Automação na contabilidade: o que é e como fazer?

A rotina de um escritório contábil envolve muito mais do que conhecimento técnico. Entre obrigações fiscais, acompanhamento de pendências e elaboração de relatórios, são muitas as tarefas que consomem tempo do escritório.

Hoje, o contador também precisa atender clientes, vender serviços, gerenciar o escritório, liderar equipes e por aí vai.

E quando boa parte desses processos ainda é feita manualmente, o crescimento pode ficar comprometido ou vir acompanhado de mais trabalho operacional, mais cobranças e mais dificuldade para manter a rotina organizada.

A automação na contabilidade permite reduzir o trabalho manual gasto em atividades operacionais e liberar tempo para tarefas que dependem mais da atuação do contador, como gestão, relacionamento e análise.

Mas quais atividades realmente vale a pena automatizar em um escritório contábil?

Neste artigo, vamos mostrar o que é automação na contabilidade, como fazer e quais processos podem ser automatizados.
 

O que é automação na contabilidade?

Automatizar a contabilidade é fazer o uso de tecnologias e sistemas para executar automaticamente tarefas que antes dependiam de ações manuais da equipe do escritório.

Isso pode envolver desde o monitoramento de pendências fiscais até a organização do atendimento e a geração de relatórios contábeis.

O objetivo não é substituir o trabalho do contador, mas reduzir o tempo gasto em atividades operacionais e permitir que a equipe concentre seus esforços em tarefas que exigem conhecimento técnico, análise e relacionamento com o cliente.

Por isso, a automação para escritórios contábeis pode ser aplicada em diferentes áreas da operação.

Quais são os benefícios da automação para escritórios contábeis?

Quando aplicada aos processos certos, a automação pode trazer ganhos em diferentes áreas da operação.

Entre os principais estão:

1. Mais produtividade: a equipe passa menos tempo executando tarefas repetitivas.
2. Menos retrabalho: processos automatizados podem reduzir etapas manuais desnecessárias.
3. Mais organização: informações e demandas podem ser centralizadas em sistemas próprios.
4. Redução de erros operacionais: menos processos manuais podem significar menos oportunidades para falhas.
5. Escalabilidade: o escritório consegue atender mais empresas sem necessariamente aumentar a equipe na mesma proporção.
6. Mais tempo para atividades consultivas: com menos tarefas operacionais, o contador pode dedicar mais atenção à análise e ao relacionamento com seus clientes.

Automatizar a contabilidade significa substituir pessoas?

Não. Essa é uma das principais dúvidas quando o assunto é tecnologia na contabilidade.

A automação deve assumir tarefas repetitivas e previsíveis, enquanto o profissional continua responsável por atividades que dependem de conhecimento, interpretação e relacionamento.

Em outras palavras, a tecnologia cuida do operacional enquanto o contador passa a ter mais espaço para utilizar sua expertise.

Quais tarefas contábeis automatizar na contabilidade?

Nem todo processo precisa ser automatizado. O melhor ponto de partida são aquelas atividades que apresentam três características:

• São realizadas dentro da rotina de forma fixa;
• Seguem um padrão ou fluxo previsível;
• Consomem muito tempo da equipe;
• Existe risco de erro manual ou esquecimento;
• O entendimento de que equipe poderia estar fazendo algo mais estratégico.

A partir desses critérios, alguns processos se destacam.

1. Monitoramento de pendências fiscais

Acompanhar constantemente a situação fiscal dos clientes é uma atividade importante, mas que pode consumir muitas horas da equipe quando realizada manualmente. É preciso acessar diferentes portais do governo, como e-CAC, CND, DET e FGTS Digital, muitas vezes empresa por empresa.

Além de consumir tempo, esse processo está sujeito a instabilidades, CAPTCHAs, falhas de consulta e até esquecimentos, aumentando o risco de um prazo passar despercebido.

Em vez de depender de consultas recorrentes, planilhas ou controles paralelos, uma ferramenta de automação pode monitorar a situação fiscal e sinalizar novas ocorrências.

O HubCount Alertas, por exemplo, centraliza as pendências fiscais de todos os clientes em um único sistema e gera alertas sempre que chega algo novo.

Assim, o escritório reduz o trabalho operacional e ganha mais controle sobre a situação fiscal da carteira.

2. Atendimento e comunicação com clientes

Outro ponto que costuma consumir bastante tempo nos escritórios é o atendimento.

Mensagens chegam pelo WhatsApp, e-mail e outros canais, envolvendo diferentes áreas da contabilidade e assuntos. Sem uma estrutura centralizada, informações importantes podem ficar espalhadas e dificultar o acompanhamento das solicitações.

A automação do atendimento contábil pode ajudar a organizar essa comunicação, centralizando conversas, demandas e informações em um único ambiente.

Isso facilita:

• Definição dos responsáveis por cada atendimento;
• Acompanhamento das solicitações;
• Histórico das conversas;
• Organização das informações;
• Comunicação entre equipe e cliente.

Além disso, centralizar o atendimento evita que a equipe perca tempo procurando mensagens no WhatsApp, conferindo conversas antigas ou tentando descobrir quem está cuidando de cada solicitação.

O resultado é um atendimento mais organizado, com menos retrabalho e menos desgaste na relação com o cliente.

3. Automação dos relatórios contábeis

Relatórios são importantes para apresentar o balanço patrimonial e a DRE de forma mais clara e profissional, mas sua elaboração manual pode consumir bastante tempo.

Planilhas precisam ser atualizadas, informações organizadas e os dados transformados em uma apresentação que faça sentido para o cliente.

Com ferramentas de Business Intelligence para contabilidade, ou BI Contábil, parte desse processo pode ser automatizada.

Os dados contábeis podem ser organizados em dashboards e relatórios visuais, permitindo ao contador apresentar os resultados de forma mais estruturada e fácil de compreender.

Assim, a tecnologia ajuda o escritório a ir além da simples entrega de documentos e transformar os dados contábeis em uma entrega mais visual e consultiva.

4. Apresentações de resultados contábeis

Toda reunião de apresentação de resultados começa antes da reunião. É preciso montar os slides, selecionar os gráficos, copiar e colar informações e organizar os dados para, só então, apresentar os resultados ao cliente.

Quando esse processo é feito manualmente, preparar uma apresentação pode consumir bastante tempo da equipe.

O HubCount BI Contábil possui uma funcionalidade com Inteligência Artificial que automatiza essa demanda. A partir dos dados e gráficos já disponíveis no BI, o contador pode utilizar prompts para criar uma apresentação de resultados em slides, sem precisar montar cada página do zero.

Assim, o escritório consegue transformar os dados contábeis em uma apresentação mais visual e estruturada, reduzindo o trabalho operacional e tornando a entrega ao cliente mais prática e profissional.

É mais uma etapa da rotina que pode ser automatizada para que o contador dedique menos tempo à preparação e mais tempo à apresentação e análise dos resultados.

Lançamento Performance Consultiva - Dia 16/09

E se o seu escritório pudesse gastar menos tempo com tarefas que poderiam ser automatizadas?

Se hoje você perde horas acompanhando pendências, procurando mensagens, organizando informações ou preparando relatórios, o problema não está na quantidade de trabalho.

Afinal, crescer e conquistar mais clientes é o que todo escritório busca.

Foi pensando nesses desafios que Gabriel Capano, CEO da HubCount, desenvolvou algo inédito no mercado para você automatizar o atendimento, reduzir o risco fiscal e tornar o escritório mais consultivo, tudo de uma só vez.

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