Contador, quantos processos em seu escritório contábil são manuais?Acredito que a maioria deles, não é mesmo?São processos e processos que parecem nunca ter fim.Embora essa seja uma realidade, infelizmente, comum, talvez você não tenha percebido ainda que desempenhar atividades manuais significa duas coisas:

• correr riscos;
• perder tempo

Portanto, deixe-me dar alguns exemplos:

• Quantas vezes você não preencheu alguma DARF errada e precisou refazer?
• Quantas vezes você não teve que preencher o CNPJ de um cliente mais de uma vez nos portais do governo?
• Quantas vezes você teve que preencher planilhas com fórmulas que pareciam não ter mais fim?

É provável que estes problemas façam parte da sua rotina, não é verdade?Só para ilustrar, se você analisar a fundo, quantas horas você e seu time perderam executando todas essas tarefas? Faça a soma...Aliás, não é somente isso… um preenchimento equivocado de informações podem, muitas vezes, levar seu cliente a autuações indesejadas da Receita...Quando isso acontece, você também precisa arcar com o prejuízo.Muita gente acha que não é possível mudar essa situação. Acreditam que a contabilidade sempre será desempenhada manualmente, mesmo que surjam novas possibilidades de executarem as mesmas tarefas."Sempre foi desse jeito, e sempre vai ser."Será mesmo?Veja neste artigo como é possível se livrar do estresse que os processos manuais trazem para você e seu escritório.

Falta de tempo - Um problema comum dos escritórios contábeis

Um dos fatores principais que impedem o desenvolvimento e o crescimento de qualquer empresa é a falta de tempo. Não há como negar - uma empresa que não consegue ser produtiva desperdiça a possibilidade de ser mais competitiva no mercado.E isso independe do tamanho da empresa… Muitos imaginam que somente as grandes companhias passam por isso, devido a infinidade de processos que possuem, mas mesmo as pequenas empresas, se não souberem usar o tempo ao seu favor, podem fazer parte dessa estatística.Precisamos partir do princípio de que os processos manuais e repetitivos são os principais causadores da perda de tempo de qualquer empresa, principalmente dos escritórios de contabilidade, onde boa parte das atividades são desempenhadas manualmente, repetitivas e idênticas.Como é que seu escritório contábil poderá contar com uma rotina produtiva, se há tantos processos manuais que te atrapalham e impedem que você chegue lá?E não é só isso…Se você só faz coisas manuais, repetitivas e idênticas, o que impede um robô de fazer a mesma coisa mais barato e mais rápido?Perder tempo significa perder dinheiro!Enquanto sua equipe gasta tempo preenchendo formulários, guias e planilhas, você está perdendo a possibilidade de aumentar seu ticket médio!Além disso, devido a quantidade de tarefas manuais, você precisa arcar com o custo de horas extras de seus funcionários para poder cumprir todos os prazos que estão estourados.Alguns empresários acreditam que a saída é contratar mais gente…Mas o custo com folha de pagamento é muito alto e possivelmente não compensaria, pois talvez os resultados não fossem suficientes para manter um profissional de alto nível contábil.Seu cliente também sai afetado nisso tudo, porque você não consegue oferecer uma consultoria que atenda suas principais dificuldades.

O cliente - É nele que você deve pensar

Em primeiro lugar, não estou falando sobre o seu cliente simplesmente por falar.Por exemplo: se o seu escritório contábil não consegue ter uma ótima performance na entrega de todas as demandas, é claro que seu cliente será prejudicado, especialmente perante a RFB.Sem contar que todo esse ônus impede que seu cliente consiga ver uma evolução real em sua gestão contábil…Além disso, o que impede de que seu cliente procure outro escritório que faça melhor? Pelo mesmo preço ou talvez até mais barato, e pior ainda, com mais margem de lucro que você.Afinal de contas eficiência operacional gera maiores margens de lucro.Por que você deve levar isso em consideração?Porque a maioria das empresas não dão o devido valor ao trabalho dos contadores - porque eles não entendem o qual é o verdadeiro trabalho de um contador.Muitos empreendedores acham que o contador é um burocrata que só emite as guias para pagamentoVocê talvez já tenha sentido isso na pele.Na mente do cliente, o papel do contador é somente cobrar informações, preencher guias e trabalhar para o governo.Mas essa é uma definição justa? Claro que não!

Prazos não são negociáveis

Entretanto, você não vai conseguir mudar essa forma de enxergar dos seus clientes, porque não sobra tempo em seu escritório contábil para isso.Outra coisa: os processos manuais vão continuar te estressando, sabe por quê? Porquê, infelizmente, muitas vezes você precisa cobrar informações dos seus clientes em cima da hora.Os prazos precisam ser cumpridos. Isso não é negociável.Só que nem sempre os clientes passam as informações que você precisa. Sempre falta alguma coisa.Mas não seria muito mais fácil se seu cliente entendesse de fato tudo aquilo que você faz para que ele mantenha sua situação regular?Não seria mais fácil se ele estivesse disposto a colaborar para que tudo funcionasse da melhor maneira possível para você e para ele?Não seria mais fácil se você não tivesse se desgastar tanto para o cliente te enviar tudo em dia?

Seja um braço estratégico do seu cliente

Contador, você precisa se aproximar do cliente, precisa ser seu verdadeiro consultor de negócios e mostrar que ele pode contar com você nas tomadas de decisão de sua empresa.Você precisa que ele tenha uma mudança de mentalidade em relação ao papel da contabilidade para sua empresa.Mas essa consultoria não vai acontecer enquanto as tarefas manuais tomarem mais do seu tempo do que seu relacionamento com ele.Como seria se você de fato tivesse mais tempo para se dedicar ao cliente? Já parou para pensar nisso?Além de ser benéfico para ambos, isso levaria tanto o seu escritório contábil quanto a empresa do seu cliente a alcançarem melhores resultados e inclusive aumentarem seus lucros.Percebe como os processos manuais é um verdadeiro empecilho nisso tudo?

Automação contábil: o fim dos processos manuais

O avanço da tecnologia veio mostrar às empresas contábeis que é possível virar essa situação do avesso - ou seja, é possível se livrar de uma vez por todas dos processos manuais repetitivos.Não há como negar: uma empresa que não investe em tecnologia nos seus processos está fadada a ficar para trás. Metas não serão batidas e o resultados continuarão abaixo do esperado.Um dos principais benefícios que a tecnologia trouxe para a empresas contábeis foi a automação contábil.Veja bem: com a automação contábil, você pode executar as mesmas atividades que antes desempenhava manualmente de maneira segura, eficiente e assertiva.Você elimina todo os riscos de preencher dados incorretamente, evita o estresse de ter que digitar as mesmas informações toda hora nas diversas guias e declarações e, mais do que tudo, eficiência ao seu cliente.Além disso, ao automatizar seus processos, você consegue agregar mais valor aos seus clientes através de uma consultoria consultiva. Não é somente entregar planilhas bonitinhas. Você consegue ficar mais atento às necessidades das empresas e suas principais preocupações financeiras. E através de análises assertivas, você pode apresentar insights poderosos para que seu negócio consiga melhorar ainda mais.Isso é o que você precisa ter em vista! Não adianta nada você fazer tudo certinho, se o cliente continuar te tratando como se você fosse um agente infiltrado do governo, que aparece só para cobrar impostos.

Exercite sua mente de Gestor

Já pensou, economizar todo aquele tempo antes perdido e poder usá-lo de forma muito mais eficaz em benefício da sua empresa contábil e em benefício do seu cliente?Já pensou, aumentar seus resultados através de processos automatizados e elevar o nível de produtividade do seu escritório contábil?Já pensou em se livrar do estresse de ter que preencher tudo manualmente, de evitar os retrabalhos, horas extras e multas?Até porquê, vamos combinar, não dá para ficar se estressando toda hora em coisas que dá para melhorar, não é verdade?

O céu é o limite

Agora que você percebeu que é possível se livrar dos processos manuais, deixe-me fazer uma pergunta bem honesta: você já investiu alguma vez em tecnologia para seu escritório contábil?Por que pergunto isso? Porque muita gente têm medo de que a tecnologia tenha chegado para ficar com a cadeira do contador, e por isso continua refém das atividades manuais até hoje.Mas não é isso que a automação contábil veio fazer. Na verdade, a automação coloca o contador para ser muito mais consultivo e estratégico, tanto para seu escritório quanto para seus clientes.São diversas as possibilidades que um escritório contábil tem em mãos, ao adotar a automação de seus processos, sendo as principais delas:

• Aumento de produtividade;
• Economia de custos com retrabalhos e horas extras;
• Tempo reduzido em atividades chatas e que não exigem pensamento crítico;
• Ter uma postura consultiva e assertiva aos clientes;
• Aumentar a receita e lucro;
• Destacar-se em meio a concorrência pela eficiência de seus processos;
• Clientes satisfeitos;
• Entre outros.

Você vai mesmo perder a chance de obter todas essas vantagens? Prefere continuar passando pelo mesmo dilema todo mês, correndo pra lá e pra cá para cumprir os prazos? Ou a automação contábil é a resposta que você estava esperando para mudar esse quadro?E lembre-se: automatizando seus processos, a chance de você conquistar novos clientes é ainda maior. Seu escritório contábil será uma das principais escolhas do mercado.As grandes empresas contábeis do Brasil automatizaram seus processos e hoje desfrutam de todos benefícios que citei acima. Você quer ficar atrás delas?Automatize seus processos. Nem o céu será o limite para aquilo que seu escritório contábil poderá fazer. E então, já começou a automatizar suas rotinas?O que você está esperando?