Uma grande verdade do cenário brasileiro é que muitos empresários não receberam formação específica em empreendedorismo. Não é uma disciplina comum nas escolas e, muitas vezes, as universidades exploram superficialmente o tema.

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Seja qual for a área de atuação, considere como exemplo o fisioterapeuta que decide abrir uma clínica ou o educador físico que inicia uma academia. Ambos possuem formação em suas respectivas áreas, mas nenhum desses profissionais domina a contabilidade, mesmo que todos, inevitavelmente, necessitem dela para praticar suas atividades.

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Levando isso em consideração, não é difícil concluir que todos precisam do apoio de um contador. No entanto, a pergunta que fica é: por que nem sempre é possível reconhecer o valor de uma profissão tão crucial para o sucesso de qualquer negócio?

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A resposta é relativamente simples: alguns escritórios contábeis não adotam uma abordagem de relacionamento próximo e não colocam o atendimento ao cliente como um dos pilares essenciais de suas operações.

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Isso pode impactar significativamente a retenção de clientes, uma vez que eles necessitam de direcionamento e suporte ao longo de sua jornada como empresários. Sabemos o quão corrida pode ser a rotina de um escritório contábil, mas, querendo ou não, o relacionamento é um dos principais motivos para a fidelização em qualquer segmento.

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Por isso, resolvemos destrinchar neste artigo o por que o relacionamento com o cliente é um fator determinante na prosperidade da sua contabilidade. 

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Empatia e antecipação

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O olhar do atendimento, da empatia e o foco no cliente tem que ser um dos seus grandes diferenciais. 

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Muitas vezes, o contador busca um nicho de atuação ou um grande diferencial competitivo para superar seu concorrente, mas o bom atendimento tem um potencial enorme e é comum pecar neste aspecto.

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Muitos empresários sentem, infelizmente, que a contabilidade é apenas mais uma de suas despesas mensais. 

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É essencial lembrar que o cliente é leigo quando se fala de empreender, ou seja, talvez ele nunca te solicite por serviços de valor agregado.Tenha a iniciativa e mostre para ele o quanto você pode contribuir com o sucesso de seu negócio. 

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Por exemplo, apresente para ele a importância de um planejamento tributário ou algo que faça sentido para a área de atuação dele. Entenda as dores, saiba dos problemas e esteja sempre disponível para contribuir com a prosperidade da empresa.

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Comunicação e confiança

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A comunicação é a base da confiança. Mantenha um contato regular com seu cliente, demonstre proatividade para agendar reuniões, responda prontamente às suas perguntas e explique suas dúvidas de forma clara.

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É preciso saber falar de maneira simples com o cliente. As questões contábeis das quais  você sabe na ponta da língua, é muito provável que o empresário não tenha a menor ideia de como funciona. 

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Além disso, você precisa ter o olhar da personalização. Cada cliente é diferente e possui uma necessidade específica. Conheça a individualidade de cada um e saiba o que dizer e como agir. 

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A forma como você se comunica constrói um relacionamento próximo, resultando em confiança e fidelização. Um cliente que confia, passa a ser confidente e, a partir de suas necessidades, é possível oferecer serviços que o contribuam com a evolução de sua empresa.

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Equipe e cultura

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A estruturação da cultura da sua empresa contábil faz toda diferença para que a equipe fale a mesma língua. Investir em treinamentos de atendimento e vendas é essencial para padronizar a abordagem de todos. 

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Além disso, tenha bem definido:

• Processos internos bem estruturados;
• Padrões de excelência para o time seguir;
• Foco na centralidade do cliente.

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Algumas ações podem ser estruturadas a partir disso e aperfeiçoar cada vez mais a cultura.

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• Crie um canal de atendimento rápido para que o empreendedor possa acionar o escritório sem frustrações (chat, whatsapp, etc);

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• Invista em uma plataforma de atendimento ao cliente se possível;
  
  
• Faça pesquisas NPS (Net Promoter Score) para saber a satisfação dos seus clientes;
  
  
• Crie um programa de fidelização com recompensas atraentes (descontos em serviços futuros, treinamentos gratuitos, acesso exclusivo a recursos ou brindes especiais, etc).

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Tecnologia e otimização do tempo 

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Para que você consiga focar em atendimento, é necessário que seu escritório não desperdice tempo com atividades repetitivas e manuais. Tenha todos os processos automatizados para que você possa estruturar os processos de atendimento da melhor forma possível.

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Além disso, a automatização das tarefas contábeis é essencial para o cumprimento de prazos, redução de erros, multas, entre outros fatores que podem levar a insatisfação de um cliente. 

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O HubAlertas+ permite o monitoramento das pendências fiscais de forma centralizada, automatizada e em lote. É possível acompanhar mais de +2.500 CNDs, caixa postal do e-CAC, DCTF Web e muito mais em um único lugar, sendo assim um ótimo recurso para surpreender os clientes com entregas dentro do prazo. 

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Essa otimização do tempo é essencial para transformar a abordagem do seu escritório.

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