Gestão de tempo: 5 tarefas que consomem a equipe no escritório contábil

Nem todo trabalho que faz parte do escopo do escritório deveria ocupar o tempo de execução da equipe.

Entre uma mensagem para responder, uma pendência para acompanhar, um documento para cobrar e um relatório para montar, é fácil terminar o dia com a sensação de que muita coisa foi feita.

Mas e o resultado dessas atividades? Está acompanhando a quantidade de demandas?

Quando você olha com mais atenção para a rotina, percebe que boa parte do tempo pode estar sendo consumida por tarefas operacionais e repetitivas que não precisam depender de uma pessoa o tempo todo.

Afinal, produtividade não é estar ocupado o dia inteiro. É usar o tempo onde ele realmente gera resultado.

Pensando nisso, listamos 5 tarefas que ainda consomem tempo demais no escritório contábil e como otimizar esse processo.

O que é gestão de tempo para contadores?

Na rotina contábil, não faltam tarefas para serem feitas. O que nem sempre está claro é quanto desse tempo está indo para as atividades que realmente precisam da equipe.

Gestão de tempo, nesse caso, tem menos a ver com fazer tudo mais rápido e mais com entender direcionar melhor a maneira de executar cada demanda.

Alguns recursos ajudam a colocar isso em prática:

1. Definir prioridades: separar o que é urgente, importante e o que pode ser programado evita que a equipe passe o dia apenas reagindo às demandas que chegam.
2. Organizar a rotina: ter processos, responsáveis e prazos claros ajuda a reduzir o tempo perdido decidindo o que fazer, procurando informações ou refazendo tarefas.
3. Usar tecnologia: atividades repetitivas, como acompanhar pendências, organizar atendimentos e reunir informações, podem ser automatizadas para liberar tempo para tarefas que exigem análise e conhecimento contábil.
4. Acompanhar como o tempo está sendo usado: olhar para a rotina também é importante. Se uma atividade consome horas da equipe toda semana, vale perguntar se existe uma maneira mais eficiente de executá-la.

Agora, vamos para as tarefas que roubam o tempo dos escritórios contábeis. 

1. Acompanhar pendências fiscais dos clientes manualmente

Consultar a situação fiscal de um cliente parece uma tarefa rápida. O problema é quando ela precisa ser repetida para dezenas ou centenas de empresas.

É preciso entrar nos portais, buscar uma CND, verificar o portal do e-CAC, conferir parcelamentos, mensagens do governo, identificar novas pendências e descobrir se aquilo que estava em aberto já foi regularizado.

E, quando aparece alguma irregularidade, ainda existe o trabalho de registrar, avisar o cliente e acompanhar a resolução.

Além disso, quando esse processo é feito manualmente, cliente por cliente, existe também o risco de uma pendência passar despercebida, principalmente quando o acompanhamento depende de planilhas, anotações, e-mails ou consultas feitas manualmente.

Se a equipe precisa entrar em cada sistema para descobrir o que aconteceu, existe um tempo considerável sendo gasto apenas para acompanhar a situação dos clientes.

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2. Atendimento descentralizado e informações perdidas

Uma informação está no WhatsApp. Outra está no e-mail. Uma terceira foi enviada em um grupo. E aquele pdf que o cliente enviou? Provavelmente está em algum lugar.

O atendimento é uma das atividades que mais pode fragmentar a rotina de um escritório contábil.

Quando as informações ficam distribuídas em diferentes canais, a equipe perde tempo não apenas respondendo mensagens, mas procurando o histórico necessário para dar seguimento na resolução.

E quanto maior a carteira de clientes, maior tende a ser esse problema.

Centralizar informações e comunicações não significa apenas organização. Significa diminuir o tempo que a equipe passa tentando descobrir onde está o que precisa.

3. Falta de atendimento automatizado no escritório contábil  

Nem toda mensagem que chega no WhatsApp precisa, de fato, de um atendimento especializado da equipe.

Existem dúvidas e solicitações simples, que se repetem ao longo do dia e poderiam ser respondidas automaticamente ou encaminhadas para o setor responsável.

Um atendimento automatizado pode, por exemplo, enviar informações, confirmar recebimentos, orientar o cliente sobre os próximos passos e direcionar solicitações, sem que alguém precise parar o que está fazendo para responder cada mensagem.

Parece pouco quando olhamos para uma única conversa. Mas, ao longo do dia, são várias interrupções que poderiam acontecer sem depender da equipe.

Automatizar o atendimento não significa deixar o cliente à mercê de um robô. Significa deixar a equipe disponível para os atendimentos que realmente precisam dela.

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4. Consolidar dados contábeis que poderiam ser monitorados automaticamente

Para analisar a situação de um cliente, o contador muitas vezes precisa buscar informações em diferentes sistemas, planilhas e fontes antes de conseguir enxergar o cenário completo.

• Receita x despesas.
• Margem de lucro x faturamento.
• Fluxo de caixa x contas a pagar e a receber.
• Folha de pagamento x receita.
• Impostos x faturamento. 

São dados financeiros, fiscais, contábeis e de outros processos que precisam ser reunidos, organizados e conferidos para então virar um relatório ou uma análise.

O problema é que consolidar esses dados manualmente também consome tempo.

Além do trabalho de reunir as informações, ainda existe a necessidade de conferir se os dados estão atualizados, se não ficou nada de fora e se tudo está correto antes de apresentar o resultado ao cliente.

Quando essas informações já estão integradas e organizadas em um sistema inteligente, como o HubCount BI Contábil, o escritório deixa de gastar tanto tempo procurando e consolidando dados e pode se dedicar mais àquilo que realmente exige análise.

Com os dados já consolidados e organizados, fica muito mais fácil acompanhar indicadores, comparar períodos e apresentar ao cliente uma visão mais completa do negócio.

5. Gerar relatórios, análises e apresentações contábeis

Depois de reunir os dados, ainda existe outra etapa que pode consumir bastante tempo: transformar essas informações em um relatório que faça sentido para o cliente.

É preciso apresentar os indicadores, organizar tabelas e gráficos, comparar períodos, destacar os principais números e, muitas vezes, montar uma apresentação do zero.

E não para por aí. Dependendo do cliente, o contador ainda precisa adaptar a análise para explicar o que aqueles números significam para o negócio.

Ou seja, o tempo que poderia ser usado para analisar os resultados acaba sendo gasto preparando a forma de apresentá-los.

Com Business Intelligence para contadores e inteligência artificial, é possível automatizar a geração de relatórios e apresentações a partir dos próprios dados contábeis, essa etapa pode ficar muito mais simples.

Assim, em vez de começar cada relatório do zero, o contador pode dedicar seu tempo ao que realmente importa: interpretar os números e ajudar o cliente a entender o que eles dizem sobre o negócio.

Como reduzir as tarefas que consomem tempo no escritório contábil

Contador, e se parte dessa rotina pudesse acontecer sem depender de tantos processos manuais que consomem o tempo da equipe?

A tecnologia já pode ajudar o escritório a automatizar tarefas como monitoramento fiscal, atendimento e consolidação de dados, deixando a equipe mais disponível para analisar informações e atuar de forma consultiva.

E é justamente sobre isso que a HubCount vai falar no dia 16 de setembro, às 14h.

No lançamento do Plano Performance Consultiva, vamos apresentar uma nova forma de pensar a operação do escritório contábil, reunindo automação, atendimento e dados em uma mesma solução.

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