Como criar uma rotina de prospecção no escritório de contabilidade

O processo de prospecção é muito mais fácil quando chegam indicações, surgem oportunidades ou alguém demonstra interesse nos serviços contábeis. Mas nem sempre é o cliente que bate à porta.

O problema é que, se você depende apenas de indicações, o crescimento do escritório também passa a depender de oportunidades que não estão sob o seu controle.

A prospecção ativa é o oposto: é a contabilidade indo atrás do cliente ideal, de forma estruturada e recorrente, em vez de esperar que ele apareça.

É compreensível que, entre obrigações fiscais, prazos, atendimento e gestão da equipe, encontrar espaço para buscar novos clientes nem sempre seja simples.

Criar uma rotina de prospecção ajuda a mudar essa dinâmica. E você não precisa montar uma grande operação comercial para começar.

Neste artigo, vamos ensinar como fazer isso.

O que é uma rotina de prospecção para escritório de contabilidade?

Uma rotina de prospecção é um conjunto de atividades planejadas e recorrentes para identificar potenciais clientes, iniciar conversas, acompanhar oportunidades e avançar nas negociações.

Você estabelece o que precisa ser feito, com que frequência, por quem e como os resultados serão acompanhados.

Em vez de procurar empresas somente quando a carteira precisa crescer, o escritório passa a trabalhar continuamente para encontrar novos negócios.

Essa rotina pode incluir:

• Pesquisa de empresas que correspondam ao perfil de cliente desejado.
• Contatos por telefone, e-mail, LinkedIn ou outros canais adequados.
• Participação em eventos e construção de parcerias.
• Acompanhamento de conversas e propostas comerciais.
• Produção de conteúdos que demonstrem a especialidade do escritório.
• Análise dos resultados para identificar o que funciona melhor.

O formato depende da estrutura e dos objetivos de cada escritório. Um profissional que trabalha sozinho pode começar reservando alguns períodos da semana. Já uma operação com equipe comercial pode distribuir as atividades entre pesquisa, abordagem, reuniões e acompanhamento.

O mais importante é que a prospecção tenha continuidade e não dependa exclusivamente de uma necessidade urgente de faturamento.

Por que a prospecção costuma ficar em segundo plano na contabilidade?

Muitos contadores entendem a importância do crescimento comercial, mas encontram obstáculos para transformar essa intenção em uma atividade recorrente.

Um deles é a própria natureza do trabalho contábil. Existem prazos, entregas e demandas que exigem atenção imediata. Quando aparece uma urgência, é natural priorizá-la.

A prospecção, por outro lado, costuma apresentar resultados ao longo do tempo. Uma conversa iniciada hoje pode levar semanas até se transformar em contrato. Por isso, quando não existe um processo definido, é fácil adiar uma atividade cujo retorno não será imediato.

Outro obstáculo é a falta de clareza sobre quem abordar e o que dizer. Sem um público definido, o contador pode passar horas procurando empresas, enviar mensagens genéricas e terminar o dia sem saber se avançou.

Como criar uma rotina de prospecção no escritório contábil?

1. Defina quais clientes você deseja conquistar
Comece observando a carteira atual. Quais clientes apresentam uma boa relação entre honorários, esforço operacional e qualidade do relacionamento? Em quais segmentos sua equipe tem mais experiência? Que tipo de demanda você consegue atender bem?

A partir dessas respostas, estabeleça critérios para orientar a prospecção, considerando fatores como:

• Segmento de atuação da empresa.
• Porte e complexidade da operação.
• Localização, quando isso for relevante.
• Serviços que o escritório está preparado para oferecer.
• Necessidades que você consegue atender com competência.

Esse perfil funciona como um filtro. Em vez de procurar qualquer empresa que possa precisar de contabilidade, você passa a buscar negócios com maior compatibilidade com a estrutura e a proposta do escritório.

2. Estabeleça metas de prospecção realistas

Depois de definir quem deseja alcançar, é hora de estabelecer uma meta que seja possível cumprir e acompanhe a evolução ao longo das semanas.

Você pode estabelecer objetivos relacionados a:

• Quantidade de novas empresas pesquisadas.
• Número de primeiros contatos realizados.
• Conversas efetivamente iniciadas.
• Reuniões comerciais agendadas.
• Propostas enviadas.
• Contratos conquistados.

É importante diferenciar atividade de resultado. Fazer 20 contatos em uma semana é uma medida de execução. Conquistar três novos clientes é uma medida de resultado. As duas informações são úteis, mas mostram aspectos diferentes do processo.

3. Escolha os canais de prospecção adequados

Existem diferentes formas de encontrar potenciais clientes.

Indicação de clientes e parceiros

Clientes satisfeitos, consultores empresariais, advogados e outros profissionais que atendem empresas podem ajudar a aproximar o escritório de novos negócios.

Em vez de esperar que as indicações aconteçam espontaneamente, mantenha relacionamentos profissionais e deixe claro quais empresas você está preparado para atender.

LinkedIn e redes sociais

Esses canais permitem conhecer empresas, acompanhar movimentações do mercado e demonstrar a especialidade do escritório por meio de conteúdos relevantes.

Publicações sobre dúvidas tributárias, organização financeira e desafios específicos de determinados segmentos ajudam o potencial cliente a entender como você pensa e trabalha.

E-mail e telefone

O contato direto pode funcionar quando existe um motivo pertinente para iniciar a conversa. Pesquise a empresa, procure entender seu contexto e apresente o escritório de maneira personalizada.

Evite mensagens genéricas que poderiam ser enviadas para qualquer negócio. Quanto mais clara for a relação entre a necessidade do potencial cliente e o serviço oferecido, mais natural tende a ser a abordagem.

Eventos e networking

Encontros empresariais, associações comerciais e eventos de determinados segmentos ajudam a construir relacionamentos que podem evoluir para oportunidades comerciais.

Independentemente do canal escolhido, priorize aqueles que você consegue manter com consistência. É melhor desenvolver um processo bem acompanhado em dois canais do que tentar estar em todos sem conseguir dar continuidade às conversas.

4. Prepare uma abordagem que desperte interesse

Um dos erros mais comuns na prospecção é começar falando exclusivamente sobre o escritório.

Apresentar o tempo de mercado, a equipe e a lista de serviços pode ser importante em determinado momento da negociação. Porém, no primeiro contato, o potencial cliente ainda precisa entender por que aquela conversa merece sua atenção.

Antes de abordar uma empresa, pesquise o que for possível sobre sua atividade e seu contexto. A partir daí, procure estabelecer uma conexão entre o que você conhece e o tipo de contribuição que pode oferecer.

Um dos erros mais comuns na prospecção é começar falando exclusivamente sobre o escritório.

Para entender melhor como apresentar seus serviços e construir uma estratégia comercial para o escritório, confira nosso eBook O Método da Contabilidade Lucrativa. Nele, mostramos práticas que podem ajudar você a desenvolver uma atuação mais estratégica e trabalhar o crescimento do negócio.

5. Use tecnologia a seu favor

A tecnologia também pode ser uma aliada na hora de prospectar novos clientes, principalmente quando você quer mostrar o diferencial do seu escritório.

Para oferecer serviços consultivos, é importante saber mostrar o seu diferencial no mercado.

Com os relatórios visuais do  HubCount BI Contábil, você consegue apresentar indicadores de forma mais clara e mostrar como a contabilidade pode ajudar o empresário a enxergar melhor o próprio negócio.

Imagine poder levar essa visão para uma conversa comercial e mostrar ao potencial cliente que seu trabalho vai além das obrigações fiscais. Você passa a ter exemplos concretos do que pode oferecer, facilitando a compreensão do seu diferencial e da contribuição da contabilidade para a empresa.

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