Contador, você mais do que ninguém sabe que terras brasileiras estão repletas de burocracias, tributações, obrigações acessórias e diversos elementos que tornam nosso sistema contábil bem complexo.

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Com tantas implicações, é comum que os empresários tenham um conhecimento limitado sobre contabilidade. Para garantir que uma nova parceria de negócios funcione da melhor forma, é imprescindível que o cliente compreenda a importância do papel do contador no mercado. 

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Por isso, resolvemos destacar o quanto o processo de onboarding ao receber um novo cliente em seu escritório contábil pode ser fundamental. Afinal, os serviços contábeis seguem uma série de normas e singularidades, muitas vezes específicas de cada estado ou município, e é essencial que o cliente entenda essas obrigações desde o início.

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Além disso, as leis tributárias e trabalhistas estão em constante mudança, tornando a compreensão das complexidades ainda mais desafiadora. Portanto, o onboarding, quando bem realizado, permite que o empresário visualize melhor o serviço que está contratando, alinhe suas expectativas e estabeleça um relacionamento sólido e duradouro com o contador.

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Embora muitos escritórios maiores já tenham processos de onboarding bem estruturados, é essencial enfatizar a necessidade de manter esses processos atualizados e explorar novas abordagens, até mesmo devido à evolução contínua do mercado.

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O onboarding se torna ainda mais fundamental quando o contador atua também como consultor do cliente, pois a análise de dados e a contribuição para o sucesso do cliente podem ser desafiadoras.

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Na leitura a seguir, continuaremos a discutir a importância sobre essa integração na retenção de clientes, destacando como os empresários podem entender melhor seu papel nesse processo, bem como oferecendo dicas sobre como implementar de forma eficaz o onboarding, os tópicos a serem abordados e muito mais.

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Motivo 1 - Aproxima a relação e facilita a compreensão do cliente

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O onboarding, se traduzirmos, seria como a integração, ou seja, o período de imersão do cliente sobre o serviço em que ele acaba de contratar. Esse processo acontece durante a fase inicial da relação cliente e empresa. 

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Contador, você já parou para analisar as vezes em que esteve no papel de cliente de algum serviço que desejou contratar, se em algum momento se sentiu “deixado de lado" após ter assinado o contrato? 

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É isso que não pode acontecer em nenhum nicho de mercado. E quando uma empresa faz o onboarding, explicando os detalhes dessa contratação, o resultado é a confiança e a satisfação dessa nova parceria.  

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Portanto, para não haver expectativas frustradas, você deve oferecer todo o suporte necessário à compreensão das demandas contábeis.

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Se esse novo parceiro de negócio for diretamente inserido na rotina do seu escritório, sem conhecer o processo, as pessoas e suas obrigações, ele sente uma verdadeira falta de acolhimento e orientação, quebrando todo o encantamento inicial na hora que foi fechar o negócio. 

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Motivo 2 - Engaja o cliente para fornecimento de dados dentro do prazo

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A partir do momento que o cliente entende como funcionam os processos contábeis, ele passa a compreender as necessidades do mercado e isso reflete automaticamente o engajamento dele para o cumprimento de prazos e entregas de documentos.

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Além disso, o início da relação é uma ótima oportunidade para coletar dados estratégicos. Esses dados, não apenas ajudam a entender as necessidades específicas do cliente, mas também possibilitam a personalização dos serviços contábeis de acordo com suas demandas únicas.

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Essas informações são muito importantes para análises e levantamentos que farão total diferença na hora de identificar tendências e oportunidades de crescimento do seu cliente, proporcionando clareza para tomadas de decisões estratégicas. 

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Motivo 3 - Oportunidade para apresentar valor

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Uma das principais oportunidades durante o onboarding na contabilidade é mostrar como você pode gerar valor para o cliente. Isso vai além da simples execução de tarefas contábeis, trata-se de ajudar o cliente a alcançar seus objetivos financeiros de maneira eficiente.

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Durante o processo de integração, destaque como seus serviços contábeis podem economizar tempo, reduzir custos, otimizar processos e identificar oportunidades de crescimento. Use dados concretos e exemplos relevantes para ilustrar como suas ações resultarão em benefícios para o cliente.

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Além disso, mostre sua capacidade de fornecer insights e análises que vão além dos números, ajudando o cliente a tomar decisões embasadas para planejar o futuro. Ao demonstrar de forma consistente o valor que você traz para a mesa, você solidifica sua posição como um parceiro confiável e valioso na jornada financeira do cliente.

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O HubCount BI, nosso último lançamento de Business Intelligence (BI), que conta com inteligência artificial, é um ótimo exemplo de como impactar positivamente o cliente. As apresentações podem ser realizadas por meio de dashboard profissional, automático e intuitivo, em que é possível fornecer visões claras da real situação financeira da empresa do cliente e conta com gráficos indicadores 100% customizáveis. Esses demonstrativos visuais trazem muita credibilidade para seu escritório e suas entregas.  

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Motivo 4- Retém clientes para relacionamentos duradouros

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Conquistar a confiança de um cliente e cultivar uma parceria duradoura requer uma sólida conexão, que se estabelece de forma ainda mais significativa durante o processo de onboarding.

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Quando um cliente não entende muito bem o valor que você proporciona, aumenta o risco de que ele comece a considerar outras opções no mercado, algumas das quais podem ser mais econômicas, como serviços mais básicos ou empresas que atuem somente online.

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Esse momento de conexão é fundamental para que o cliente reconheça o seu papel e valor, e a partir daí compreender o quanto um contador pode contribuir com o sucesso dele.  

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O que não pode faltar no onboarding?

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1- Alinhamento de expectativas

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Antes de tudo, estabeleça na primeira etapa do onboarding as bases de uma parceria bem-sucedida. No início da troca, os contadores e os clientes devem trabalhar juntos para alinhar expectativas, evitando ruídos entre o que é esperado e o que será concluído. 

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Tudo isso envolve discussões detalhadas sobre metas financeiras, prioridades e as principais áreas que o contador irá abordar. O alinhamento de expectativas desde o início cria um alicerce sólido para um relacionamento produtivo.

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2 - Organização do histórico de informações da empresa

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Uma parte fundamental do onboarding é a organização do histórico de informações contábeis da empresa do seu cliente. Isso inclui a revisão de registros financeiros anteriores, declarações fiscais e qualquer documentação relevante. 

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Organizar essas informações é essencial para estabelecer uma linha de base precisa e entender a situação financeira atual da empresa e começar o planejamento estratégico para a geração de resultados a partir daí. 

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3 - Definição de alinhamentos mensais

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É muito importante que durante o onboarding seja definido uma espécie de cronograma mensal, para que o cliente saiba que você estará atuando lado a lado, mesmo após a contratação. Isso estabelece as tarefas contábeis regulares que serão executadas e os prazos para sua conclusão. 

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Este é um ótimo momento para explicar sobre a necessidade referente às entregas dentro dos prazos por parte do cliente. Esse “checklist” atua como um guia que mantém os contadores e empresários no caminho certo, podendo assim garantir que todas as obrigações fiscais e financeiras sejam cumpridas.

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4 - Demonstrativos sobre análises de desempenho

O sucesso contínuo requer monitoramento e análise de desempenho. É importante os contadores explicarem como podem trazer soluções para seus clientes. 

Nesta etapa do onboarding, é muito importante trazer exemplos de como serão esses demonstrativos, trazer indicadores, gráficos, relatórios e mostrar como é a apresentação de resultados na prática. Além de ser uma ótima oportunidade de agregar valor para seu escritório e encantar ainda mais os olhos do cliente, isso demonstra uma preocupação real com os objetivos do cliente. 

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Vale lembrar que, mesmo que em um primeiro momento seu cliente não considere necessário contratar consultoria contábil, a capacidade de expandir para novas oportunidades de negócios e demonstrar essa expertise no mercado é essencial.

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Adaptando-se às necessidades evolutivas 

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Após o onboarding, é fundamental ressaltar que a conexão estabelecida com o cliente não pode esfriar. É preciso que essa relação seja constante e acompanhe as evoluções do empresário e do mercado em que ele está inserido. 

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É de extrema importância sempre estar em contato com seu cliente, atualizando sobre as novidades do mercado, estabelecendo novas metas, alinhando as novas necessidades do cliente e fornecendo soluções significativas para ele.

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Aplicação de soluções de BI

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Sempre será um desafio o modo como você constantemente irá manter esse cliente encantado e satisfeito com suas entregas. Sabemos que a contabilidade está repleta de avanços tecnológicos para contribuir com soluções cada vez mais inovadoras que conseguem encantar, expandir produtividade e proporcionar melhores resultados. 

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E umas das ferramentas mais poderosas para o setor contábil, atualmente, são as de Business Intelligence (BI). As tecnologias de BI permitem analisar e apresentar dados financeiros de forma muito mais inteligente e eficiente. 

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Ao adotar o BI em sua prática contábil, você consegue expandir sua produtividade, deixando para trás planilhas e soluções ultrapassadas para apresentação de resultados. 

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O “HubCount BI”, nosso último lançamento no mercado, permite que você acesse dados em tempo real e consiga impactar os clientes com apresentações claras e visuais. Isso ajuda os clientes a tomar decisões embasadas e estratégicas para seus negócios. 

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Se o cliente tiver alguma dúvida durante a reunião com o contador, é possível gerar um novo gráfico e indicador naquele exato momento, ao contrário do que acontece com as apresentações em Excel. 

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Além disso, essa nova tecnologia é toda configurada para ter uma usabilidade acessível, mesmo para aqueles que não têm familiaridade com BI. E o melhor de tudo, é a primeira do mercado a contar com a inteligência artificial “AI Generativa” que gera análises automáticas e escritas para insights mais rápidos. 

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