O mercado contábil tem passado por diversas transformações e mudanças significativas nas últimas décadas. A mais importante delas, sem dúvida, é a desburocratização dos processos e automação. Essa mudança no setor provocou uma disruptura nas operações dos escritórios, mas por outro lado incentivou várias práticas, uma delas é adaptar ou contratar um estagiário para “automação” dos processos repetitivos dentro do escritório.
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Quantas pessoas da equipe eu preciso direcionar nessa operação? Qual a melhor maneira? Quais os custos? A necessidade de expandir as operações de uma contabilidade pode gerar uma grande dor de cabeça quando os recursos não são bem utilizados ou quando não se possui uma ferramenta de automação que sustente toda demanda do seu escritório. 

De fato: se a pergunta é crescimento e aceleração, a primeira coisa que vem à mente é “como vou conseguir atender todos os clientes com rapidez e sem retrabalho?”. Por isso é cada vez mais necessário saber a melhor maneira de implantar a cultura da automação, quais recursos usar, como delegar as tarefas para automatizar os processos em um escritório para crescer exponencialmente. 

Nesse artigo vamos falar sobre as desvantagens de utilizar um estagiário como “motor” de automação em um escritório e discutir as vias para solucionar esse dilema. Porém, vale lembrar que não queremos desestimular a contratação desse profissional, a proposta é mostrar o que você precisa levar em consideração na hora de transformar esse profissional em um “robô humano”.
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1 - O barato que sai caro
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“Como não tenho recurso para contratar uma ferramenta de automação, vou delegar para o estagiário executar as tarefas”. Essa e outras mensagens fazem parte de um grupo de justificativas para não contratar uma ferramenta, mas será que tem fundamento?

A primeira pergunta que devemos fazer quando vamos implantar uma ferramenta de automação de processos é o quanto você quer crescer. A resposta para essa dúvida irá te nortear para começar a delegar funções dentro do seu escritório contábil ou empresa. Saber delegar e organizar os processos para que eles aconteçam automaticamente sem retrabalhos, é crescer. A segunda coisa que você deve levar em consideração é o custo de um estagiário. 

Antes de falar sobre isso, é importante lembrar que nem todo estágio que a formação oferece são iguais. Existem dois tipos, o estágio remunerado e o não remunerado, vamos falar sobre a diferença de cada um deles:

Estágio remunerado:  É também conhecido como estágio não obrigatório. Muitos estudantes fazem essa opção para ter uma renda e começar a se inserir no mercado de trabalho. Essa modalidade de estágio permite que o estudante receba por hora trabalhada e realize a atividade profissional opcionalmente.

A grande vantagem dessa opção é que, apesar de não ter vínculo CLT, esse “funcionário” é mais barato que os outros profissionais, mesmo não sendo mais barato em relação às operações. Além disso, exige tempo para contratação, treinamento e gestão, férias, seguro contra acidentes, VR/VT e  alguns outros custos. 

Estágio não-remunerado: Essa é a fase em que o estudante deve possuir uma carga mínima de experiência no mercado para ser aprovado. Nessa fase o contratante não precisará arcar com o custo da folha do estagiário. A vantagem é que, com um estudante comprometido, você conseguirá realizar tarefas menos complexas sem grandes problemas. A desvantagem é que você não terá o mesmo comprometimento ou grau de responsabilidade que um funcionário efetivado, portanto vai necessitar sempre de supervisão. 

2 - Custo de oportunidade na automação 

O grande dilema na hora de inserir um estagiário nas operações de uma empresa é o custo da oportunidade. O custo de oportunidade é um princípio de cálculo do quanto você está perdendo caso tome uma decisão. É uma relação direta entre escolha e escassez. 

Imagine o seguinte cenário: um escritório contábil decide que, por ter muitos trabalhos manuais, está na hora de contratar um estagiário para ficar encarregado de todas as demandas manuais e repetitivas. Então esse escritório logo trata de procurar algum profissional para essa vaga e contratam um estudante. 

Entre todos os treinamentos e alinhamento de expectativas, o jovem estagiário começa a realizar suas primeiras demandas e atividades. Então surgem os primeiros erros manuais. Logo depois, uma outra pessoa fica encarregada de cuidar da qualidade do que é executado pelo estagiário. 

Nesse cenário bem simples, é possível ver o caminho natural de muitos escritórios. Ao buscar um estagiário para executar algumas tarefas manuais, não percebe que algumas atividades repetitivas levam a exaustão e acaba desperdiçando um talento em um processo moroso. O plano original era contratar um estagiário, agora são dois ou três profissionais monitorando a qualidade e tentando garantir escala. Isso tudo se levar em conta poucos clientes, ao incluir vários clientes nesse processo, o gerenciamento fica impossível. 

O custo de oportunidade diz que, ao recusar uma escolha rentável, estamos perdendo dinheiro na operação. Com isso, não é muito difícil perceber que a escolha de um estagiário para executar os trabalhos mais automatizados e repetitivos, no fim das costas, acarreta em mais custos operacionais e demanda pessoal no processo. 

3 - Multas e retrabalho

Trabalho manual geralmente é acompanhado de erros manuais. O fato é que seres humanos não são robôs, e não tem problema nenhum nisso. Reconhecemos que as ferramentas de automação, muito mais que ferramentas, são o braço direito de todo profissional. Uma das mensagens mais comuns que recebemos desde o começo das operações da HubCount é a quantidade de erros e retrabalho dentro do escritório e procuram uma ferramenta para sanar esse problema. 

Esse é o grande desafio, corrigir as falhas que poderão acontecer na operação e evitar riscos financeiros. Um imposto pago de forma errada pode ocasionar multas e muitos outros transtornos para a empresa. É claro que, em muitos casos, o profissional que está estagiando é comprometido e atento, mas o conhecimento e a prática adquirida de mercado são insuficientes para executar aquela demanda e resolver problemas com autonomia. 

Por outro lado, os seres humanos são incríveis em usar a criatividade e capacidade analítica para gerar insights, gerar novas fontes de receita e melhorar o relacionamento com o cliente. Os robôs não são bons nessas tarefas. Entender isso é uma maneira de potencializar o que há de melhor em cada um dos casos. 
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4 - Contabilidade Consultiva

Outro aspecto fundamental em uma contabilidade é a capacidade de gerenciar seus clientes, se relacionar com eles e entregar valor. Isso garante que um escritório de contabilidade possa prestar um serviço personalizado e crescer de maneira exponencial. O principal vilão de um escritório de contabilidade hoje são os complexos processos burocráticos, impedindo o contador de fazer atividades realmente importantes. 

A grande desvantagem de alocar um estagiário para executar essas demandas é que surge um novo atributo de verificação das informações contidas. É claro, se sua contabilidade prefere atender poucos clientes, talvez essa preocupação não faça sentido, mas, à medida que um escritório escala, fica cada vez mais difícil delegar apenas para uma pessoa, sendo necessário alocar mais pessoal. 

5 - A visão de empreendedor

Uma das características mais marcantes de profissionais que se destacaram na sua carreira foi a capacidade de iniciativa e visão desde muito cedo. É claro que nem todos precisam ser o Bill Gates, mas existe uma habilidade que está ficando cada vez mais rara que é a mentalidade empreendedora. É essa vontade de executar as tarefas da melhor forma, com o menor risco e utilizando poucos recursos. 

Algumas empresas incentivam seus funcionários a ter essa postura diante dos problemas de um escritório. Seja o sistema de meta semana ou gratificação, sempre é possível tentar extrair o melhor do funcionário efetivado. Talvez um estagiário dê conta de alguns dos processos manuais do seu escritório. Mas até quanto? Quantos clientes você vai poder atender no máximo até precisar contratar outro?

Preparar sua contabilidade para crescer e ser mais competitiva envolve aspectos como escalabilidade e confiança nos processos, o que são características trazidas pela automação.

Como vimos, um estagiário pode ser sim uma vantagem muito interessante para um escritório contábil ou empresa que deseja escalar, mas pode ser mal utilizado em casos de automação. Os problemas de retrabalho, lentidão nos processos e alguns outros, são decorrentes de complexos sistemas burocráticos e engessados.

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