Ariel Francico
07.02.2025
6 min.
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Sistemas e tecnologia
Operação contábil: Como fazer o gerenciamento e eliminar as multas por atraso
Existe um ditado que diz que dinheiro não dá em árvore Nós podemos utilizar esse termo para diversas situações. Uma delas, por exemplo, é para o monitoramento inteligente e sustentável dos recursos financeiros de nossos clientes.
A prerrogativa de um serviço contábil é de oferecer aos empresários a organização de suas finanças, que levará a um gerenciamento eficaz do seu orçamento e também de suas responsabilidades fiscais e contábeis. Essa é uma premissa que você, certamente, sabe de cor e salteado.
Entretanto, inúmeras são as vezes em que as obrigações não foram cumpridas no prazo e, consequentemente, as pesadas multas e juros foram inevitáveis, o que levou também a insatisfação e reclamações do seu cliente. No limite, foi o fim para muitas empresas.
Infelizmente, essa é uma realidade que acontece com frequência e afeta escritórios contábeis em todo o Brasil. A pergunta que devemos nos fazer é: como podemos gerenciar esses alertas e evitar erros críticos em uma gestão?
O raio-X de uma gestão de multas engessada:
🔹 Ausência de controle nos inúmeros processos contábeis;
🔹 Atrasos recorrentes no envio de informações e documentos;
🔹 Cobranças em cima do prazo de vencimento das obrigações;
🔹 Informações inconsistentes;
🔹 Falta de colabores ou empenho da equipe;
🔹 Processos repetitivos e manuais que acabam com a produtividade da sua equipe;
Cada um desses motivos atrapalham a sua gestão e também a sua relação com o cliente, tornando-se em uma bola de neve que, posteriormente, traz prejuízo tanto ao seu escritório contábil quanto às empresas que você atende.
Você pode até ter tentado organizar todas as obrigações por cliente em uma planilha, para poder evitar ao máximo os atrasos e as consequentes multas. Entretanto, você deve ter percebido que organizar em planilhas não resolve o problema por completo; isso te leva a utilizar diversas outras ferramentas para suprir essas demandas e diminuir os riscos.
Tenha previsibilidade na sua rotina
Antes de qualquer coisa, todo escritório contábil precisa se organizar perante a grande demanda de tarefas exigidas para cada cliente atendido.Isso começa desde a identificação das demandas prioritárias e que possuem datas fixas de entrega até alocação correta dos funcionários para atender cada uma delas.
Suponhamos que, para cada cliente, haja 10 processos com datas pré-estabelecidas. Você sabe quando elas terão que ser cumpridas, então por quê não colocar um colaborador para atender um cliente específico? Desta forma, ele terá um calendário mais fácil para acompanhar e poderá se programar antes de haver qualquer imprevisto.
É normal, em toda empresa contábil, o novo colaborador ficar com as demandas que estão sobrecarregando o restante da equipe, mas esse não é o melhor modelo de trabalho, uma vez que, tirando de um e colocando em outro não irá, necessariamente, colocar a casa em ordem.Um funcionário dedicado a um cliente conseguirá identificar os gargalos que acontecem todos os meses e poderá dar sugestões e até trazer insights importantes para um gerenciamento mais assertivo dos processos.
Além disso, é importante oferecer ferramentas para que seus colaboradores consigam entregar com qualidade em menor quantidade de tempo. Para isso, é necessário um sistema de automação contábil, que absorva as atividades repetitivas e que hoje sugam o tempo do seu colaborador, para que ele seja mais produtivo e, desta forma, consiga ganhar tempo para atender seu cliente com excelência.
A automação contábil, unida ao potencial e habilidades do seu colaborador, irão diminuir os gargalos do dia-a-dia e potencializará a eficiência da gestão como um todo.
Antecipe as demandas do seu cliente
Todo mês você precisa ficar pendurado no telefone esperando que o cliente atenda as solicitações de envios de documentos e outras informações para o cumprimento dos prazos. Não precisamos falar aqui do estresse que isso causa para ambos os lados, especialmente porque, na maioria das vezes, o empresário não reconhece a importância do seu serviço.
Além disso, há uma perda enorme de tempo no decorrer dessas cobranças, já que elas acabam sendo constantes e precisam acontecer de forma recorrente. Enquanto você tenta resolver uma atividade específica, outras ficam de lado e acabam atrasando, gerando dor de cabeça e perda de produtividade para você e sua equipe.
Embora seu cliente tenha uma parcela de culpa no cumprimento das obrigações, a maior responsabilidade está sob as suas costas, por ser o responsável por gerir essas tarefas. Entretanto, graças aos recursos de automação contábil e aos softwares que hoje são desenvolvidos especificamente para atender os processos de um escritório de contabilidade, a tendência é que essa “dependência” do seu cliente diminua.Hoje, você pode reduzir o tempo na execução de uma atividade com eficiência e assertividade somente com poucos cliques. Além do tempo economizado, você consegue evitar as multas que são geradas devido aos atrasos no cumprimento das obrigações, garantindo menores riscos de autuação ao seu escritório contábil e evitando o prejuízo causado pela falta de colaboração dos seus clientes.
Use a tecnologia a seu favor
Antes de qualquer coisa, os recursos da automação contábil estão no mercado para facilitar a sua vida. Portanto, ela veio acabar com o estresse que é causado diariamente na realização das tarefas. Vimos como seu colaborador pode ser mais eficiente através de uma ferramenta de automação e como isso diminui a sua dependência do envio de informações de seu cliente.
A plataforma da HubCount conta com diversos módulos que foram pensados exatamente para que você não tenha que se preocupar em entrar em portais do governo e agendar reuniões com seu cliente todas as vezes que você precisar concluir uma tarefa importante.
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