Considerando o seu cenário atual, você consegue prever a quantidade de vendas que será feita nos próximos meses?

Uma das habilidades mais urgentes nos últimos anos é a capacidade de construir uma previsão para um cenário futuro e se adequar a ele com recursos necessários. Essa previsão de venda ou forecast de vendas é essencial para um escritório contábil. Trata-se portanto de uma ferramenta de lucros em um determinado período, uma grande aliada da gestão comercial e para definir crescimento, metas e estratégias. 

[Baixe agora o ebook] Como faturar milhões em um escritório contábil!  

Apesar do termo parecer um pouco enigmático, a previsão de vendas se escora em pilares estratégicos como análise de dados, estudo de mercado, histórico de vendas e oportunidade de negócios aberta. 

O que você vai encontrar:

1. O melhor cliente é o que você já tem

2. O que é forecast ou previsão de vendas

3. Como planejar uma previsão de vendas?

4. Faça um planejamento

5. De olho no mercado

6. Foco na análise

7. Mão na massa

8. Gestão de processos

O melhor cliente é o que você já tem 

Antes de colocar a “mão na massa” e explorar todos os insights que o forecast de vendas pode trazer de resultados para sua empresa, é importante lembrar de um erro muito comum no setor contábil que é o de ignorar o cliente atual. 

Entre as entregas de relatórios e atividades burocráticas que fazem parte do fluxo de trabalho de todo contador, o contato com o cliente é subestimado e vira uma troca de serviços baseada em obrigatoriedades. 

A mudança do consumidor nas últimas décadas foi brusca e as formações contábeis, até mesmo os escritórios mais maduros, não perceberam tal mudança e, consequentemente, não conseguiram se adequar. Você consegue se lembrar da última vez em que seu escritório fez uma pesquisa de satisfação (NPS)?

As empresas que conseguem perceber essas nuances e se antecipar a ela têm vantagem competitiva em um mercado tão concorrido. 

Kotler dizia que conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais do que atrair um novo cliente. Ou seja, é mais fácil vender para um cliente conhecido, não tenha receio de investir tempo nutrindo relacionamento. 

O que é forecast ou previsão de venda? 

Forecast de vendas é uma previsão de faturamento da equipe de vendas levando em consideração períodos determinados, geralmente trimestral ou semestralmente. Existem também as empresas que fazem essa previsão para um ano. Essa previsão é baseada em alguns insights e informações de mercado e dados precisos de venda.

Esse cálculo pode te ajudar a evitar situações que poderiam ser uma ameaça financeira para sua empresa e verificar o retorno de investimento empregado em períodos. Segundo o HubSpot, o forecast de vendas considera o modelo de negócios, a quantidade de novas aquisições de cliente e o custo disso (CAC), ticket médio e o funil de vendas.

Como planejar uma previsão de vendas? 

É importante ressaltar que, como a previsão de vendas é feita totalmente baseada em dados e cada negócio tem uma performance diferente, é necessário uma adaptação individualizada, apesar disso, os conceitos gerais são aplicáveis em qualquer escritório.

Para começar a estruturar uma estratégia de previsão de vendas, é necessário 3 aspectos de toda organização:

1. Mapeamento

2. Conversão

3. Faturamento

Com isso em mente, nós podemos começar a mapear as oportunidades que apareceram ao longo da jornada de compra, visualizar o histórico de conversão para começar a visualizar o faturamento futuro.

Faça um mapeamento do cenário

O primeiro passo para começar a fazer o mapeamento de maneira funcional é levantar todos os dados anteriores de vendas realizadas nos últimos anos. Olhar todos esses dados vai te dar uma clareza sobre as comparações entre os períodos, nichos mais valiosos, ver os impactos e qual foi a abordagem usada para conseguir concluir a venda.

Essa coleta pode ser feita através de diversas formas:

• Através de conversa com a equipe de marketing ou vendas.
  
  
• Histórico de conversa entre o escritório e o cliente, isso inclui email, WhatsApp e outras ferramentas de conversas sazonais.
  
  
• Histórico do CRM.
  
  
• Colete informações do funil de vendas.
  
  
• Faça uma pesquisa de satisfação com seus clientes atuais e separe eles por setor, ticket, tempo de contrato e o LTV. 

De olho no mercado

Além de manter o olho nas provisões internas, é importante também conhecer as nuances de mercado para entender as mudanças naturais que o próprio setor necessita. Imagine uma agência de turismo que não considera a variação do dólar em seus planejamos, ela estará se expondo a riscos financeiros e suscetível às mudanças de mercado. Fique atento!

Uma das mudanças mais importantes no mercado contábil é a incorporação de tecnologias nos processos burocráticos. Se a matéria base de toda estratégia de vendas é aumentar o faturamento com o aumento da base de clientes, é de se esperar que outros índices cresçam junto com a demanda manual.  

Em muitos casos, como o da RSM Brasil, a tecnologia pode diminuir os custos operacionais em até 86% sem que seja necessário outros gastos com mão de obra, estrutura, treinamento, deslocamento e outros custos inerentes ao crescimento. 

Foco na análise

Agora que sabemos que as tendências de mercado devem ser levadas em consideração na hora de construir uma previsão de vendas poderosa, precisamos saber ler os dados que dispusemos.

O mais importante de todo processo de análise é depois da análise, no fim das contas os dados só serão úteis se bem organizados e lidos de maneira estratégica. É imprescindível que você tenha em mãos todos esses dados e organize de maneira que você consiga tomar decisão de posicionamento de mercado e faturamento. 

Mão na massa

Depois de feita toda a coleta de dados, organização e pesquisa das tendências de mercado, chegou a hora de colocar a mão na massa. Lembre-se: não subestime o poder de um bom planejamento de vendas e o impacto dela no seu negócio. 

Você pode usar uma planilha no Excel ou até mesmo uma ferramenta de CRM para organizar essas informações. Você pode separar por nome do vendedor, oportunidades que ele está trabalhando e a taxa de conversão que ele está tendo nesse processo. 

Dois métodos: bottom-up e top-down 

Existem dois métodos muito eficazes na hora de calcular a previsão de vendas que são o bottom up e o top down. 

O primeiro método consiste em fazer uma previsão do número de vendas e multiplicar pelo custo médio do serviço. 

O segundo, consiste em começar avaliando todo o mercado para tomar os dados de previsão e depois aplicando o método bottom up. 

Gestão de processos

Fazer uma previsão é fácil, mas não é menos trabalhoso. Analisar o que já foi feito pode ser muito complexo se as operações no escritório não são organizadas de maneira padrão. Processos truncados se tornam uma grande dor de cabeça a médio e longo prazo.

A partir da previsão de vendas será possível estabelecer metas de crescimento e corrigir centro de custo e custos de oportunidade que raramente os gestores voltam os olhos ou atualizam. Mas veja bem, toda essa mudança de visão mora no mesmo terreno da agilidade nos processos. Nós sempre repetimos que processos manuais geralmente são acompanhados de erros manuais, e isso é rapidamente demonstrável. Fique atento aos indicadores de crescimento e não tenha medo de implementar tecnologia no processo.