Como fazer a implantação rápida de uma empresa pela ECD

Você deixa o HubCount buscar na Receita Federal as ECDs já entregues pela empresa, com o certificado A1, e importar o plano de contas, os balancetes mensais e o razão. No fim, a empresa abre no BI com dados e o De-Para já sugerido. Você não precisa montar nenhum arquivo.

Antes de começar

• Tenha a permissão Certificados. Sem ela, a oferta não aparece. Se alguém chegar ao assistente sem a permissão, a tela diz: Você precisa de permissão para gerenciar certificados para iniciar a implantação rápida.
• Tenha um certificado digital A1 do tipo e-CAC ou Ambos, dentro da validade. Certificado só de NFS-e não serve. Pode ser o certificado da própria empresa ou o de um procurador com procuração eletrônica para o serviço SPED no e-CAC. Veja Certificados e logins.
• Confirme que a empresa entregou ECD. A ECD é anual e só existe depois de entregue. Empresas do Simples Nacional normalmente não entregam.
• Abra uma empresa. A implantação não é oferecida em uma organização empresarial.

Onde o assistente aparece

Onde	Como
Ao abrir o BI de uma empresa sem nenhum dado	Abre sozinho para quem tem a permissão de certificados. Volta a cada visita enquanto a empresa não tiver dado em nenhuma base. Fechar ou escolher Fazer implantação manualmente não esconde a oferta para sempre.
Data Lake, aba Balancetes, quando a empresa não tem balancetes	Botão Começar implantação, com o texto Você pode deixar o HubCount buscar os dados contábeis direto na Receita Federal usando o certificado A1 da empresa.
Janela de envio de balancete, quando a empresa ainda não tem balancetes	Botão Começar implantação
Depois de salvar uma empresa nova pelo cartão HubCount B.I. do cadastro de empresa	Pergunta: Empresa salva. Quer rodar a implantação automática agora, buscando plano de contas, balancetes e lançamentos na Receita Federal? Com os botões Fazer implantação manualmente e Começar implantação.

A empresa só recebe a oferta automática se não tiver dado em nenhuma base do relatório: balancete, folha, orçamento, variável ou conector. Quem já tem só um cubo do HubCount BI Studio não recebe a oferta.

Faça a implantação

Ao fechar depois de concluída, o calendário do BI abre de janeiro a dezembro do último ano importado.

O que cada passo faz

Passo	O que acontece
Certificado digital	Confere o tipo (e-CAC ou Ambos), a validade e a leitura do arquivo.
Solicitar arquivos à Receita Federal	Pesquisa e pede à Receita as ECDs dos últimos três exercícios fechados.
Baixar os arquivos da escrituração	Baixa os arquivos, um por exercício. Se houver original e retificadora do mesmo ano, vale a retificadora.
Plano de contas	Cria um plano novo a partir da ECD ou usa o plano que você escolheu.
Balancetes	Grava um balancete por mês, sem o efeito dos lançamentos de encerramento.
De-para das contas com IA	Sugere o De-Para das contas com IA e com o plano referencial da Receita.
Razão contábil	Grava os lançamentos do razão.
Agendamento do eSocial	Liga a coleta automática do eSocial, quando a conta tem o módulo de folha.

Os passos rodam em sequência e cada um é salvo ao terminar. A tela diz: Isso pode levar alguns minutos. Você pode fechar esta janela e voltar depois; a implantação continua de onde parou.

Certificado do assistente

Quando o assistente não acha um certificado utilizável, a etapa Certificado digital mostra o motivo e três caminhos.

Ação	O que faz
Usar um certificado A1 já cadastrado	Lista os certificados e-CAC ou Ambos válidos já cadastrados na conta. Escolha um e clique em Usar este certificado. Ele é vinculado à empresa sem desvincular as outras empresas do certificado.
Cadastrar certificado A1	Abre uma janela para enviar o arquivo .pfx, o nome do certificado e a senha. O tipo será e-CAC e ele será vinculado à empresa.
Ou substitua o arquivo do certificado atual	Aparece quando já há um certificado vinculado. Troque o arquivo e a senha do certificado atual.

Se a empresa já tem um certificado e-CAC, o cadastro de um novo pergunta: Esta empresa já possui um certificado e-CAC. Deseja substituí-lo? Para cadastrar, é preciso a permissão de criar certificados. Quando o certificado é de outro CNPJ e a procuração não foi encontrada, a etapa avisa e deixa você seguir. Se a coleta falhar, outorgue a procuração eletrônica para o serviço SPED no e-CAC.

Período e dados importados

Item	O que o assistente faz
Período	Os três últimos exercícios fechados. Em 2026, são 2023, 2024 e 2025. A ECD do ano corrente ainda não foi entregue, por isso não vem.
Balancetes	Um por mês. O balancete sai sem o fechamento do exercício: o assistente desfaz os lançamentos de encerramento. Se a escrituração não traz lançamentos para isso, o balancete é aproximado, e o resumo avisa.
Plano de contas	Novo, a partir da ECD, ou vinculado ao plano que você escolher. O plano escolhido não tem os dígitos alterados.
De-Para	Sugestão automática. As contas que a IA não mapeia ficam pendentes, e o resumo diz quantas. Se o serviço de IA estiver fora do ar, o De-Para fica todo pendente e você conclui à mão.
Razão	Os lançamentos do exercício. Há um limite de 5 milhões de lançamentos por arquivo; acima disso, parte dos lançamentos não é importada e o resumo avisa o exercício.
Centros de custo	Não são importados.
eSocial	Agenda a primeira coleta quando a conta tem o módulo de folha. Os dados podem levar até 3 dias para chegar.

Se você roda a importação de novo, o HubCount apaga e regrava os meses de balancete que vai importar e o razão do exercício, em vez de duplicar os dados.

Entenda o resumo

A etapa Resultados tem a mensagem Implantação concluída e, abaixo, estas partes.

Parte	O que mostra
Tabela por exercício	Exercício, Contas, Meses de balancete e Lançamentos, com a marca Escrituração retificadora quando o arquivo é retificador.
Cobertura dos dados	O período com dados e o aviso de que a ECD é anual: o ano corrente e parte do anterior não vêm.
De-para e pendências	Quantas contas a IA mapeou e quantas continuam pendentes.
Próximos passos	Avisos como o plano novo criado, o eSocial agendado ou pulado, o balancete aproximado e o limite de lançamentos.

Para cobrir o período mais recente, use o conector do ERP ou envie o balancete do mês manualmente. Veja Como enviar balancete no HubCount BI.

Exemplo: Aurora Comércio Ltda

A Contabilidade Exemplo cadastra a Aurora Comércio Ltda pelo cartão HubCount B.I. e aceita a oferta de implantação automática. A Aurora entregou ECD de 2023 a 2025.

1. O assistente acha o certificado e-CAC da Aurora, valida e segue direto para o plano de contas.
2. Na etapa de plano de contas, a Contabilidade Exemplo escolhe Criar um plano de contas novo a partir da escrituração.
3. A importação roda os oito passos. O resumo mostra três exercícios, 12 meses de balancete em cada um e a retificadora de 2024 marcada.
4. O resumo avisa que a cobertura vai até dezembro de 2025. Para os meses de 2026, a Contabilidade Exemplo envia os balancetes de janeiro a setembro por arquivo.
5. Ela fecha o assistente, abre o BI da Aurora e completa o De-Para das contas que a IA não mapeou.

Problemas comuns

Você precisa de permissão para gerenciar certificados para iniciar a implantação rápida.

Seu usuário não tem a permissão Certificados. Peça a um administrador do escritório.

Esta empresa não possui certificado digital A1 cadastrado.

A empresa não tem certificado vinculado. Use Usar um certificado A1 já cadastrado ou Cadastrar certificado A1.

O certificado cadastrado não é do tipo e-CAC. Cadastre um certificado A1 do tipo ECAC ou Ambos.

O certificado vinculado é de outro tipo, como NFS-e. Vincule um certificado e-CAC ou Ambos.

O certificado da empresa está expirado ou não pôde ser lido.

O arquivo venceu, está corrompido ou a senha não abre o arquivo. Troque o arquivo e a senha em Ou substitua o arquivo do certificado atual.

Este certificado é de outro CNPJ e não encontramos procuração vigente para esta empresa.

É só um aviso. O assistente segue. Se a coleta falhar, a Receita devolve a recusa no passo que falhou. Nesse caso, o titular do certificado precisa outorgar a procuração eletrônica para o serviço SPED no e-CAC.

Nenhuma escrituração contábil digital (ECD) foi entregue à Receita Federal neste período.

A Receita não achou ECD da empresa nos últimos três exercícios. O texto completo diz que empresas do Simples Nacional normalmente não entregam e orienta usar o cadastro manual ou um conector de ERP. Os passos seguintes são pulados. Siga por Como enviar balancete no HubCount BI.

A coleta direta com a Receita Federal não está habilitada neste ambiente.

O ambiente em que você está não tem a coleta ligada. Use o envio manual de balancete.

Esta empresa já possui um certificado e-CAC. Deseja substituí-lo?

É uma confirmação, não um erro. Confirme para trocar o certificado vinculado por um novo. O cadastro novo só troca o vínculo se o arquivo e a senha estiverem corretos.

Só são aceitos arquivos .pfx.

No cadastro do certificado, o arquivo precisa ter a extensão .pfx. Exporte o certificado A1 nesse formato.

Outras situações

• Um passo ficou em vermelho com o texto da Receita. Os passos de coleta mostram o texto devolvido pela Receita. Os casos mais comuns são falta de procuração do certificado, acesso negado ao titular, certificado inválido e indisponibilidade da Receita. Clique em Tentar novamente para repetir o passo. Se o texto fala em procuração ou acesso, resolva no e-CAC antes de tentar de novo.
• O assistente reabre toda vez que entro na empresa. A oferta volta enquanto a empresa não tiver dado em nenhuma base. Importe ou envie ao menos um balancete.

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