Tutorial
Primeiros passos no BI contábil: da empresa à DF oficial
Tutorial do escritório: cadastre uma empresa, envie o balancete, faça o De-Para, abra o BI, confira as validações e gere a DF oficial em PDF.
No fim deste tutorial você terá a Aurora Comércio Ltda cadastrada, com os balancetes de 2026 enviados, o De-Para completo, o dashboard aberto e uma DF oficial em PDF baixada. É o caminho que o escritório percorre toda vez que traz uma empresa nova para o HubCount BI. Cada passo é curto e leva à página que explica o detalhe.
O exemplo usa a Contabilidade Exemplo, o escritório fictício, e a Aurora Comércio Ltda, uma empresa fictícia. Os balancetes são de janeiro a setembro de 2026.
Antes de começar
| O que você precisa | Para quê |
|---|---|
| Usuário com permissão para criar empresas | Passo 1. |
| Um representante (cliente) e um responsável (contador) cadastrados, com CRC | Passos 1 e 6. |
| O balancete de cada mês, exportado do ERP da empresa | Passo 2. |
| A permissão Upload | Passo 2. |
| A permissão Exportar DFs Oficiais ( BP / DRE / DMPL / DFC ) | Passo 6. |
1. Cadastre a empresa
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Abra Empresas e clique em Criar nova empresa.
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Escolha o cartão HubCount B.I. (a descrição é Cadastro rápido para relatórios, balancetes e configuração contábil.).
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Preencha o tipo da empresa, o grupo, o CNPJ, o nome e o plano de contas. Escolha o representante e o responsável.
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Clique em Salvar.
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Na pergunta da implantação automática, clique em Fazer implantação manualmente. Neste tutorial você envia os balancetes por arquivo.
O cadastro pelo cartão HubCount B.I. exige tipo da empresa, grupo, nome, CNPJ (ou CPF, no produtor rural), representante e responsável. Se a empresa entregou ECD à Receita, a opção Começar implantação busca os dados sozinha. Veja Implantação rápida pela ECD. O cadastro completo está em Empresas.
2. Envie o balancete
- Abra o dashboard da Aurora. Se a empresa ainda não tem dados, o assistente de implantação oferece a busca automática. Feche-o com Fazer implantação manualmente.
- Clique no ícone de engrenagem (Configurações) e escolha DataLake - Gestão de Dados.
- Em Minhas integrações, clique em Configurar no cartão Contábil, abra a aba Balancetes e clique em Adicionar Balancetes.
- Marque Upload via Arquivo, escolha o modelo ALTERDATA ( XLSX ) e selecione os arquivos de janeiro a setembro.
- Informe o mês de cada arquivo em Data do Balancete e clique em Salvar.
Quando termina, a aba Balancetes mostra um cartão por mês, de 01/2026 a 09/2026. Se um mês aparecer no grupo Balancetes com De-Para pendente, ele precisa de De-Para: é o próximo passo. O assistente tem outros modos (ECD e razão) e muitas opções, que estão em Como enviar balancete no HubCount BI.
3. Faça o De-Para
O De-Para liga cada conta do balancete da Aurora a uma conta do plano padrão da HubCount. Sem ele, os gráficos e as demonstrações não enxergam essas contas.
- Na janela do Data Lake, abra a aba De-Para.
- Mapeie as contas que aparecem como pendentes.
- Volte à aba Balancetes. Os meses saem do grupo de pendentes e ficam na lista principal.
No dashboard, enquanto houver contas sem correspondência, a faixa de aviso diz Atenção! Existem N Contas contábeis pendentes de de-para. Os tipos de De-Para, a importação por planilha e a sugestão por IA estão em De-Para.
4. Abra o BI da empresa
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No menu, abra BI Contábil e clique em HubCount BI.
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Na janela Selecione uma Empresa ou Organização Empresarial, deixe marcada a opção Empresa.
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Em Selecione a Empresa, escolha Aurora Comércio Ltda.
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Clique em Ir.
O dashboard abre na Visão Padrão, categoria Contábil, aba Resumo. Confira se o calendário do topo cobre os meses enviados. As abas e os gráficos estão em Visão Padrão e Apenas Contábil: o que cada aba mostra.
5. Confira as validações
No topo do dashboard, ao lado dos ícones, fica o indicador das validações.
| Indicador | O que significa |
|---|---|
| Ícone verde, com a dica Dados válidos | Não há pendências nos dados. |
| Ícone de aviso, com a dica Existem pendências, clique para saber mais | Há pendências. Clique para ver as faixas de aviso, cada uma com um botão Ver Detalhes. |
Confira, em especial, as contas sem De-Para e o aviso de que o balancete foi enviado com um número de dígitos diferente do plano. Para ver todas as empresas de uma vez, abra a Auditoria BI no menu BI Contábil. As regras de cada validação estão em Validações de dados, e a matriz mensal em Auditoria BI.
6. Gere a DF oficial
- No dashboard da Aurora, clique no ícone de raio e escolha Gerar DFs Oficiais.
- Escolha Gerar relatório com intervalo de datas e, em Acumulado, Não.
- Marque Balanço Patrimonial e DRE, com Mês Inicial 01/2026 e Mês Final 09/2026.
- Confira os dados do responsável e do contador. O CRC do contador é obrigatório.
- Escolha o formato PDF e clique em Gerar demonstrações.
O navegador baixa Reports.zip, com BP_2026.pdf e DRE_2026.pdf. O assistente tem opções de comparativo, departamentos, assinatura com certificado e valores em milhares, todas em Gerar DFs oficiais.
Resumo do caminho
| Passo | Onde | Detalhe |
|---|---|---|
| 1. Cadastrar a empresa | Empresas | Empresas |
| 2. Enviar o balancete | Data Lake, cartão Contábil | Como enviar balancete |
| 3. Fazer o De-Para | Data Lake, aba De-Para | De-Para |
| 4. Abrir o BI | BI Contábil, HubCount BI | Visões prontas |
| 5. Conferir as validações | Ícone de validação do dashboard | Validações de dados |
| 6. Gerar a DF oficial | Ícone de raio, Gerar DFs Oficiais | DFs oficiais |
Problemas comuns
Não há responsável nem representante cadastrados. Cadastre pelo menos um de cada antes de salvar.
O cadastro pelo cartão HubCount B.I. exige os dois. Cadastre o representante e o responsável antes de salvar a empresa. Veja Responsáveis e representantes.
O CRC do contador deve ser preenchido
A DF oficial e a declaração de faturamento exigem o CRC do responsável (contador). Complete o cadastro dele e gere de novo.
Os gráficos aparecem vazios
Confira se o calendário cobre os meses enviados, se há balancete no período e se o De-Para está completo. Veja Visão Padrão e Apenas Contábil: o que cada aba mostra.
Próximo passo
Com a empresa no ar, veja as demais funções da seção: a Auditoria BI para acompanhar todas as empresas, o Consolidado para grupos e as integrações de parceiros.