Como relacionar colaboradores a departamentos no BI da folha

O eSocial não diz em que departamento cada colaborador trabalha. Você informa isso uma vez no HubCount e, a partir daí, os gráficos da folha podem ser filtrados por departamento ou centro de custo. Esta página mostra como relacionar os colaboradores um a um, em lote ou por planilha. O cadastro dos departamentos em si está em Centros de custo e departamentos.

A configuração não é obrigatória. Sem ela, a folha aparece inteira, sem filtro por departamento.

Antes de começar

• Cadastre os departamentos antes. A lista de escolha só traz os departamentos já cadastrados na empresa.
• Importe os XMLs da empresa. Sem o evento de pagamento, a aba fica vazia. Veja Enviar XMLs do eSocial.
• Tenha as autorizações. Para ver a lista e salvar, Fazer de-para de Colaboradores e Departamentos e Ver detalhe dos colaboradores. Para importar planilha, também Fazer upload de dados.
• Abra uma empresa. Em uma organização empresarial, a aba fica desativada e mostra a dica Opção não disponível na versão preview, será disponibilizado em breve.

Abrir a aba

A tela mostra o título Parametrização da Folha de Pagamentos e o texto Abaixo você pode relacionar os colaboradores aos departamentos/centros de custo.

Relacionar um colaborador

Se você tentar salvar com a opção Sem departamento, o HubCount avisa: Informe o departamento do colaborador para confirmar.

Relacionar vários colaboradores

A escolha é por linha. Não existe um botão para aplicar o mesmo departamento a todas. Sem nenhuma linha marcada, o botão não faz nada. Se alguma linha marcada estiver sem departamento, nada é salvo e o HubCount avisa: Informe o departamento de todos os colaboradores selecionados para confirmar.

O campo de busca da barra da tabela procura por qualquer coluna.

Relacionar por planilha

Use a planilha quando muitos colaboradores vão para poucos departamentos.

Regras da planilha

Regra	O que acontece
Nome da aba	A planilha precisa ter a aba Funcionários. Use sempre o modelo baixado.
Linhas incompletas	Linha sem nome, CPF ou departamento é ignorada.
Departamento	Precisa existir no cadastro da empresa. O HubCount compara o nome ignorando espaços, mas diferencia maiúsculas de minúsculas. O código do departamento não vale como nome.
Colaborador	Precisa estar na lista de colaboradores da tela. Se a opção Exibir apenas usuários ativos está ligada, quem foi desligado não é encontrado.
Erros	Linhas com erro não impedem as demais. O HubCount salva as corretas e lista os erros.

Exportar os colaboradores

O botão Exportar colaboradores baixa a planilha AllContributors.xlsx. Ela tem a aba Com departamento e a aba Sem departamento, cada uma com as colunas Nome e Departamento. Se você marcou linhas, a planilha traz só elas. A opção Exibir apenas usuários ativos também vale para a exportação.

O que acontece depois de salvar

• O HubCount grava o departamento do colaborador e limpa o cache da folha.
• Quando você sai da aba, ou conclui a importação por planilha, o HubCount refaz os cálculos dos gráficos e recarrega a página. Por isso a tela pode piscar.
• No dashboard, o ícone de funil passa a filtrar a folha por departamento. O uso do filtro está em Centros de custo e departamentos.
• O aviso de colaboradores sem departamento some quando todos os ativos estão relacionados. Veja Validações da folha.

Referência da tela

Elemento	Quando aparece	O que faz
Exibir apenas usuários ativos	Sempre	Liga e desliga a lista de colaboradores desligados. Começa ligado.
Exportar colaboradores	Sempre	Exporta a planilha de colaboradores.
Importar de-para por planilha	Com a autorização Fazer upload de dados	Abre a importação por planilha.
Aceitar selecionados	Com a autorização Fazer de-para de Colaboradores e Departamentos ou Editar	Salva os colaboradores marcados.
Coluna Colaborador	Sempre	Nome do colaborador.
Coluna Departamento	Sempre	Departamento, editável com duplo clique. Mostra Sem departamento quando não há.

Exemplo: a Aurora

A Aurora Comércio Ltda tem 12 colaboradores e três departamentos cadastrados: Administrativo, Vendas e Estoque. Ao abrir a aba, a Contabilidade Exemplo vê 3 colaboradores em Sem departamento e o aviso no dashboard “Atenção! Existem 3 Colaboradores sem departamento.”

Passo	O que ela faz
1	Marca as 3 linhas sem departamento.
2	Baixa o modelo, preenche Vendas, Vendas e Estoque e importa.
3	Confirma a mensagem de sucesso e espera a página recarregar.
4	Abre o dashboard e filtra a folha por Vendas.

Problemas comuns

Informe o departamento de todos os colaboradores selecionados para confirmar.

Alguma linha marcada está em Sem departamento. Escolha o departamento dela ou desmarque a linha.

Informe o departamento do colaborador para confirmar.

Você clicou em salvar numa linha sem departamento. Escolha um departamento antes.

Erro ao cadastrar, tente novamente mais tarde.

O servidor recusou o salvamento. Tente de novo. Se continuar, fale com o suporte.

Funcionário X não encontrado.

O CPF da planilha não está na lista de colaboradores da tela. Confira o CPF, ou desligue a opção Exibir apenas usuários ativos se o colaborador foi desligado, e importe de novo.

Departamento X não encontrado.

O nome da planilha não bate com nenhum departamento da empresa. Copie o nome exato do cadastro ou cadastre o departamento antes.

A planilha não contém a aba de Funcionários. Por favor, utilize o modelo padrão.

A planilha enviada não tem a aba Funcionários. Baixe o modelo de novo e preencha nele.

Erro ao exportar colaboradores, tente novamente mais tarde.

A exportação falhou. Tente de novo.

A lista de colaboradores está vazia

A tela só lista colaboradores quando há pagamentos importados e o seu usuário tem a autorização Ver detalhe dos colaboradores. Confira os dois.

A lista de departamentos não mostra o que eu preciso

Cadastre o departamento antes, na aba Gerenciar Departamentos (ou Gerenciar Centros de Custo) do Data Lake, e volte.

Próximos passos

• Estabilidade
• Validações da folha
• Centros de custo e departamentos