Como gerar as DFs oficiais em PDF ou Excel no HubCount BI

Você gera as demonstrações financeiras da empresa em Excel ou PDF, com o período, o comparativo e as opções que o cliente pede. O download começa sozinho no fim do assistente. Esta página mostra os passos, explica cada opção e lista as mensagens que podem aparecer.

Antes de começar

• Tenha a permissão Exportar DFs Oficiais ( BP / DRE / DMPL / DFC ). Sem ela, o item Gerar DFs Oficiais não aparece no menu Relatórios.
• Para assinar, tenha também a permissão Assinatura de Relatório. Sem ela, o passo de assinatura não existe.
• Envie os balancetes dos meses que vai exportar. A lista de meses do assistente vem dos balancetes enviados. Veja Como enviar balancete no HubCount BI.
• Cadastre o representante e o responsável (contador) da empresa, com o CRC. O assistente lê esses dados do cadastro e exige o CRC do contador. Veja Responsáveis e representantes.
• Para assinar o PDF, cadastre um certificado da empresa. Veja Certificados e logins.
• Espere a folha carregar. Enquanto os dados da folha carregam, o botão final fica desativado.

Abra o assistente

A janela Exportar demonstrações abre com uma linha de etapas no topo. As etapas mudam conforme as suas escolhas. Você pode clicar numa etapa já concluída para voltar a ela.

O item Gerar DFs Oficiais não aparece quando a visão aberta é a de folha.

Gere as demonstrações

Quando termina, a janela mostra Relatório gerado com sucesso! e o navegador baixa o arquivo. Para refazer com outras escolhas, clique em Gerar novamente.

O arquivo que você recebe

Formato	Arquivo	Como vem
Excel	ExportOfficialLayout2.xlsx	Um arquivo com uma planilha para cada demonstração marcada.
PDF	Reports.zip	Um ZIP com um PDF por demonstração, com nome no formato BP_2026.pdf ou DRE_2026.pdf. O Balanço usa o prefixo BP.

O PDF sai em retrato. Ele sai em paisagem quando a demonstração é a DMPL ou tem mais de 7 colunas de valores, o que acontece, por exemplo, num intervalo de 9 meses.

Referência das opções

Tipo de relatório

Opção	O que faz
Gerar relatório com intervalo de datas	Um período, com mês inicial e mês final. Mostra os meses do intervalo.
Gerar relatório comparativo	Compara dois meses lado a lado: o mês da DF e um mês comparativo anterior.

Não há tipo marcado por padrão. O botão Próximo passo só ativa depois da escolha.

Modo (só em organização empresarial)

Opção	O que faz
Gerar relatório com visualização padrão	Exporta as colunas da controladora e do consolidado.
Gerar relatório detalhado por empresa	Exporta uma coluna para cada empresa da organização. Fica desativada, com o aviso Não há dados por empresa disponíveis para este relatório., quando não há dados por empresa.

No modo detalhado por empresa, o assistente fixa o tipo em intervalo, desliga os valores acumulados, pede um mês só (Mês), usa o Balanço na vertical, liga a coluna de acumulado e esconde a coluna de média.

Valores acumulados

Opção	O que faz
Sim	Soma os resultados mês a mês ao longo do período.
Não	Mostra só o período.

A tela avisa: Opção não se aplica ao Balanço Patrimonial. A escolha não muda o Balanço.

Demonstrações e meses

A lista traz as demonstrações da configuração da empresa. De fábrica: Balanço Patrimonial, DFC, DMPL, DRA, DRE, Comparativo de Mercado, Demonstrativo EVA (Valor Econômico Agregado) e EBITDA, mais as demonstrações criadas na customização.

Campo	Quando aparece	Regra
Mês Inicial e Mês Final	Tipo intervalo	O mês final não pode ser anterior ao inicial.
Mês da DF e Mês Comparativo	Tipo comparativo	O mês comparativo precisa ser anterior ao mês da DF.
Mês	Modo detalhado por empresa	Um mês só, aplicado a todas as demonstrações.
Copiar datas de outra demonstração	Ícone de copiar, quando outra demonstração já tem datas	Copia os meses de outra demonstração marcada.
Tipo de seleção de segmentação de empresas	Quando o Comparativo de Mercado está marcado	Escolha as segmentações da comparação, por intersecção ou por todas. É obrigatório marcar ao menos uma.

A lista de meses junta os meses de balancete, de variáveis e de conectores da empresa, em ordem crescente. Na DMPL só aparecem os últimos meses de cada ano, e o mês comparativo é fixado em janeiro do mesmo ano.

Opções do Balanço Patrimonial

Opção	O que faz
Mostrar Passivo e Ativo Verticalmente	Ativo e passivo empilhados, um acima do outro. É o padrão.
Mostrar Passivo e Ativo Horizontalmente	Ativo e passivo lado a lado. Fica desativada em relatório por intervalo exportado em PDF, com o aviso Não é possível selecionar o layout horizontal para relatórios com intervalo de datas ao exportar em PDF.

Esta etapa só aparece quando o Balanço está marcado e o modo não é detalhado por empresa.

Departamentos ou centros de custo

O nome do campo é Departamentos ou Centros de Custo, conforme o módulo da conta. A etapa só aparece quando a empresa tem departamentos cadastrados. Com nada marcado, o relatório inclui todos. Ao marcar um ou mais, só entram os saldos dos marcados.

Informações do responsável

Campo	Origem
Nome do responsável e CPF do responsável	Cadastro da empresa, em Representante (Cliente).
Nome do contador, CPF do contador e CRC do contador	Cadastro da empresa, em Responsável (Contador).
Cidade	Cidade do cadastro da empresa.

Todos os campos podem ser editados nesta etapa. A mudança vale só para este arquivo e não altera o cadastro. O avanço exige o CRC, mesmo em Excel. Em uma organização empresarial, preencha os campos à mão.

Opções de exportação

Opção	Padrão	O que faz
Excel	Marcado	Gera o .xlsx.
PDF	Desmarcado	Gera o ZIP com os PDFs.
Esconder linhas sem movimento	Desligado	Esconde as linhas sem movimento.
Arredondar Valores	Desligado	Remove os centavos e deixa só o valor inteiro.
Mostrar valores em milhares	Desligado	Divide o valor por mil e arredonda, para apresentar em milhar.
Esconder Linhas de Percentual?	Desligado	Esconde as linhas de percentual.
Esconder campo de assinatura	Desligado	Tira o campo de assinatura do PDF. Com ele ligado, a etapa de assinatura some.
Mostrar coluna de acumulado	Desligado	Acrescenta a coluna de acumulado. Não aparece no modo detalhado por empresa.
Mostrar coluna de média	Desligado	Acrescenta a coluna de média. Não aparece no modo detalhado por empresa.

Assinatura com certificado

A etapa Assinatura só existe para o PDF, para quem tem a permissão Assinatura de Relatório e quando Esconder campo de assinatura está desligado.

Opção	O que faz
Assinar como Cliente	Põe o texto de assinatura digital na coluna do responsável (o cliente).
Assinar como Contador	Põe o texto de assinatura digital na coluna do contador.
Não assinar	Gera o campo de assinatura com as linhas em branco, com nome, CPF e CRC.
Selecione o Certificado..	Aparece ao escolher cliente ou contador. Lista os certificados da empresa dos tipos e-CAC, NFS-e, ambos e assinatura de relatório.

No PDF, a assinatura aparece como o texto Este documento está assinado digitalmente por, seguido do nome do titular do certificado, da data e de Localização: Brasil. As linhas do responsável e do contador mostram nome, CPF e CRC. Sem certificado cadastrado, as duas primeiras opções ficam desativadas e a tela mostra Não há certificados cadastrados para esta empresa .

Mais de 12 meses em PDF

Em relatório por intervalo, o PDF de uma demonstração cobre no máximo 12 meses. Se você escolher mais, a janela pergunta antes de gerar. O título é Exportar Demonstrações Financeiras e o texto é: As DFs a seguir serão exportadas separadamente para PDFs anualmente, pois abrangem um período superior a 12 meses. Ao confirmar, o ZIP traz um PDF para cada bloco de 12 meses.

Exemplo: Balanço e DRE da Aurora em PDF

A Contabilidade Exemplo precisa entregar à Aurora Comércio Ltda o Balanço e a DRE de janeiro a setembro de 2026, em PDF, sem acumulado e com assinatura do contador.

Etapa	Escolha
Tipo	Gerar relatório com intervalo de datas
Acumulado	Não
Demonstrações	Balanço Patrimonial e DRE, com Mês Inicial 01/2026 e Mês Final 09/2026
Opções BP	Mostrar Passivo e Ativo Verticalmente, a única disponível em PDF por intervalo
Informações	Representante da Aurora, contador da Contabilidade Exemplo e CRC conferido
Opções	PDF, com Arredondar Valores ligado
Assinatura	Assinar como Contador, com o certificado A1 da Aurora

Como o período tem 9 meses, o assistente não pergunta sobre o limite de 12 meses. O arquivo baixado é Reports.zip, com BP_2026.pdf e DRE_2026.pdf. Com 9 colunas de meses, os dois PDFs saem em paisagem.

Problemas comuns

O CRC do contador deve ser preenchido

Você tentou avançar na etapa de informações sem o CRC. Preencha CRC do contador. Para não repetir, complete o CRC no cadastro do responsável da empresa.

A data final deve ser maior ou igual a data de inicio

No tipo intervalo, o mês final é anterior ao inicial. Escolha um mês final igual ou posterior.

A data de comparação deve ser menor ou igual a data selecionada da demonstração

No tipo comparativo, o mês comparativo não pode vir depois do mês da DF. Na lista, os meses iguais ou posteriores ao mês da DF aparecem desativados.

Preencha os campos de data para continuar.

Uma demonstração marcada ficou sem mês. Escolha os meses ou use Aplicar a todos.

Selecione ao menos uma demonstração para continuar.

Nenhuma demonstração está marcada. Marque ao menos uma ou use Tudo.

Não é possível selecionar o layout horizontal para relatórios com intervalo de datas ao exportar em PDF

O Balanço lado a lado não existe em PDF por intervalo. Use o layout vertical, ou troque para Excel ou para o tipo comparativo.

Não há dados por empresa disponíveis para este relatório.

O modo detalhado por empresa precisa de dados de cada empresa da organização. Confira os balancetes das empresas ou use o modo padrão.

Os dados da folha ainda estão carregando. Aguarde a conclusão para exportar as demonstrações.

O botão Gerar demonstrações fica desativado até a folha terminar de carregar. Espere alguns instantes e tente de novo.

Para exportar DFs detalhadas por empresa, informe a organização empresarial.

O modo detalhado só funciona em uma organização empresarial. Abra o BI consolidado e gere de lá. Veja Consolidado.

Para exportar DFs detalhadas por empresa, informe os balancetes das empresas da organização empresarial.

As empresas da organização não têm balancete no mês escolhido. Envie os balancetes e tente de novo.

Erro ao carregar o certificado digital. A senha está incorreta, verifique as informações do certificado e tente novamente.

A senha cadastrada para o certificado não abre o arquivo. Atualize o certificado em Certificados e tente de novo.

Erro ao carregar o certificado digital. Por favor, entre em contato com o suporte.

O servidor não conseguiu ler o certificado por outro motivo. Escolha outro certificado ou fale com o suporte.

Certificado não encontrado.

O certificado escolhido não existe mais. Escolha outro na etapa de assinatura.

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