Você já parou para pensar como seu cliente enxerga sua empresa? Não é muito comum acontecer, mas muitos desses clientes não confiam nos trabalhos entregues pelo seu contador. Isso acontece por muitos fatores, mas o mais decisivo é que muitos contadores ainda fazem todo trabalho manualmente. Isso quer dizer que, nestes casos, as entregas são abaixo do combinado ou com erros. Trabalho manual geralmente é precedido de erros manuais. Neste cenário, ter um certificado digital pode dar mais segurança para sua operação e te ajudar a reduzir custos.

Não dá para se prender ao passado, quem não se adapta às novas tecnologias simplesmente não faz mais negócios com empresas atuais.

Como contador, você deve saber que agilidade, eficiência e segurança são palavras-chave para o sucesso. Nisso, entra a digitalização de documentos, que é um processo que poupa tempo a você e ao seu cliente.

Se você quer reduzir custos, aumentar a produtividade e até mesmo vender mais serviços contábeis, precisa ter total controle sobre a integridade do seu escritório de contabilidade. Para muitas empresas a reputação vai ser um dos ativos mais importantes. E, para isso, mais do que simplesmente digitalizar documentos, é importante ter um certificado digital e uma assinatura digital.

Você sabe como obter um certificado digital? Fique tranquilo, vamos te contar tudo que você precisa saber sobre o assunto!

Para o que serve a assinatura digital? 

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O certificado digital serve para assinar documentos digitalmente e ter acesso a sistemas eletrônicos restritos, principalmente de órgãos públicos na internet, como:

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• a Receita Federal, por meio do Portal e-CAC;
• o Br;
• o INSS;
• e as juntas comerciais, dos estados e do distrito federal.

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Mas nem só de “obrigações públicas"  vive o contador. É importante ressaltar que o certificado digital serve para uma série de processos. Por essa razão o certificado digital tem um papel importante, quase obrigatório, nas prestações de serviço por meio dos canais eletrônicos. 

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Por que eu devo ter uma assinatura digital?

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É comum que, ao incrementar pessoas e processos em uma empresa, o gestor perca de vista o controle do centro de custo envolvido. Mas se você parar para fazer uma breve análise vai reparar que muitas dessas demandas são acompanhadas de vários outros custos, formando uma cadeia extensa de gastos. 

Quando você tem de lidar com papéis e documentos físicos, por exemplo, você gasta com transporte, armazenamento, cartório, espaço e outros materiais. Além disso, o certificado digital te permite assinar um documento de qualquer lugar, dispensando o deslocamento até um cartório. 

E esses custos podem até parecer bobos à primeira vista, mas quando eliminados da sua empresa contábil ou, ao menos, reduzidos, fazem uma grande diferença no fim de cada fechamento. Além disso, a Contabilidade está constantemente envolvida com a fiscalização eletrônica. Um exemplo claro é o SPED - Sistema Público de Escrituração Digital.

Sem uma assinatura digital, o seu escritório se prende àquilo que todos os outros escritórios de contabilidade já fazem por padrão, e perde o seu diferencial, além de deixar de economizar. O certificado digital pode, inclusive, ser utilizado para enviar as obrigações fiscais e tributárias e para que documentos sejam assinados. É algo que está previsto na legislação.

Como ter um certificado digital?

Primeiro, você precisa solicitar o seu certificado digital com uma Autoridade Certificadora. Mas, tenha em mente que há uma série de diferentes modelos de certificados digitais. Para ter certeza de que você obterá o certo, conheça cada um deles e entenda a necessidade do documento digital na sua empresa.

e-CPF — para assinatura em nome de uma pessoa física;

e-CNPJ — para uso da empresa;

NF-e— usado para emitir notas fiscais, sem que o usuário autorizado a usá-lo possa fazer qualquer outro procedimento em nome da empresa;

e-Contador — para contadores.

Além disso, é possível assinar quaisquer documentos, incluindo declarações e procurações, recibos e contratos, IRPF, balancetes e outras obrigações fiscais e tributárias, incluindo livros contábeis.

Posso armazenar meu certificado digital no celular?

Sim. Cada vez mais, os processos contábeis exigem que o contador tenha um certificado digital e uma assinatura. Não é apenas uma questão de tecnologia, mas também de segurança. Sem isso, fica complicado garantir a integridade dos arquivos e dos dados que são informados, e a Receita Federal está ciente disso!

Você pode armazenar um certificado digital no seu celular, o que significa que você poderá conduzir suas tarefas como contador normalmente pelo celular.

Isso é só um panorama geral do que um certificado pode gerar de benefícios para uma empresa contábil, mas para conseguir agilizar ainda mais sua operação, é possível automatizá-la em outras atividades como o Simples Nacional, DCTF Web, CND, Report, etc Quanto mais você conseguir utilizar a tecnologia como seu aliado, mais eficiente, ágil e diferenciado será o seu escritório.

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