Case de Sucesso: Como a tecnologia ajudou a Ribecont escalar de 5 para 500 clientes

Com 28 anos de experiência na controladoria, contabilidade e uma trajetória que começou em empresas privadas, Oseias Paulo Ribeiro levou para seu próprio escritório um aprendizado importante. Há 10 anos, quando fundou a RibeCont, já sabia o poder que os dados contábeis tinham para gerenciar o negócio e apoiar as decisões.

Essa visão moldou a essência do seu escritório em Mogi das Cruzes (SP). Oseias sabia exatamente o que não queria fazer: construir mais uma contabilidade tradicional, focada apenas no envio passivo de guias de impostos.

Ele enxergou uma oportunidade escassa no mercado de levar direcionamento aos clientes por meio de uma contabilidade mais consultiva. Porém, para transformar esse modelo em um negócio escalável, precisava vencer o desafio de produzir dashboards e relatórios sem ficar refém do trabalho manual no Excel.

Foi na combinação entre um trabalho próximo dos clientes e o uso estratégico da tecnologia que a RibeCont encontrou um caminho para crescer. Em pouco tempo, o escritório saiu de cinco clientes para centenas.

E é essa trajetória que vamos compartilhar ao longo deste artigo. 

Como fazer Contabilidade Consultiva sem ficar refém do Excel

O background em controladoria de grandes empresas privadas foi determinante para Oseias oferecer uma contabilidade consultiva focada em indicadores financeiros e apoio à tomada de decisão.

No início, quando o número de clientes ainda era pequeno, foi possível levar com planilhas de Excel e dashboards manuais criados pelo próprio Oseias.

Porém, à medida que o escritório cresceu e conquistou os primeiros clientes de grande porte (indústrias e renomados comércios), o processo manual desencadeou uma série de gargalos:

• Falta de tempo: Construir indicadores no Excel exigia muitas horas de trabalho.
• Incompatibilidade com a escala: À medida que o portfólio de clientes aumentava, gerenciar relatórios manuais tornou-se inviável.
• Operacional de eCAC e CNDs: O acompanhamento fiscal e a emissão de Certidões Negativas de Débito tomavam o tempo produtivo da equipe.

“Montar indicadores manualmente é possível, mas é muito demorado. Chegou um momento em que a operação começou a tomar muito tempo. Ou a gente limita o crescimento, ou a gente automatiza os processos.” conta Oseias.

Oseias Ribeiro com o time HubCount

Como a tecnologia apoia a contabilidade consultiva 

Em busca de uma solução tecnológica que traduzisse a complexidade dos balanços em dados visuais e intuitivos para os empresários, Oseias encontrou a princípio o HubCount BI Contábil.

A adoção da tecnologia trouxe transformações significativas para a RibeCont, gerando valor tanto para a gestão interna do escritório quanto para a experiência do cliente final, sendo um ótimo atrativo de vendas.

“Quando o cliente senta aqui para conversar sobre o contrato, eu já coloco a ferramenta na tela. É um diferencial. A grande maioria dos clientes fica impressionada, porque não conhecia uma contabilidade que entregasse isso. Ele já olha direto o gráfico. São os mesmos números, só que apresentados de uma forma muito mais intuitiva.”, explica Oseias. \

Benefícios de usar BI Contábil para contabilidade consultiva

1 - Escalabilidade: 

A transição do trabalho manual em planilhas para relatórios automáticos permitiu expandir a carteira de clientes sem sobrecarregar a operação.

2 - Aumento do valor percebido e honorários mais altos:

Apresentar indicadores financeiros de forma visual e intuitiva diferencia a Ribecont dos demais escritórios, gerando diferencial competitivo.  

3 - Fechamento de novos contratos: 

O BI tornou-se uma ferramenta ativa de vendas. Demonstrar a plataforma ao vivo durante reuniões comerciais transmite profissionalismo imediato e ajuda a converter potenciais clientes com maior facilidade.

4 - Autonomia e transparência para o cliente: 

Com a navegação intuitiva e o recurso de auditoria (drill-down / “lupinha”), o próprio cliente ou seus consultores conseguem detalhar os dados do DRE até o Razão Contábil, gerando total confiança nos números apresentados.

5 - Integração e eficiência: 

A solução se conecta diretamente ao ERP do escritório. E os dashboards são atualizados com o apertar de um botão, sem exigir horas extras de configuração.

Como automatizar o acompanhamento fiscal dos clientes 

Após a parceria com o HubCount BI Contábil, a RibeCont também passou a conhecer outras soluções da HubCount.

Afinal, antes de oferecer uma contabilidade mais consultiva, é preciso estar com a “casa arrumada”. O feijão com arroz contábil precisa funcionar bem, e isso inclui manter em dia a situação fiscal dos clientes, acompanhar o e-CAC, emitir CNDs, entre outros.

O problema é que, com uma carteira de clientes maior, esse acompanhamento pode consumir muitas horas da equipe. São diferentes portais, acessos e informações que precisam ser consultados constantemente.

Foi nesse cenário que o HubCount Alertas se tornou outra peça importante na operação da RibeCont. A solução automatiza o monitoramento fiscal e envia notificações sobre situações que exigem atenção, eliminando as conferências manuais.

“É muito comum ver empresas sem acompanhamento, sem feedback e até descobrirem tarde demais que a situação fiscal estourou o limite do Simples. Para mim, uma ferramenta como o HubCount Alertas é essencial para evitar isso. Não dá para deixar uma pessoa cuidando manualmente de e-CAC, situação fiscal e outros acompanhamentos quando são muitos clientes”, compartilha.

O posicionamento de ser ser uma contabilidade que realmente pensa no bem estar 

O que aprender com a jornada da RibeCont?

A trajetória de RibeCont mostra que o crescimento de um escritório contábil passa pela capacidade de estruturar processos que acompanhem o aumento da carteira de clientes.

Um contador não pode ficar refém de trabalhar mais horas para atender mais empresas. É preciso encontrar formas mais inteligentes de organizar a operação e ganhar tempo para aquilo que realmente exige conhecimento contábil.

Três pontos se destacam para os escritórios que desejam crescer:

1. Evolua da guia para a consultoria: Empresários valorizam parceiros que apresentem balanços, DREs e outros indicadores de uma forma que eles consigam entender e usar nas estratégias do negócio.
2. Automatize o que não precisa ser manual: Deixe que a tecnologia faça o monitoramento de CNDs, e-CAC e outras rotinas. Assim, o contador ganha mais tempo para analisar os números e estar próximo do cliente.
3. Adote tecnologias que simplifiquem a operação: Uma boa ferramenta deve reduzir o trabalho manual e facilitar a rotina da equipe, e não criar novas tarefas para o escritório.

“Nós somos os médicos das empresas. Precisamos dar o diagnóstico se o negócio vai bem ou mal e o que precisa ser corrigido. A tecnologia é o que nos dá escala e tempo para fazer exatamente isso”, conclui Oseias Paulo Ribeiro.

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