O motivo das contabilidade existirem é a de prestar serviço para os empreendedores que procuram regularizar a situação fiscal, contábil e financeira de sua empresa. Sem as contabilidades, certamente os empresários estariam em maus lençois.Entretanto, embora o serviço contábil seja tão fundamental para o bom desenvolvimento de uma empresa, por quê os empreendedores têm tanta dificuldade em tornar a vida de seus contadores mais fácil?Por que é que, sempre que você, amigo contador, precisa de alguma informação ou documento de seu cliente, é um parto para ele entender ou mesmo enviar esses materiais?Você talvez possa me contar inúmeras experiências onde o cliente não colaborou e os prazos acabaram não se cumprindo no período certo.O pior de tudo isso é que, além de atrasar o seu trabalho, quem sai mais prejudicado é o próprio empreendedor, que precisa assumir prejuízos desnecessários, como juros, multas e outras sanções dadas pelo governo.Isso acontece, muitas vezes, por simples negligência, embora você sempre se esforce para fazer com que os seus clientes percebam a necessidade de entregar tudo em dia.Esse, certamente, é um problema considerável, mesmo que você se esforce tanto para impedi-lo e até mesmo revertê-lo.Mas, quando olhamos para o seu lado enquanto contador, o que é que você ganha sendo tão insistente?Obviamente, o seu papel é de oferecer o melhor serviço possível, embora isso cause um estresse que, na maioria das vezes, é inevitável.São horas e horas no telefone, reuniões e reuniões para poder fazer o cliente te entender… Para, no final das contas, as coisas não saírem do lugar.

O que você, contador, poderia fazer para mudar essa situação?

O que você pode fazer para desempenhar suas atividades sem ter que sempre ficar na cola do cliente, esperando que ele entenda o quanto isso é necessário?Neste artigo veremos como você pode, a partir de hoje, depender menos do seu cliente para a execução das tarefas que hoje precisam de uma interação direta com ele.

Quanto você perde por causa do descaso do cliente?

Há situações que você e muitos de seus colegas passam, amigo contador, que chegam a ser constrangedoras.Muitas vezes, quando você precisa de um documento fundamental para a execução de uma tarefa, é necessário enviar um motoboy até a empresa de seu cliente para buscá-lo.Nisso, já vai o custo com o motoboy somente para retirar esse documento lá.Isso quando o cliente manda na primeira vez.Há vezes que você pede para retirar um documento e o cliente não está na empresa para entregar ao motoboy.Então você precisa pagar duas viagens. Ou seja: se a viagem for R$ 50, se ele tiver que voltar na empresa 3 vezes, são R$ 150 jogados no lixo.É uma despesa que sai do seu bolso, simplesmente porque o cliente não colabora.E quando chega no seu escritório, muitas vezes chega em más condições:

• Amassado;
• Manchado;
• Sujo de gordura;
• Rasgado;
• Etc.

Mesmo que o cliente mande as documentações, ainda assim é possível notar o descaso que ele possui em relação ao trabalho que você terá que realizar usando esses documentos.Mas parece que não há para onde fugir: os documentos e informações são importantes para o andamento dos processos. Sem eles, não há como justificar certos detalhes para a Receita e outros órgãos governamentais.O custo sai do seu bolso. O estresse, bom, esse vêm de graça, por causa desse tipo de situação.Obviamente, você sempre procura orientar seu cliente para que essas práticas melhores e, assim, você não tenha que se desgastar tanto ou esperar tanto por uma informação.O cliente, entretanto, parece que não escuta ou simplesmente ignora. E no final do dia, você é o maior prejudicado.

Mude este cenário

Algumas atividades dependem diretamente da ação do seu cliente para que o processo ocorra da forma correta.Podemos mencionar, por exemplo, o envio das notas de serviços tomados.É preciso declarar e calcular os impostos relacionados à Previdência Social, como o INSS, para que o seu cliente não tenha que arcar com multas impostas pela Receita.Entretanto, quantas vezes você precisou gerar uma guia com valores corrigidos porque a NF não chegou no prazo?Temos também, como exemplo, a DCTF, onde diversas informações precisam ser apresentadas para que a declaração seja emitida corretamente.Temos a DAS que seu cliente optante pelo Simples precisa pagar todos os meses e apresentar o comprovante…Essas são somente algumas atividades, mas que são extremamente importantes e seu cliente não está dando a mínima.Esse cenário é obviamente desanimador, mas você pode mudar essa situação hoje.A automação contábil trouxe para o mercado uma forma mais eficiente e prática de realizar as tarefas nos escritórios de contabilidade.

Não é simplesmente tornar os processos mais ágeis.

Algumas soluções, como as que desenvolvemos aqui na HubCount, permitem que você não fique dependente do cliente e consiga evitar, inclusive, que o empreendedor não tenha que sofrer prejuízos constantes pela falta de envio das informações.Nosso sistema conta com o módulo de Cálculo de Impostos Retidos, que possui integração com as páginas da prefeitura e o Gissonline, recepcionando todas as notas de serviços tomados de seus clientes, bem como a realização dos cálculos de retenção de impostos automaticamente através de nossa inteligência artificial.No módulo de DCTF, todas as informações são trazidas para dentro do sistema graças à integração com o e-Cac, evitando perda de tempo em procurar as informações dentro do portal ou mesmo ter que entrar em contato com o cliente para pedir alguma informação pendente.O módulo de Simples Nacional realiza toda a rotina do DAS e PGDAS automaticamente, enviando as parcelas ao seu cliente por e-mail e dando a você o controle para saber se o seu cliente abriu ou não esse e-mail com o boleto.Esses benefícios estão a disposição da sua empresa hoje. Não fique dependente do seu cliente, esperando que ele te atenda no prazo todos os meses. Vire a chave, mude esse jogo, ganhe tempo e produtividade e acabe com os custos desnecessários.Através deste link, você pode solicitar uma demonstração.Até a próxima.