancete.
Cadastre os departamentos antes do envio. Um departamento que não existe no cadastro não pode ser escolhido no seletor.
Filtrar o dashboard por departamento
- No cabeçalho do dashboard, clique no ícone de funil com o número ao lado. A dica é Filtro por departamento.
- Digite no campo de busca para achar um departamento por nome ou código.
- Marque os departamentos. Marcar um pai marca todos os filhos dele. A opção Marcar todos marca tudo. A opção Sem departamento inclui os balancetes sem departamento.
- Clique em Aplicar. O dashboard recarrega com a seleção. O número ao lado do ícone mostra quantos itens estão marcados.
O HubCount lembra a seleção neste navegador, separada por empresa. Em outro navegador ou computador, o filtro começa vazio. Para limpar, abra o filtro, desmarque tudo e aplique.
Onde os departamentos aparecem
| Local | Como o departamento é usado |
|---|---|
| Envio de balancete | Cada arquivo é guardado em um departamento. |
| Aba Balancetes | O cartão mostra o departamento e a exclusão em lote filtra por ele. |
| Janela de detalhes do balancete | O filtro de departamentos limita a tabela. |
| Dashboard | O funil filtra todos os números. |
| Variáveis | Uma variável pode ser vinculada a um departamento. Veja Variáveis. |
| Orçamento | O orçamento é editado por departamento. Veja Orçamento e cenários. |
Exemplo: a estrutura da Aurora
A Aurora Comércio Ltda tem uma loja matriz e uma filial. A Contabilidade Exemplo monta a estrutura assim.
| Nome | Código | Pai |
|---|---|---|
| Matriz | 001 | Nenhum |
| Loja Centro | 011 | Matriz |
| Filial Campinas | 002 | Nenhum |
Em seguida, ela copia a estrutura para outra empresa do mesmo cliente, importa os balancetes de 09/2026 de cada parte e filtra o dashboard pela Matriz. Como Loja Centro é filha da Matriz, ao marcar a Matriz o filtro inclui a Loja Centro.
Problemas comuns
Necessário inserir o nome do Departamento.
O campo de nome está vazio. Preencha e confirme.
Já existe um departamento com o mesmo código de cliente.
Outro departamento da empresa já usa esse código. Use um código novo ou deixe o campo vazio.
Existem departamentos utilizando a si mesmo como ‘Departamento Pai’
Aparece na edição ou na importação quando o pai escolhido formaria um ciclo. Escolha outro pai.
A planilha está vazia ou não contém dados válidos.
O arquivo importado não tem linhas a partir da linha 2. Confira se você está usando a aba Departamentos do modelo.
Existem departamentos com nomes vazios na planilha.
Há uma linha com pai ou código, mas sem nome de departamento. Preencha o nome ou apague a linha.
Departamento pai ‘X’ não encontrado para o departamento ‘Y’.
O pai citado na planilha não existe nem aparece em outra linha. Confira o nome e o código do pai.
Houve um erro ao copiar o departamento para uma das empresas.
A cópia parou em uma empresa de destino. Se a mensagem cita um código repetido, marque a opção de ignorar os departamentos já existentes e copie de novo.
Ops, algo deu errado.
A exclusão ou a importação falhou. Tente de novo. Se a mensagem voltar, fale com o suporte.
O filtro por departamento não lista nenhum departamento
A empresa ainda não tem departamentos cadastrados ou você está sem a autorização para vê-los. Cadastre na aba de departamentos do Data Lake.