Que a Inteligência Artificial (IA) se tornou uma presença imprescindível, isso todo mundo já sabe. A grande questão do momento é: como implementar a IA na rotina dos escritórios contábeis e no dia a dia dos profissionais.

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Transformar o modo como profissionais atuam desde sempre e incentivar eles a adotarem ferramentas de IA para otimizar as demandas contábeis é um processo bem desafiador.

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Sabe aquele contador que faz há 15 anos as tarefas da mesma forma? Então, ele muito provavelmente não vê a necessidade de mudar o modo como opera, já que a maneira antiga deu certo por muito tempo.  

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Após a pandemia, a tecnologia evolui como uma necessidade do mercado, porém toda mudança gera resistência. O incentivo dos gestores e a implementação de novos processos na cultura das empresas pode contribuir bastante para que os colaboradores se sintam motivados e busquem por recursos de IA.

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Todas essas mudanças estão levando a contabilidade para uma perspectiva mais estratégica e, não acompanhar esse processo, pode deixar uma empresa contábil em desvantagem competitiva. 

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O que esperar de 2024?

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Segundo uma pesquisa realizada com  “The State of AI in Accounting – 2024”, realizada pela Karbon, com 595 profissionais contábeis do mundo todo, cerca de 58% dos entrevistados não temem ser substituídos em seus empregos.

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Isso significa que já existe uma crescente consciência de que a tecnologia transforma responsabilidades, otimiza processos e permite que contadores se concentrem em tarefas estratégicas e consultivas.

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Porém, o grande desafio agora é vencer a falta de conhecimento para trabalhar com essas novas ferramentas. A pesquisa destacou um descompasso entre o entusiasmo pela IA e o investimento em treinamento: 82% dos entrevistados estão animados com a IA, mas apenas 25% estão investindo ativamente em treinamento de IA para suas equipes.

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Além disso, o profissional pode se sentir inseguro, não saber como dar o comando correto e criar uma barreira de evolução.

Pensando nisso, resolvemos explorar dicas que vão ajudar nesse processo, como: o incentivo da empresa, implementação de processos na cultura organizacional, treinamentos e assim por diante. 

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4 dicas para otimizar a transformação por IA 

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1 - Incentivo da Gestão

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Um fator importante para que os colaboradores contábeis passem a adotar IA dentro da rotina de trabalho, é o incentivo do gestor e da empresa. 

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É fundamental que o gestor faça com que o time não tenha qualquer receio de ‘perder seu emprego para uma IA’, apresentando caminhos de desenvolvimento para que se sintam seguros.

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Mostre que não há nenhum problema em não possuir habilidade com as ferramentas. Afinal de contas, é um recurso novo para diversas pessoas. A confiança entre um líder e um colaborador faz toda a diferença nessa hora, pois consegue afastar a insegurança e motivar ele a querer se desenvolver nesse aspecto.  

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Pode ser, inclusive, uma oportunidade de líder e time aprenderem juntos. 

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2 - Comece pelo básico

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Uma dica que costuma dar certo é apresentar para a equipe os recursos mais básicos. Assim, todos passam a ter a percepção de que IA não é um bicho de sete cabeças. Por exemplo, apresente para o time como aprimorar um texto de e-mail, utilizando o Chat GPT ou Bing. 

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Também é interessante mostrar como utilizar as IAs como mecanismos de buscas e pesquisas. Neste caso, é ainda mais atrativo ter a versão paga do GPT (GPT-4) que faz um levantamento de conteúdos mais atuais e conectados ao ponto certo. 

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Isso vale para todos. Assista vídeos no Youtube, disponibilize um tempo apenas para testar as ferramentas, aplique diferentes comandos para fazer comparativos e assim por diante e sempre inclua o time nesses processos para mantê-lo engajado. 

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3 - Saiba desenvolver prompts (comandos)

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Apesar do avanço impressionante da IA, sabemos que existem limitações significativas. Um dos maiores desafios é a ambiguidade da linguagem na geração de prompts ou comandos, o que resulta em fornecimento de informações distorcidas.

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Os prompts precisam ser formulados de maneira clara e precisa para evitar mal-entendidos ou interpretações errôneas por parte da IA. Tente ao máximo evitar as subjetividades, pois pode ser difícil traduzir. 

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Entre alguns fatores que contribuem para a otimização do prompt, podemos citar:

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• Seja objetivo - evite comandos vagos e amplos, pois isso pode confundir a inteligência artificial.  Por exemplo, em vez de digitar "Leis e tributações", especifique os detalhes da informação que você precisa; 

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• Use exemplos - isso ajuda a IA entender melhor o tipo de resposta que você está procurando; 

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• Contextualize  - forneça o máximo de informações possíveis para refinar seu prompt. Isso ajuda a evitar que a IA gere respostas sem sentido ou incorretas​​​​;

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• IA como contador  - peça para que a IA se porte como um profissional contábil. Por exemplo: imagine que você é um contador que precisa levantar insights estratégicos para a gestão do seu cliente com base nos dados a seguir (inclua os dados);
  
  
• Faça testes e ajustes - pratique e experimente diferentes formas de dar comandos. Não existe muito segredo nesse contexto. A prática constante é uma grande aperfeiçoadora. 

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4 - Inclua treinamentos e estabeleça uma rotina

Sabemos que investir em treinamentos, por vezes, pode não ser uma realidade disponível para uma empresa contábil em um determinado momento. 

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Porém, seguindo as dicas acima sobre como introduzir a IA, você mesmo pode criar pequenos treinamentos com as novas descobertas que for fazendo. Inclua isso como uma rotina dentro da empresa, uma reunião de 1 hora na semana, por exemplo, para que todos possam treinar constantemente.

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Assim, todo o time se desenvolve junto até que esteja pronto para utilizar a IA com mais domínio no desenvolvimento de demandas mais estratégicas, como análises de dados e relatórios para clientes. 

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Facilitando o processo - HubCount BI

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Por mais que seja importante saber comandar as novas ferramentas daqui para a frente, a HubCount facilitou esse processo com a criação da primeira ferramenta de Business Intelligence (BI) do setor contábil com Inteligência Artificial.  

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O ‘HubCount BI’ é capaz de analisar todos os dados dos clientes em uma única plataforma, trazendo insights inteligentes para tomadas de decisões estratégicas de forma simples e intuitiva.  

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A solução corta caminhos ao contar com a IA generativa como um de seus recursos, confeccionando análises e relatórios automáticos e escritos diretamente na ferramenta e em poucos cliques, sem a necessidade de acionar algum comando. Ou seja, torna ainda mais fácil o processo daqueles que não tem afinidade com os recursos de IA. 

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Além disso, o ‘HubCount BI’ é perfeito para o planejamento estratégico dos clientes e contabilidade consultiva, com análises aprofundadas dos dados que permitem identificar tendências, padrões e áreas de melhoria, facilitando a tomada de decisões estratégicas e tornando-as mais assertivas.

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