Mesmo nos dias de hoje, com tanta tecnologia, as planilhas ainda são amplamente utilizadas para gerenciar dados nas empresas. Porém, é certo também que cada vez mais seu uso para planejamento, orçamento e forecast está diminuindo gradativamente. 

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Isso porque demandam muito tempo e dedicação para serem analisadas e alimentadas, o que acaba não sendo a opção mais prática. Além disso, estão suscetíveis a erros manuais e inconsistências nos dados.

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Apesar de sua popularidade, as planilhas apresentam muitas limitações que podem impactar negativamente a gestão de dados nas organizações. A ausência de sistemas eficientes, como Business Intelligence (BI), limita o potencial de crescimento das empresas, que não exploram ao máximo os indicadores de suas informações. 

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Investir em um novo software sempre gera dúvidas para as empresas, mas migrar para soluções seguras e confiáveis, definitivamente irá contribuir para que a tomada de decisões seja mais informada e estratégica. 

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Por isso, resolvemos trazer aqui 4 motivos para abandonar de vez as planilhas no gerenciamento de dados. 

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1. Planilhas não são bancos de dados

As planilhas podem ser uma mão na roda em um momento inicial, mas elas foram feitas para serem documentos, não bancos de dados. Precisam ser preenchidas e analisadas manualmente, o que consome bastante tempo dos gestores.

As soluções de BI, como o HubCount BI, por exemplo, faz integração com diferentes sistemas, como ERPs, financeiros, gerenciais, eSocial e muito mais, para parametrizar e comparar dados de diversas fontes.

Ou seja, são ferramentas específicas e preparadas para lidar com grandes volumes de dados de forma eficiente. As planilhas não dão conta do recado conforme as empresas vão crescendo no mercado. 

Limitações das planilhas

• Entrada manual de dados: É um processo demorado e cansativo.
• Ausência de integração: Não se conectam facilmente a outras fontes de dados.
• Capacidade limitada: Não conseguem gerenciar grandes quantidades de dados de maneira eficiente.

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2. Suscetível a falhas humanas

Uma simples digitação errada ou uma fórmula incorreta pode comprometer os dados de uma organização. Quanto mais extensa a planilha, mais desafiador fica seu abastecimento, com o aumento de abas e volume de informações.

Esses equívocos podem resultar em cálculos errados e decisões baseadas em dados incorretos. Imagine que, devido a um erro em uma fórmula, uma empresa faça o orçamento de um projeto abaixo do necessário.

Isso pode levar a falta de recursos e imprevistos financeiros acima do esperado, por exemplo, afetando a execução e operação, entre outros problemas.

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‍3. Dados descentralizados e dispersos em mais de um arquivo

‍Dentro das empresas, cada um dos departamentos que a compõem é responsável por suas informações específicas.

Imagine quantas planilhas e relatórios precisam ser analisados simultaneamente para se obter uma visão abrangente sobre a saúde de uma organização. Será que é possível garantir a confiabilidade desses dados?

Isso pode levar a perda ou duplicação de informações e alterações sem rastreamento, dificultando as análises e tomadas de decisões.

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‍4. Segurança de dados

‍A segurança dos dados é um assunto cada vez mais relevante nos dias de hoje. As planilhas, que geralmente são armazenadas localmente ou compartilhadas por e-mail, podem representar uma vulnerabilidade à segurança.

Sem controle ou medidas de criptografia adequadas, o risco de acesso não autorizado e perda de dados sensíveis aumenta. Ou seja, quando utilizamos planilhas para armazenar informações sensíveis, como dados financeiros ou detalhes dos clientes, estamos expondo esses dados a ameaças de segurança cibernética.

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HubCount BI para segurança e confiabilidade dos dados

Pensando em todos os desafios abordados acima e que são constantemente enfrentados por gestores, o HubCount BI surgiu para facilitar todos os processos que envolvem o gerenciamento de dados.

Desde o início, com a integração de diferentes sistemas que compõem uma empresa, como ERPs, softwares financeiros, gerenciais, de marketing, e muito mais, até a produção de relatórios confiáveis gerados automaticamente pela inteligência artificial, baseados nas informações integradas.

Isso significa que você pode extrair os dados dos softwares que já utiliza e obter esses parâmetros automaticamente, com uma visão centralizada em um único dashboard e em tempo real. A ferramenta transforma dados em gráficos e indicadores de fácil interpretação, permitindo a visualização e identificação de tendências e pontos de melhoria.

Imagine a facilidade de ter todas as informações necessárias de forma simplificada, sem precisar comparar e elaborar planilhas, sem correr o risco de erros manuais e com um controle 360° da saúde do seu negócio.

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